Bị "bỏ rơi"? Làm thế nào (và khi nào) nên gửi email theo dõi sau khi không nhận được phản hồi

Thời gian đầu sự nghiệp, tôi đã cảm thấy bị xúc phạm bởi sự im lặng đó. Giờ đây, sau khi hoàn tất các hợp đồng doanh nghiệp trên năm châu lục, tôi hiểu rõ hơn: Hầu hết hộp thư đến đều như một chiến trường, và ngay cả những người mua tiềm năng nhất cũng sẽ "bỏ rơi" bạn khi họ có việc khẩn cấp cần giải quyết. Đó là lý do tại sao một email theo dõi chu đáo là điều không thể thiếu.

Tôi nhận ra rằng nghệ thuật thực sự của việc theo dõi nằm ở những chi tiết nhỏ. Giọng điệu. Thời điểm. Sự tôn trọng bạn dành cho thời gian của họ, đồng thời vẫn nhấn mạnh giá trị bạn mang lại. Bởi vì trong bán hàng, im lặng không phải là từ chối. Nó thường là một bài kiểm tra về sự kiên nhẫn, sự bền bỉ và khả năng của bạn để quay lại cuộc trò chuyện một cách rõ ràng và chu đáo.

Vậy nên nếu bạn từng nhìn vào chuỗi phản hồi trống rỗng và tự hỏi, “Mình có nên nhắn tin lại hay bỏ qua?”, bài viết này dành cho bạn. Hãy cùng nhau tìm hiểu và biến sự im lặng thành những cuộc trò chuyện thực sự — và doanh thu được chốt.

Tại sao phải gửi email nhắc lại sau khi không nhận được phản hồi?

Tôi từng nghĩ rằng sự im lặng trong hộp thư đến của mình có nghĩa là "không quan tâm". Rồi một Giám đốc Marketing mà tôi đã liên lạc nhiều lần cuối cùng cũng trả lời sau lần liên hệ thứ bảy: "Rất tiếc, email đầu tiên của bạn rất hay. Nhưng nó đã bị chìm khuất giữa 600 email chưa đọc. Rất vui vì bạn vẫn nằm trong tầm ngắm của tôi."

Câu trả lời duy nhất đó đã dẫn đến một hợp đồng phần mềm dịch vụ (SaaS) trị giá hàng trăm nghìn đô la. Nó cũng dạy cho tôi ba sự thật mà dữ liệu hiện nay đã chứng minh:

Tại sao điều này lại quan trọng trong thế giới hộp thư đến đầy rẫy thông tin hỗn loạn

• Mọi người không hề phớt lờ bạn.  Chỉ là thông điệp của bạn không phải là vấn đề cấp bách mà họ đang quan tâm ngay lúc này. Một email ngắn gọn, bổ sung giá trị sẽ giúp email của bạn thoát khỏi "trang thứ hai" trong hộp thư đến của họ.
• Chu kỳ mua hàng không tuyến tính.  Một giao dịch B2B trung bình hiện nay liên quan đến 6-10 bên liên quan và mất nhiều tháng để thống nhất nội bộ. Việc kiểm tra định kỳ giúp xác định những người ra quyết định mới và duy trì động lực.
• Việc theo dõi sát sao thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo.  Khi tôi tóm tắt những điểm chính hoặc gửi tài liệu phù hợp với vấn đề của họ, khách hàng tiềm năng nói với tôi rằng họ cảm thấy như đang được tư vấn miễn phí chứ không phải bị gửi thư rác.
• Chi phí cơ hội là có thật.  Mỗi bản đề xuất, bản demo hoặc cuộc gọi giới thiệu chưa được mở ra mà bạn không theo đuổi là một nguồn khách hàng tiềm năng bị bỏ lỡ. Trong báo cáo quý 3 năm ngoái của tôi, 42% doanh thu đã chốt được bắt nguồn từ một luồng "không phản hồi" mà tôi đã khôi phục lại.

Tóm lại:  Một email theo dõi chu đáo không phải là làm phiền — mà là cách quản lý tốt thời gian của khách hàng tiềm năng và chỉ tiêu của bạn. Bỏ qua nó, bạn đang trông chờ vào may mắn; gửi nó, và bạn đang tận dụng một lợi thế đã được chứng minh, có tính tích lũy.

Hãy thành thật mà nói: Hiện tượng "bỏ rơi" (ghosting) vẫn thường xảy ra. Ngay cả sau một cuộc gọi hiệu quả hoặc một email chào hàng được cá nhân hóa, khách hàng tiềm năng của bạn vẫn có thể biến mất. Không phải vì họ không quan tâm, mà vì họ cũng chỉ là con người. Ưu tiên của họ thay đổi. Hộp thư đến của họ ngập tràn email. Con cái họ bị ốm. Ban lãnh đạo thay đổi hướng đi.

Qua nhiều năm, tôi nhận ra rằng việc theo dõi và phản hồi là một nghệ thuật hơn là một khoa học. Bạn không chỉ đơn thuần gửi một tin nhắn khác. Bạn đang điều chỉnh cảm xúc, thời điểm, lòng tin và sự chú ý. Và quan trọng nhất, bạn phải làm điều đó mà không đánh mất phong thái chuyên nghiệp.

Đây là cách tôi soạn thảo email tiếp theo để khơi lại cuộc trò chuyện — mà không khiến người nhận cảm thấy tôi đang cần sự giúp đỡ hay chỉ muốn trao đổi.

Đừng phản hồi quá nhanh.

Tôi đã thấy rất nhiều nhân viên bán hàng mắc phải sai lầm này: Họ gửi một email đầu tiên cực kỳ ấn tượng… rồi hôm sau lại gửi email tiếp theo như một chú chó Labrador đang nài nỉ xin ăn. Điều đó không tạo dựng được lòng tin mà chỉ gây ra lo lắng.

48 đến 72 giờ đầu tiên sau khi gửi email là khoảng thời gian cực kỳ quan trọng. Đó là lúc tin nhắn của bạn được mở ra, chuyển tiếp, đánh dấu để xem sau… hoặc bị chìm nghỉm giữa 200 tin nhắn khác. Đó là lý do tại sao tôi không bao giờ gửi email nhắc lại trước khi ít nhất ba ngày làm việc trôi qua. Đôi khi thậm chí còn lâu hơn, đặc biệt là với các giám đốc điều hành.

Hãy tôn trọng nhịp độ thế giới của người mua. Hãy cho thông điệp của bạn thời gian để được đón nhận trước khi bạn quay trở lại. Nếu không, bạn có nguy cơ trở thành tiếng ồn vô nghĩa.

Hãy kết thúc bằng một lời nói nhẹ nhàng, dù chỉ là lời kết thúc xã giao.

Hầu hết các nhân viên bán hàng không bao giờ kết thúc cuộc gọi. Họ chỉ liên tục "quay lại" hoặc "kiểm tra tình hình" cho đến khi bị khách hàng phớt lờ vì lòng thương hại. Đó là lý do tại sao tôi luôn kết thúc cuộc gọi, ngay cả khi tôi không chắc khách hàng tiềm năng đang ở trạng thái nào.

Và không, tôi không có ý nói đến một tối hậu thư. Ý tôi là một lời từ chối lịch sự — đại loại như:

“Tôi hoàn toàn hiểu nếu các ưu tiên đã thay đổi. Nếu hiện tại không phù hợp, tôi sẽ kết thúc quá trình này từ phía mình — nhưng tôi rất sẵn lòng xem xét lại khi thời điểm thích hợp hơn.”

Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy rằng những lời nhắc nhở nhẹ nhàng thường mang lại phản hồi tích cực. Khách hàng tiềm năng không cảm thấy bị dồn vào chân tường. Họ cảm thấy bạn coi trọng thời gian của họ và của chính bạn. Chỉ riêng điều đó thôi đã đưa bạn vào top 5% những người bán hàng giỏi nhất.

Hãy kiềm chế việc gửi lại email đầu tiên của bạn.

Đây là một sự thật phũ phàng mà tôi đã phải học từ sớm: Nếu họ không trả lời lần đầu, việc chỉ chuyển tiếp lại tin nhắn đó sẽ không thể thay đổi được tình hình. Vấn đề không nằm ở hộp thư đến của họ. Vấn đề nằm ở tin nhắn của bạn.

Vì vậy, thay vì nhấn nút "tiến lên", tôi tái định hình vấn đề. Tôi xem xét lại điểm khó khăn cốt lõi, bổ sung thêm một góc nhìn mới, hoặc liên kết nó với một điều gì đó mới mẻ, chẳng hạn như sự thay đổi trên thị trường, thông báo về nguồn vốn đầu tư, hoặc một câu nói gần đây của CEO của họ.

Điều này cho thấy tôi không chỉ liên lạc lại theo thói quen. Tôi đang chú ý, tôi đang thích ứng, và quan trọng nhất, tôi ở đây để giúp đỡ , chứ không phải để quấy rối. Sự thay đổi nhỏ trong giọng điệu đó có thể tạo nên sự khác biệt giữa một tin nhắn bị xóa và một cuộc gọi được lên lịch.

Viết tiêu đề email chân thực.

Tiêu đề email là ấn tượng đầu tiên — và tôi coi chúng như một cái bắt tay. Không có những tiêu đề giả mạo kiểu “RE:”. Không câu view. Không kiểu “Chỉ muốn hỏi thăm”.

Thay vào đó, tôi viết tiêu đề email cụ thể, gần gũi và khơi gợi sự tò mò. Một vài ví dụ tôi đã sử dụng và đạt hiệu quả tốt:

• “Tôi thấy điều này trong lộ trình phát triển của bạn — một ý tưởng nhanh về [chủ đề]”
• “Giúp các nhóm RevOps rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới — đáng để xem xét?”
• “Nhận thấy [yếu tố kích hoạt] tại [Công ty] — đây là một ý tưởng nhanh”

Những dòng này không phải là phép thuật. Chúng chỉ đơn giản là chân thật. Chúng hứa hẹn điều gì đó phù hợp và hữu ích. Đó là những gì người bận rộn thường mở ra.

Hãy nhắc lại điểm tiếp xúc gần nhất của bạn.

Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu nhân viên bán hàng quên bước này. Người mà bạn đang gửi email đang phải xử lý hàng tá cuộc trò chuyện khác, và có thể họ không nhớ hết chi tiết cuộc trò chuyện của bạn.

Đó là lý do tại sao tôi luôn bắt đầu cuộc gọi tiếp theo bằng cách nhắc lại cho họ nhớ về cuộc trao đổi gần nhất của chúng ta. Ví dụ:

“Khi chúng ta liên lạc tuần trước, bạn có đề cập rằng việc giảm tỷ lệ khách hàng bỏ việc trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới là ưu tiên hàng đầu trong quý 3…”

Đây không chỉ là phép lịch sự, mà còn là cách để duy trì cuộc trò chuyện. Bạn đang kéo mạch truyện tiến lên và nhắc nhở họ rằng cuộc trò chuyện này vẫn có ý nghĩa. Đó là cách bạn giữ được sự hiện diện của mình, mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.

Giữ nội dung email càng ngắn gọn càng tốt.

Tôi rất khắt khe về độ dài email phản hồi. Nếu đọc nó khiến tôi cảm thấy mệt mỏi, tôi sẽ không đọc.

Tôi thường tuân theo cấu trúc 3 câu:

• Lời nhắc . Bối cảnh hoặc thông tin chi tiết từ lần tiếp xúc trước.
• Giá trị . Dữ liệu, nguồn lực hoặc góc nhìn mới.
•  Bước tiếp theo . Kêu gọi hành động (CTA) với thời gian hoặc hành động cụ thể.

Vậy thôi. Không cần lời mở đầu dài dòng. Không cần những bài thuyết trình dài lê thê. Chỉ cần một thông điệp ngắn gọn, hữu ích và dễ hiểu. Tôi đã chốt được những hợp đồng trị giá năm chữ số chỉ với những email dưới 100 từ — bởi vì sự ngắn gọn thể hiện sự tự tin.

Thêm lời kêu gọi hành động rõ ràng ở cuối.

Sai lầm lớn nhất khi kết thúc cuộc trò chuyện? Đó là nói "Hãy cho tôi biết nhé". Điều đó tạo thêm gánh nặng cho họ, và những người bận rộn thường tránh xung đột.

Tôi luôn thêm một nút kêu gọi hành động (CTA) đơn giản, dễ thao tác. Đó có thể là:

• “Thời gian nào phù hợp hơn để đồng bộ nhanh vào lúc 2 giờ chiều thứ Năm hoặc 11 giờ sáng thứ Sáu?”
• “Bạn có muốn tôi gửi một vài ý tưởng dạng gạch đầu dòng để nhóm của bạn xem xét bất đồng bộ không?”
• “Tôi có nên quay lại vào tháng sau khi [sáng kiến] tiến triển hơn không?”

Nhiệm vụ của bạn là hướng dẫn, chứ không phải đuổi theo. Một lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng sẽ biến sự mơ hồ thành hành động. Và ngay cả khi câu trả lời là "không phải bây giờ", bạn ít nhất cũng sẽ có được sự rõ ràng — và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Việc theo sát khách hàng là nơi những nhân viên bán hàng trung bình biến mất – và là nơi những người bán hàng xuất sắc giành được hợp đồng.

Việc này không chỉ đơn thuần là "hỏi thăm". Mà là thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và đúng lúc, sao cho tạo cảm giác gần gũi. Những email theo dõi tốt nhất không chỉ đơn thuần là nhận được phản hồi. Chúng xây dựng lòng tin, thu hút sự chú ý và chứng minh rằng ngay cả sau email đầu tiên, bạn vẫn là người chu đáo nhất trong hộp thư của họ.

Đó là cách bạn chiến thắng trong một thế giới đầy ồn ào — bằng cách tiếp tục phản hồi như thể bạn là người xứng đáng nhận được câu trả lời.

Gửi email nhắc nhở lần thứ hai sau khi không nhận được phản hồi.

Lần nhắc nhở đầu tiên của bạn rất lịch sự. Còn sự im lặng sau đó? Đó là tín hiệu để bạn chuyển hướng, chứ không phải hoảng sợ. Khi một khách hàng tiềm năng phớt lờ lần liên lạc tiếp theo đầu tiên của bạn, điều đó thường có nghĩa là một trong ba điều sau: (1) yêu cầu của bạn quá nặng nề, (2) thời điểm không phù hợp, hoặc (3) đơn giản là cuộc sống bận rộn khiến bạn không thể làm gì. Lần liên lạc tiếp theo thứ hai là cơ hội để bạn thiết lập lại cuộc trò chuyện, giảm bớt áp lực và chứng minh rằng bạn vẫn đang chú ý.

Trước khi nhấn gửi, hãy kiểm tra nhanh danh sách này:

• Hãy cho nó thời gian để "thở".  Tôi đợi ít nhất ba ngày làm việc trọn vẹn sau lần liên lạc đầu tiên — lâu hơn nếu tôi biết người mua đang bận rộn với việc chốt giao dịch quý hoặc đang đi công tác tham dự sự kiện ngành. Việc gửi quá nhiều email vào hộp thư đến của ai đó hiếm khi giúp mọi việc nhanh hơn; nó chỉ khiến họ quen bỏ qua tên bạn mà thôi.
• Hãy mang đến một góc nhìn mới mẻ.  Lần liên hệ thứ hai không phải là lời nhắc nhở mà là giá trị mới. Hãy đề cập đến một thành công gần đây trong bản tin nội bộ của công ty họ, một sự thay đổi trong thị trường của họ, hoặc một nguồn lực liên quan đến vấn đề mà bạn đã thảo luận. Hãy cho thấy bạn đã suy nghĩ, chứ không chỉ chờ đợi.
• Giảm bớt rào cản.  Nếu lời kêu gọi hành động (CTA) cuối cùng của bạn là “đặt lịch demo 30 phút”, hãy thử “có đáng để gọi điện 5 phút xem liệu điều này có nằm trong kế hoạch của bạn không?”. Những yêu cầu ngắn gọn hơn sẽ dễ trả lời hơn.

Dưới đây là nhịp điệu mà tôi thường sử dụng khi quay lại hộp thư đến của họ.

Hãy điều chỉnh cách kết thúc cuộc gọi mỗi khi bạn không nhận được phản hồi.

Hãy coi mỗi lần theo dõi như một giả thuyết mới: Thử nghiệm một lời kêu gọi hành động (CTA), định dạng hoặc câu hỏi khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy điều gì đó hiệu quả. Quá trình của tôi thường diễn ra như sau:

• Bước tiếp theo #1:  Hỏi trước cuộc gặp — “Bạn có rảnh để gọi điện 15 phút vào thứ Năm hoặc thứ Sáu không?”
• Bước tiếp theo #2:  Nguồn lực nhỏ & câu hỏi ngắn gọn — “Tôi rất vui được gửi ba ý tưởng gạch đầu dòng mà bạn có thể chia sẻ nội bộ — bạn có quan tâm không?”
• Bước tiếp theo #3:  Yêu cầu giới thiệu — “Ai trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm về việc khách hàng rời bỏ quy trình onboarding? Tôi sẽ liên hệ trực tiếp để bạn không phải đóng vai trò điều phối.”

Hai nguyên tắc giúp tôi luôn trung thực:

• Mỗi email chỉ nên có một lời kêu gọi hành động (CTA). Nhiều lựa chọn khiến người đọc cảm thấy như đang làm bài tập về nhà.
• Hãy nói "không" một cách dễ dàng. Việc cho phép từ chối ("Nếu hiện tại không phù hợp, cứ cho tôi biết và tôi sẽ kết thúc cuộc trò chuyện.") thường sẽ nhận được câu trả lời chân thành.

Mỗi lần điều chỉnh chốt giao dịch sẽ giúp bạn thực hiện hai việc: thu thập dữ liệu về những gì người mua phản hồi, và âm thầm thể hiện rằng bạn linh hoạt, không hề thúc ép.

Đừng gửi email chia tay.

Lời nhắn "Tôi có nên đóng hồ sơ của bạn không?" khét tiếng có thể mang lại cảm giác giải tỏa, nhưng nó lại hủy hoại danh tiếng. Email chia tay:

• Hãy chuyển gánh nặng sang người mua bằng cách khiến họ cảm thấy tội lỗi vì đã phớt lờ bạn.
• Việc thể hiện sự thất vọng ra bên ngoài sẽ làm xói mòn uy tín mà bạn đã dày công gây dựng.
• Đừng kỳ vọng vào thời điểm giao dịch trong tương lai, vì theo thống kê, nhiều thương vụ sẽ được tái khởi động sau nhiều tháng.

Thay vào đó, nếu email theo dõi lần 3 không được hồi đáp, tôi sẽ tạm dừng chuỗi email, đặt lời nhắc sau 90 ngày, và quay lại với một nội dung thực sự có giá trị: một nghiên cứu điển hình từ lĩnh vực của họ, một sản phẩm mới ra mắt giải quyết được vấn đề họ đã nêu, hoặc thậm chí là một lời chúc mừng về vòng gọi vốn thành công. Sự im lặng không phải là "không bao giờ", mà là "không phải lúc này". Hãy hành động cho phù hợp.

Tóm lại:  Lần liên hệ thứ hai của bạn không chỉ đơn thuần là sự kiên trì mà còn là sự chính xác . Hãy lên kế hoạch kỹ càng, bổ sung những thông tin mới mẻ và làm cho bước tiếp theo trở nên dễ dàng. Làm được điều đó, ngay cả khách hàng tiềm năng bận rộn nhất cuối cùng cũng sẽ nhấn nút "Trả lời".

Mẹo gửi email nhắc lại sau khi không nhận được phản hồi

Danh sách ngắn các mẹo này có thể giúp bạn nhanh chóng xem lại email theo dõi để đảm bảo nó đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng tiềm năng.

Mẹo số 1: Chọn thời điểm thích hợp.

Daniel Merrill , người sáng lập bộ phận bán hàng và tiếp thị tại Oncourse CRM , cho biết: “Chờ khoảng 48-72 giờ là khoảng thời gian cân bằng hoàn hảo — đủ dài để khách hàng tiềm năng có thời gian phản hồi, nhưng vẫn đảm bảo cuộc trò chuyện diễn ra kịp thời và phù hợp.”

Chờ đợi vài ngày sẽ cho người nhận đủ thời gian để xử lý email trước đó của bạn và giải quyết các việc ưu tiên khác. Nếu vấn đề khẩn cấp hoặc nếu bạn biết lịch trình của người nhận bận rộn, hãy điều chỉnh thời gian phản hồi cho phù hợp.

Mẹo số 2: Cung cấp thêm thông tin.

Đôi khi im lặng không phải là thờ ơ — mà là sự bối rối. Tôi nhận ra rằng khi một khách hàng tiềm năng không trả lời, thường là vì thông điệp của tôi không cung cấp đủ thông tin để họ hành động. Có thể tôi cho rằng họ nhớ cuộc trò chuyện lần trước, hoặc tôi kỳ vọng họ sẽ "hiểu" được giá trị mà không cần phải giải thích rõ ràng.

Đó là lý do tại sao các cuộc trao đổi tiếp theo của tôi luôn nhằm mục đích bổ sung những thông tin còn thiếu. Tôi sẽ tóm tắt điểm tiếp xúc trước đó bằng một câu rõ ràng, sau đó bổ sung thêm một thông tin mới, có liên quan mà họ chưa biết trước đó. Đó có thể là một nghiên cứu điển hình, một kết quả gần đây của khách hàng, hoặc thậm chí là một bản tóm tắt đơn giản về cách chúng ta sẽ giải quyết vấn đề đã thảo luận.

Trước khi nhấn nút gửi, tôi đọc lại email như thể tôi là người nhận: Liệu tôi có cảm thấy đủ thông tin để tiến hành bước tiếp theo không? Nếu không, tôi sẽ sửa lại. Và nếu tôi đã quá quen thuộc với nội dung, tôi sẽ nhờ một đồng nghiệp đọc lại để đảm bảo sự rõ ràng. Khi bạn làm cho người khác dễ dàng hiểu lý do tại sao họ nên phản hồi, họ thường sẽ làm vậy.

Mẹo số 3: Cung cấp giá trị.

Nếu bạn có thể cung cấp thứ gì đó có giá trị, chẳng hạn như bản dùng thử miễn phí hoặc nội dung hữu ích, bạn sẽ có nhiều khả năng nhận được phản hồi cho email tiếp theo của mình hơn.

Timothy J. Williams , chuyên gia tư vấn chính tại Thinksia , hiểu rõ điều này hơn ai hết. “Theo kinh nghiệm của tôi trong chiến lược tiếp thị và kích hoạt thương hiệu, một chiến thuật email theo dõi nổi bật là cung cấp một nội dung mới, đầy thông tin hữu ích, mang lại giá trị đáng kể vượt xa thông điệp ban đầu.”

Nếu bạn bắt đầu quá trình tiếp cận bằng cách giới thiệu một số dịch vụ hấp dẫn nhất của mình, thì bước tiếp theo có thể bao gồm một nghiên cứu điển hình hoặc báo cáo chuyên sâu về lĩnh vực kinh doanh hoặc ngành nghề của khách hàng tiềm năng. Hãy nhớ cân nhắc giá trị từ góc nhìn của người nhận. Ví dụ, tôi có thể thấy một cuốn ebook về vấn đề họ đang gặp phải vô cùng hữu ích, nhưng nếu họ quá bận rộn để sử dụng nó, thì nội dung đó lại có thể khiến họ cảm thấy như thư rác.

Mẹo số 4: Thể hiện sự đồng cảm.

Tôi nhận ra rằng sự đồng cảm không phải là điều "nên có" trong việc theo dõi khách hàng — mà là một lợi thế cạnh tranh. Khi ai đó không trả lời, bản năng của tôi không phải là bực bội. Mà là tò mò. Có thể họ đang bận rộn với những việc khác. Có thể thời điểm không thích hợp. Có thể tin nhắn của tôi đến đúng lúc họ đang phải giải quyết vấn đề khẩn cấp.

Tôi hiểu điều đó. Một câu đơn giản như “Tôi biết có lẽ bên phía bạn đang rất bận rộn” hoặc “Không cần vội nếu việc này không phải là ưu tiên ngay bây giờ” cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Nó cho thấy rằng tôi không chỉ đến đây để thúc đẩy chương trình nghị sự của mình, mà còn để hợp tác.

Sự thật là, mọi người sẽ phản hồi tích cực khi họ cảm thấy được thấu hiểu. Đó là lý do tại sao sự đồng cảm không chỉ là một tư duy trong bán hàng mà còn là một chiến thuật . Nó xây dựng lòng tin, giảm bớt sự kháng cự và giữ cho cánh cửa luôn mở, ngay cả khi câu trả lời là “chưa”.

Mẹo số 5: Tạo sự khẩn cấp.

Một trong những sai lầm lớn nhất mà tôi thấy trong các email nhắc nhở là gì? Đó là không có lý do rõ ràng để hành động ngay lập tức . Nếu không có hậu quả gì khi chờ đợi, bạn đoán xem mọi người sẽ làm gì? Họ sẽ chờ đợi. Hoặc tệ hơn - họ quên mất.

Khi tạo ra sự khẩn cấp , tôi không dùng đến những chiêu trò rẻ tiền hay những hạn chót giả tạo. Tôi dựa vào sự liên quan thực tế. Có thể đó là một chiến dịch sắp ra mắt vào quý tới, một chu kỳ ngân sách sắp kết thúc, hoặc một cơ hội hợp tác hoàn toàn phù hợp với những gì chúng ta đang cung cấp.

Đôi khi tôi sẽ nói: “Nếu đây là điều mà các bạn vẫn đang xem xét cho quý 3, tôi rất muốn chia sẻ một vài điều mà chúng tôi thấy hiệu quả trước khi lịch trình của các bạn kín chỗ.” Đó không phải là áp lực — mà là tạo bối cảnh. Nó cho họ lý do để ưu tiên cuộc trò chuyện mà không cảm thấy bị dồn vào chân tường.

Mấu chốt là phải gắn sự cấp bách với thế giới của họ , chứ không phải của bạn. Khi đó họ mới chủ động chú ý.

Mẹo số 6: Cung cấp bằng chứng xã hội.

Cách tôi thích nhất để truyền tải giá trị của một sản phẩm hoặc dịch vụ là thông qua bằng chứng xã hội, chẳng hạn như lời chứng thực của khách hàng hoặc các nghiên cứu điển hình. Khi bạn bán một thứ gì đó, khách hàng tiềm năng cần có khả năng hình dung sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn giải quyết được vấn đề gì. Bằng chứng xã hội giúp họ dễ dàng hình dung điều đó hơn.

“Cho dù đó là đánh giá của khách hàng trên trang web của công ty, xếp hạng sao hay nghiên cứu trường hợp chuyên sâu, bằng chứng xã hội đều tận dụng phản hồi tích cực từ người dùng thực,” Giuseppe Conti , giáo sư về đàm phán và gây ảnh hưởng, cho biết.

Những câu chuyện, hình ảnh và giọng điệu trong bằng chứng xã hội của bạn cũng có thể giúp duy trì cuộc trò chuyện. Điều này rất hữu ích vì một số khách hàng cần thêm thời gian để đưa ra quyết định, và phần khó nhất có thể là giữ cho họ luôn hứng thú.

Mẹo số 7: Đi thẳng vào vấn đề.

Email phản hồi của bạn nên ngắn gọn, tập trung vào những điểm chính mà không quá dài dòng.

Khách hàng tiềm năng của bạn cần hiểu nhanh mục đích của email, vì vậy hãy tập trung vào một chủ đề hoặc câu hỏi chính và tránh đưa ra các yêu cầu hoặc thông tin mới, không liên quan, vì điều này có thể làm người nhận choáng ngợp hoặc làm phân tán sự chú ý khỏi mục tiêu chính của bạn.

Scott Gabdullin , CEO của Authority Factors , đã nói rất đúng: “Mọi người đều bận rộn; email dễ bị chìm nghỉm. Một lời nhắc nhở thân thiện có thể tạo nên sự khác biệt lớn. Hãy viết ngắn gọn và súc tích. Không ai muốn phải đọc cả một cuốn tiểu thuyết trong hộp thư đến của mình. Hãy giới thiệu lại bản thân và giá trị bạn mang lại một cách ngắn gọn, sau đó đề xuất bước tiếp theo. Hãy đề xuất điều gì đó mới mẻ.”

Mẹo số 8: Thể hiện sự đáng tin cậy của bạn.

Khi ai đó không trả lời, không phải lúc nào cũng là do không quan tâm — đôi khi, đó là do nghi ngờ. Họ đang tự hỏi: Người này có đáng tin cậy không? Họ có thực sự giúp được mình không?

Đó là lý do tại sao tôi không chỉ gửi thêm yêu cầu mà còn đưa ra bằng chứng. Tôi có thể đính kèm một nghiên cứu trường hợp ngắn gọn, một thành công gần đây với khách hàng, hoặc một liên kết đến podcast nơi tôi phân tích một thách thức mà họ có thể đang gặp phải. Không phải để khoe khoang, mà để trấn an. Để thu hút sự chú ý của họ, chứ không phải để đòi hỏi.

Tôi nhận thấy rằng uy tín không nằm ở việc khoe khoang số liệu thống kê mà nằm ở sự phù hợp. Nếu họ hoạt động trong lĩnh vực fintech, tôi sẽ đề cập đến việc chúng tôi đã giúp một nhà sáng lập khác trong lĩnh vực fintech giảm chi phí thu hút khách hàng (CAC) xuống 22%. Nếu họ đang mở rộng đội ngũ chăm sóc khách hàng, tôi sẽ chia sẻ những gì đang hiệu quả trong lĩnh vực đó.

Thành tích của bạn chính là yếu tố thúc đẩy lòng tin. Vì vậy, hãy đề cập đến nó trong cuộc trò chuyện — không phải để chào mời, mà như một lời nhắc nhở nhẹ nhàng rằng: Bạn không đơn độc. Tôi đã giúp nhiều người giống như bạn chiến thắng trong cuộc chiến này.

Gửi email nhắc lại sau khi không nhận được phản hồi: Những lỗi cần tránh

Tôi đã từng mắc phải tất cả những sai lầm này trong sự nghiệp bán hàng của mình. Và khi tôi huấn luyện các nhân viên bán hàng hoặc các nhà sáng lập, tôi thấy những mô hình tương tự lặp đi lặp lại, bởi vì hầu hết chúng ta không được dạy cách theo dõi sau khi bị im lặng. Chúng ta được dạy cách mở đầu mạnh mẽ, trình bày giá trị, xử lý phản đối — nhưng không được dạy cách xây dựng lại động lực khi nó bị chững lại.

Tuy nhiên, theo Salesforce , 80% giao dịch bán hàng cần ít nhất năm lần liên hệ tiếp theo để chốt đơn . Và vẫn còn 48% nhân viên bán hàng thậm chí không gửi một email theo dõi nào. Đó không chỉ là sự lãng phí nguồn khách hàng tiềm năng. Đó là sự hao phí cơ hội trong thời gian thực.

Việc liên lạc lại không chỉ thể hiện sự lịch sự mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp. Nhưng điều đó phải được thực hiện đúng cách. Dưới đây là năm sai lầm tôi đã mắc phải (và chứng kiến ​​các nhóm khác mắc phải) khi liên lạc lại sau khi không nhận được phản hồi — và cách khắc phục chúng.

Sai lầm số 1: Thiếu đi những chi tiết cá nhân

Thành thật mà nói, hầu hết hộp thư đến đều ngập tràn những email chung chung. Vì vậy, khi email phản hồi của bạn trông giống như được gửi từ một kho mẫu, bạn sẽ mất đi sự tín nhiệm. Một trong những cách nhanh nhất để bị phớt lờ là gửi một tin nhắn soạn sẵn mà không hề có sự cá nhân hóa.

Theo McKinsey , 71% người tiêu dùng hiện nay mong muốn được cá nhân hóa và 76% cảm thấy thất vọng khi không nhận được điều đó.

Đó là lý do tại sao mỗi email theo dõi tôi gửi đều bao gồm một chi tiết cụ thể mà họ đã đề cập, cho dù đó là dự án họ đang dẫn dắt, podcast họ tham gia, hay số liệu thống kê tôi thấy trên trang chủ công ty họ. Bạn không chỉ đang viết cho một khách hàng tiềm năng. Bạn đang viết cho một con người.

Sai lầm số 2: Bỏ qua thông tin quan trọng

Sự thật là: Khách hàng tiềm năng của bạn có lẽ không nhớ những gì bạn đã nói cách đây hai tuần. Họ đang bận rộn với các cuộc gọi liên tiếp, giải quyết các vấn đề khẩn cấp và lọc hàng trăm tin nhắn mỗi ngày. Vì vậy, khi email theo dõi của bạn thiếu ngữ cảnh, bạn đang yêu cầu họ làm thêm việc, và họ sẽ không làm.

Đó là lý do tại sao tôi luôn kèm theo một bản tóm tắt ngắn gọn trong mỗi email theo dõi. Chỉ cần đủ để giúp họ nhớ lại: chúng ta đã thảo luận những gì, đã thống nhất những gì, và những gì vẫn còn đang được xem xét. Không phải là lặp lại email ban đầu mà là diễn đạt lại một cách rõ ràng và phù hợp.

Thực tế, phân tích của Gong.io về hàng triệu email bán hàng cho thấy những email theo dõi hiệu quả nhất “nhắc lại lý do liên hệ” ngay trong những dòng đầu tiên. Không dài dòng, chỉ truyền tải giá trị rõ ràng.

Sai lầm số 3: Quên kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.

Bạn có thể có thông điệp hay nhất thế giới, nhưng nếu nó bắt đầu bằng "Chào" hoặc đề cập đến sai công ty, thì nó sẽ thất bại ngay từ đầu.

Một báo cáo của Grammarly Business năm 2023 cho thấy các chuyên gia mất trung bình 7,5 giờ mỗi tuần do giao tiếp kém hiệu quả, chủ yếu là do lỗi viết và sự thiếu rõ ràng.

Dạo này, tôi đọc to mọi email theo dõi quan trọng. Tôi cũng sử dụng các công cụ như Lavender , không chỉ kiểm tra ngữ pháp mà còn đánh giá giọng điệu, sự rõ ràng và độ mạnh mẽ của tiêu đề.

Những chi tiết nhỏ cũng rất quan trọng. Bởi vì trong bán hàng, sự cẩu thả đồng nghĩa với sự thiếu tin cậy.

Sai lầm số 4: Không thêm lời kêu gọi hành động

Bạn không thể cho rằng khách hàng tiềm năng của mình biết phải làm gì tiếp theo. Tôi đã từng thấy nhiều nhân viên bán hàng gửi những email được viết rất hay, nhưng lại không cho người đọc biết bước tiếp theo cần làm gì. Kết quả? Chẳng được gì cả.

Nghiên cứu từ Yesware cho thấy rằng email có lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng và duy nhất nhận được nhiều hơn 371% số lượt nhấp chuột so với email không có CTA. Chỉ riêng con số đó thôi cũng đủ để chứng minh đây là điều không thể thiếu.

Cho dù đó là "Thứ Năm này có phù hợp với tôi trong 15 phút không?" hay "Bạn có muốn tôi giải thích nhanh về Loom không?", điều quan trọng là phải tạo điều kiện thuận lợi để họ nói "có". Bạn không chỉ gửi một tin nhắn, mà còn đưa ra một yêu cầu nhỏ giúp thúc đẩy giao dịch tiến triển.

Sai lầm số 5: Giọng điệu hống hách hoặc hung hăng

Kiên trì là tốt. Áp lực thì không. Và nếu bạn làm mờ ranh giới đó, bạn có nguy cơ phá hủy những mối quan hệ trước khi chúng được xây dựng.

Tôi từng thấy nhân viên bán hàng liên tục gửi email với nội dung "chỉ muốn đưa email này lên đầu hộp thư đến của bạn" cho khách hàng tiềm năng đến năm ngày liền. Đó không phải là chiến lược, mà là hành vi khó chịu.

Thay vào đó, tôi tuân theo phương pháp "Hỗ trợ người mua" của Gartner , phương pháp này chỉ ra rằng người mua đánh giá cao những nhà cung cấp giúp họ đưa ra quyết định, chứ không phải gây áp lực buộc họ phải đưa ra quyết định.

Điều đó có nghĩa là giữ giọng điệu hữu ích, chứ không phải đòi hỏi. Tò mò, chứ không phải bám víu. Đồng cảm, chứ không phải tự cho mình quyền.

Trước khi gửi email nhắc lại, tôi tự hỏi: Nếu tôi là họ, liệu điều này có hữu ích hay chỉ gây khó chịu? Phương pháp này đã cứu vãn nhiều hợp đồng hơn bất kỳ mẫu nào khác.

Ví dụ về email theo dõi

Dưới đây là một mẫu email theo dõi tuyệt vời mà tôi đã sử dụng trước đây.

Chủ đề: Nhắc lại tin nhắn này trong hộp thư đến của bạn

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Thật tuyệt khi được nghe về [vấn đề khó khăn trong kinh doanh] của bạn trong cuộc gọi lần trước. Tôi nghĩ [tên công ty] có thể giúp bạn [lợi ích được nêu rõ].

Nếu bạn muốn nghe một vài ý tưởng của tôi trong cuộc gọi 15 phút, bạn có thể đặt lịch hẹn qua liên kết lịch của tôi. Bạn rảnh vào thứ Năm này không?

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Chưa hoàn hảo lắm? Tôi đã soạn thảo thêm nhiều ví dụ khác bên dưới cho các tình huống cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng ChatGPT để giải thích rõ tình huống, yêu cầu về giọng điệu, v.v., và nó sẽ tạo ra thêm ý tưởng chỉ trong vài giây.

Mẫu email theo dõi

Tôi sẽ chia sẻ 18 mẫu email theo dõi bên dưới, nhưng trước tiên, hãy tải xuống 30 mẫu email theo dõi của chúng tôi . Chúng hoàn toàn miễn phí và bạn có thể tùy chỉnh chúng để gửi email theo dõi hoàn hảo.

P.S. Bạn cũng có thể thử công cụ tạo mẫu email của chúng tôi để hỗ trợ việc theo dõi sau đó.

Theo dõi sau khi gửi tài liệu

Việc gửi tài liệu chỉ là bước đầu tiên — tác động thực sự đến từ việc theo dõi. Theo Báo cáo Tình trạng Bán hàng Đa luồng năm 2023 của Salesloft , các email theo dõi đề cập đến nội dung cụ thể có tỷ lệ phản hồi cao hơn tới 28%. Ngữ cảnh biến nội dung thành cuộc trò chuyện.

Mỗi khi chia sẻ bản trình bày, trường hợp sử dụng hoặc khung lý thuyết, tôi không bao giờ cho rằng khách hàng tiềm năng sẽ đọc hoặc nhớ lý do tại sao nó quan trọng. Đó là lý do tại sao tôi luôn gửi một tin nhắn ngắn gọn, súc tích để liên kết tài liệu đó với vấn đề hoặc mục tiêu ban đầu của họ.

Nếu tôi thấy họ đã mở nó ra, tôi sẽ nói: “Tôi nhận thấy bạn đã xem hướng dẫn sử dụng – rất vui được hướng dẫn bạn cách nó đã giúp một khách hàng khác giảm một nửa thời gian đạt được giá trị.”

Nếu họ không mở ra? Tôi không để bụng. Tôi cho rằng đó chỉ là vấn đề thời gian, chứ không phải là không quan tâm, và tôi sẽ nói lại như sau: “Quay lại với tài liệu tôi đã gửi – tôi xây dựng nó dựa trên [mục tiêu/vấn đề] của bạn. Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn xem qua nhanh.”

Chủ đề: Danh sách nguồn lực cho [tên doanh nghiệp]

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Bạn đã có cơ hội xem qua [các bài viết, tài liệu, liên kết] mà tôi gửi tuần trước chưa?

Vì danh sách khá dài, tôi đã tóm tắt những mục hữu ích nhất dưới đây:

• [Liên kết 1]: Đây là một hướng dẫn tuyệt vời về cách giải quyết [vấn đề khó khăn trong kinh doanh] — rất dễ đọc.
• [Liên kết 2]: Bạn tò mò về [chèn tính năng sản phẩm], và đây là bản tóm tắt tuyệt vời do đồng nghiệp của tôi viết.

Tôi rất muốn liên lạc với bạn trong tuần này để xem liệu chúng ta có thể giúp [tên doanh nghiệp] [đạt được kết quả X] hay không. Bạn có rảnh vào thứ Sáu để gọi điện thoại mười phút không?

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Mẹo hay:  Nếu họ không phản hồi email giới thiệu tài liệu đầu tiên của bạn, hãy thu hẹp lại chỉ còn một hoặc hai tài liệu cụ thể liên quan đến vấn đề và nhu cầu của họ.

Theo dõi sau cuộc họp

Một cuộc họp tuyệt vời không đảm bảo chốt được hợp đồng. Điều quan trọng là những gì xảy ra sau đó .

Mỗi khi tôi liên lạc lại sau cuộc họp, tôi luôn coi đó là cơ hội để tạo đà, chứ không phải là thủ tục. Tôi tóm tắt lại những điểm chính mà họ đã chia sẻ (“ưu tiên hàng đầu của bạn là giảm thời gian đào tạo nhân viên bán hàng”), nêu bật những điểm chúng ta đã thống nhất và đề xuất một bước tiếp theo rõ ràng — thường là một điều gì đó cụ thể như buổi phân tích chuyên sâu về ROI trong 30 phút.

Tôi cũng bổ sung thêm một giá trị khác: một nghiên cứu điển hình, một khuôn khổ, hoặc một số liệu thống kê trực tiếp giải quyết vấn đề của họ. Theo Báo cáo Chuẩn mực B2B năm 2023 của LinkedIn , 78% người mua có nhiều khả năng phản hồi hơn khi các email tiếp theo mang đến điều gì đó mới mẻ.

Cuộc gặp gỡ mở ra cánh cửa. Nhưng chính việc theo dõi sau đó mới giúp bạn được mời quay lại.

Chủ đề: Bạn đã sẵn sàng tìm hiểu thêm về [Sản phẩm/Dịch vụ của bạn] chưa?

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng ta hôm qua [ngày trong tuần] về việc [sản phẩm/dịch vụ của bạn] có thể hỗ trợ nhu cầu của [tên công ty của họ] như thế nào. Tôi đã đính kèm bản tóm tắt những gì chúng ta đã thảo luận để giúp bạn nhớ lại và minh họa rõ hơn những lợi ích mà chúng tôi có thể mang lại.

Tôi hiểu bạn có thể rất bận rộn, nhưng tôi không muốn bạn bỏ lỡ cơ hội xem giải pháp của chúng tôi hoạt động như thế nào. Bạn có rảnh để xem bản demo không, hay bạn muốn bắt đầu với bản dùng thử miễn phí?

Rất mong được hỗ trợ [tên công ty của họ] đạt được [mục tiêu cụ thể đã được thảo luận trong cuộc họp].

Trân trọng,

[Chữ ký]

Mẹo hay: Hãy giữ giọng điệu tích cực và động viên, nhẹ nhàng nhắc lại giá trị tiềm năng của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và đưa ra các bước tiếp theo rõ ràng để khuyến khích sự tương tác hơn nữa.

Theo dõi sau buổi giới thiệu sản phẩm

Nếu ai đó dành thời gian xem hết bản demo của bạn, điều đó chứng tỏ họ không chỉ quan tâm hời hợt mà còn hơn thế nữa — nhưng điều đó không đảm bảo họ sẽ tiến thêm bước nữa nếu không có sự thúc đẩy.

Theo kinh nghiệm của tôi, giai đoạn sau khi demo là lúc các giao dịch có thể tăng tốc hoặc bị chững lại. Nếu bạn không liên hệ lại trong vòng 24-48 giờ, bạn có nguy cơ mất đà. Tôi luôn gửi email tóm tắt những lợi ích chính mà họ phản hồi tích cực, bất kỳ ý kiến ​​phản đối nào đã được thảo luận và những bước tiếp theo — lý tưởng nhất là kèm theo lời kêu gọi hành động nhẹ nhàng như “Thứ Năm lúc 10 giờ sáng có phù hợp để chúng ta thống nhất các bước tiếp theo không?”

Theo một nghiên cứu của Sales Insights Lab , 60% người mua cho biết "không quyết định" là kết quả phổ biến nhất sau cuộc trò chuyện bán hàng, chứ không phải là một lời từ chối thẳng thừng. Việc bạn theo dõi sát sao có thể tạo nên sự khác biệt giữa một giao dịch khép kín và một giao dịch thành công.

Chủ đề: Theo dõi sau buổi trình diễn tuần trước

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Tôi chỉ muốn nhắc lại điều này trong hộp thư đến của bạn. Bạn đã có cơ hội nói chuyện với [người quản lý cấp cao] về việc tiếp tục triển khai [sản phẩm hoặc dịch vụ] chưa?

Nếu không, tôi rất muốn sắp xếp một cuộc gọi điện thoại để có thể giúp nhóm của bạn bắt đầu [đạt được các kết quả X]. Bạn và quản lý của bạn có rảnh vào sáng thứ Tư để nói chuyện điện thoại ngắn gọn không?

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Mẹo hay:  Hãy xem lại lời kêu gọi hành động cuối cùng bạn đã thiết lập, sau đó đưa ra một phương án thay thế khả thi hơn.

Liên lạc lại sau cuộc gọi nhỡ

Những cuộc gọi nhỡ là chuyện thường tình, nhưng sự im lặng sau đó có thể làm gián đoạn đà tiến của bạn. Khi điều này xảy ra với tôi, tôi không gọi lại ngay lập tức. Tôi đợi vài ngày, rồi gửi một email ngắn gọn để nhắc lại, vừa thể hiện sự quan tâm đến cuộc trò chuyện, vừa nhấn mạnh lại giá trị của nó.

Ví dụ như: “Tôi đã cố gắng liên lạc với bạn vào đầu tuần này — không sao nếu thời điểm không phù hợp. Tôi chỉ muốn kết nối lại vào [ghi rõ giá trị sản phẩm/dịch vụ] và xem liệu [ngày đề xuất] có tiện hơn không.”

Bạn không chỉ đơn thuần là hỏi thăm mà còn thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ và nhắc nhở họ rằng vẫn còn điều đáng để quay lại.

Chủ đề: Cơ hội phát triển cho [tên doanh nghiệp]

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Bạn vẫn cần [các tính năng cụ thể] để giúp doanh nghiệp của mình [đạt được kết quả X] chứ?

Tôi rất sẵn lòng gọi điện nhanh để trả lời câu hỏi của bạn và đặt một vài câu hỏi của riêng mình, hoặc cho tôi biết nếu có người liên hệ nào khác mà tôi nên liên hệ để trình bày giải pháp này.

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Mẹo hay:  Nếu bạn đã cố gắng liên lạc nhiều lần mà không nhận được phản hồi, có thể an toàn khi cho rằng họ không phải là người phù hợp để nói chuyện — hoặc họ là khách hàng tiềm năng không đủ điều kiện. Hoặc là yêu cầu thông tin liên lạc khác, hoặc ngừng gửi email cho người đó.

Theo dõi sau sự kiện kích hoạt

Các sự kiện kích hoạt rất quan trọng, và thời điểm là tất cả. Nếu tôi thấy khách hàng tiềm năng mở lại email trước đó, xem trang giá cả hoặc tương tác với nghiên cứu trường hợp, tôi sẽ không bỏ lỡ khoảnh khắc đó. Đó chính là ý định mua hàng đang được thể hiện.

Khi điều này xảy ra, tôi sẽ gửi một email ngắn gọn, hữu ích để tiếp nối và phù hợp với hoạt động của họ. Ví dụ như:

“Tôi nhận thấy bạn đã quay lại trang [tính năng/giá cả/bản demo] của chúng tôi — rất vui được trả lời bất kỳ câu hỏi nào hoặc hướng dẫn bạn các bước tiếp theo khi bạn sẵn sàng.”

Đây không phải là chuyện gây khó chịu. Đây là chuyện giúp ích vào đúng thời điểm họ thể hiện sự quan tâm. Và thường thì, sự phù hợp sẽ giúp bạn nhận được câu trả lời.

Chủ đề: Thấy bạn đang xem [Trang/Sản phẩm cụ thể]

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Tôi nhận thấy gần đây bạn đã xem [trang hoặc sản phẩm cụ thể] trên trang web của chúng tôi, và tôi muốn liên hệ để đảm bảo bạn đã tìm thấy mọi thứ mình cần.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn biết thêm thông tin chi tiết, tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ! Ngoài ra, nếu thấy hữu ích, tôi rất vui được sắp xếp một cuộc gọi ngắn để thảo luận về cách chúng ta có thể đáp ứng [nhu cầu cụ thể của họ] với [sản phẩm/dịch vụ].

Rất mong được hỗ trợ bạn thêm nữa!

Trân trọng,

[Chữ ký]

Mẹo hay: Hãy đảm bảo email theo dõi của bạn thân thiện, nhắm đúng mục tiêu và cá nhân hóa. Nêu bật hoạt động gần đây của khách hàng tiềm năng và trực tiếp giải quyết nhu cầu hoặc sở thích tiềm năng của họ.

Theo dõi sau khi gửi hợp đồng

Việc gửi hợp đồng không có nghĩa là thỏa thuận đã hoàn tất — mà chỉ có nghĩa là bạn đã gần đến đích, và bất kỳ sự im lặng nào cũng có thể khiến bạn cảm thấy bị dồn nén hơn bao giờ hết. Tôi thường đợi 1-2 ngày, sau đó gửi một tin nhắn ngắn gọn, hữu ích như sau:

“Tôi chỉ muốn liên lạc để xem bạn có thắc mắc gì về thỏa thuận tôi đã gửi không. Tôi rất sẵn lòng giúp đỡ nếu cần làm rõ thêm điều gì.”

Bạn không hề thúc giục họ ký tên — mà bạn đang loại bỏ rào cản.

Theo DocuSign , 82% các thỏa thuận được hoàn tất trong vòng chưa đầy một ngày kể từ khi được mở. Vì vậy, nếu đã lâu hơn, việc theo dõi sát sao có thể là yếu tố quyết định giữa một thỏa thuận được ký kết và một thỏa thuận bị đình trệ.

Chủ đề: Hợp đồng [Tên sản phẩm]

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Tôi hy vọng bạn có một tuần tuyệt vời. Bạn đã có cơ hội xem qua hợp đồng tôi gửi vào ngày [ngày] chưa?

Tôi có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào hoặc giải quyết bất kỳ thắc mắc nào không? Tôi rất hào hứng được hợp tác với bạn và nhóm của bạn để chúng ta có thể [đạt được kết quả X] cho doanh nghiệp của bạn.

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Mẹo hay:  Bạn đã tiến đến giai đoạn ký hợp đồng vì bạn đã tạo dựng được mối liên hệ hiệu quả. Thái độ tích cực của bạn ở đây có thể giúp tạo thêm động lực cho sự hợp tác.

Theo dõi sau khi họ gửi yêu cầu mua hàng

Khi ai đó gửi yêu cầu mua hàng, họ đang chủ động liên hệ, nhưng ngay cả những khách hàng tiềm năng chất lượng cũng sẽ nhanh chóng mất hứng thú nếu bạn im lặng. Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review , các công ty phản hồi trong vòng một giờ đầu tiên có khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế cao gấp gần bảy lần so với những công ty chờ thêm một giờ.

Nếu tôi đã trả lời một lần mà không nhận được phản hồi, tôi sẽ liên lạc lại trong vòng 48-72 giờ. Tôi sẽ giữ cho cuộc trò chuyện nhẹ nhàng, phù hợp và hữu ích. Không gây áp lực — chỉ là lời nhắc nhở rằng tôi ở đây để hỗ trợ quá trình mua hàng của họ, chứ không phải để thúc ép họ.

Chủ đề: Giúp doanh nghiệp của bạn [đạt được X]

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Cảm ơn bạn đã liên hệ qua trang web của chúng tôi. Tôi biết email trước của tôi có thể đã bị thất lạc, vì vậy tôi gửi lại email này.

Bạn nói bạn quan tâm đến [sản phẩm hoặc dịch vụ] và đang gặp khó khăn với [những vấn đề kinh doanh]. Tôi muốn sắp xếp thời gian để chúng ta trò chuyện. Bạn có rảnh vào sáng thứ Sáu không?

Nếu không, bạn có thể đặt lịch hẹn trên lịch của tôi: [liên kết cuộc họp]

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Tiếp tục liên lạc sau khi kết nối trên mạng xã hội

Kết nối trên mạng xã hội không phải là sự cho phép để chào hàng — mà là lời mời để xây dựng lòng tin.

Khi ai đó chấp nhận lời mời kết bạn trên LinkedIn của tôi hoặc tương tác với bài đăng, tôi không vội vàng kiểm tra hộp thư đến. Tôi đợi 24-48 giờ, sau đó gửi một email ngắn gọn để bổ sung ngữ cảnh và giá trị. Có thể đó là một nghiên cứu điển hình, một nguồn tài liệu hữu ích, hoặc một câu chuyện ngắn liên quan đến vai trò của họ.

Cách tiếp cận này hiệu quả. Theo báo cáo Tình hình bán hàng năm 2023 của LinkedIn , những nhân viên bán hàng kết nối qua nhiều kênh khác nhau — như mạng xã hội và email — có khả năng xây dựng mối quan hệ lâu dài cao hơn 45%.

Chủ đề: Rất vui được kết nối với bạn trên [nền tảng mạng xã hội]

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Rất vui vì chúng ta đã kết nối trên [nền tảng mạng xã hội] tuần trước. Tôi liên lạc lại với bạn để chia sẻ một vài nguồn tài liệu mà tôi nghĩ sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình [đạt được kết quả X].

• [Liên kết 1]
• [Liên kết 2]
• [Liên kết 3]

Nếu đây không phải là thời điểm thích hợp để chúng ta liên lạc, tôi rất muốn chúng ta vẫn giữ liên lạc. Hãy điền vào biểu mẫu này [liên kết] để bạn có thể nhận được thông tin cập nhật sản phẩm định kỳ trực tiếp từ tôi. Tôi sẽ chờ nhận được thông tin của bạn.

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Mẹo hay:  Nếu email đầu tiên của bạn không nhận được phản hồi, hãy cung cấp thêm giá trị và đừng quên thêm lời kêu gọi hành động.

Theo dõi sau khi khách hàng tiềm năng tham dự hội thảo trực tuyến của bạn

Tôi luôn gửi email cá nhân hóa trong vòng 24-48 giờ. Tôi cảm ơn họ đã tham dự, nêu bật một điểm chính đáng chú ý và đưa ra bước tiếp theo rõ ràng — cho dù đó là đặt lịch gọi điện, xem tài liệu tham khảo hay bắt đầu dùng thử miễn phí.

Nếu họ đặt câu hỏi hoặc tham gia thảo luận trong buổi họp, tôi sẽ trực tiếp đề cập đến điều đó. Điều này cho thấy tôi đã chú ý và giúp tăng cường sự kết nối.

Theo số liệu chuẩn về hội thảo trực tuyến năm 2023 của ON24 , gần một nửa số người tham dự trở thành khách hàng tiềm năng đủ điều kiện nếu bạn theo dõi sát sao. Đó là lý do tại sao tôi coi việc theo dõi là phần quan trọng nhất của sự kiện.

Chủ đề: Cảm ơn bạn đã tham gia hội thảo trực tuyến của chúng tôi về [Chủ đề hội thảo]!

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Cảm ơn quý vị đã tham dự hội thảo trực tuyến gần đây của chúng tôi về [chủ đề hội thảo]. Tôi hy vọng quý vị đã thấy nó bổ ích và có giá trị. Chúng ta đã đề cập đến rất nhiều nội dung, bao gồm [nêu ngắn gọn các điểm chính hoặc điểm nổi bật].

Để giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về những ý tưởng chúng ta đã thảo luận, tôi đã đính kèm một số tài liệu bổ sung mà tôi nghĩ bạn sẽ thấy hữu ích. Ngoài ra, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn thảo luận sâu hơn về cách [sản phẩm/dịch vụ của bạn] có thể giúp ích cụ thể cho [lợi ích hoặc giải pháp cụ thể liên quan đến chủ đề hội thảo trực tuyến], tôi rất sẵn lòng sắp xếp một cuộc gọi tiếp theo.

Chúng tôi rất vui mừng được hỗ trợ bạn trong việc [mục tiêu hoặc kết quả cụ thể liên quan đến hội thảo trực tuyến]. Hãy cùng nhau đảm bảo bạn nhận được tất cả sự hỗ trợ cần thiết để thành công!

Tôi rất mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,

[Chữ ký]

Mẹo hay: Trong email, hãy bày tỏ lòng biết ơn, nhấn mạnh giá trị mà bạn đã mang lại thông qua hội thảo trực tuyến và mời gọi sự tương tác tiếp theo để xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng tiềm năng.

Theo dõi sau sự kiện kết nối

Gặp gỡ ai đó tại một sự kiện kết nối chỉ là bước đầu tiên. Nếu bạn muốn biến cuộc trò chuyện ngắn ngủi đó thành động lực thực sự, hãy nhanh chóng liên hệ lại — lý tưởng nhất là trong vòng 24-72 giờ.

Hãy bắt đầu bằng cách nhắc lại nơi bạn gặp nhau và những gì đã thảo luận. Giữ cho lời nói mang tính cá nhân và cụ thể: “Rất vui được gặp bạn tại buổi tiệc sau sự kiện SaaStr — tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng ta về việc mở rộng hoạt động tiếp thị hướng ra bên ngoài.” Sau đó, hãy đề nghị một điều gì đó có giá trị — một nguồn tài liệu, một lời khuyên hoặc một bước tiếp theo rõ ràng.

Và đừng cho rằng một email là đủ. Hộp thư đến sau sự kiện thường rất lộn xộn. Một email thứ hai lịch sự và phù hợp có thể tạo nên sự khác biệt lớn.

Nếu bạn muốn hợp tác với họ:

Chủ đề: Rất vui được gặp bạn tại [Tên sự kiện]!

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe. Rất vui được gặp bạn tại [tên sự kiện] vào ngày [ngày trong tuần] vừa qua. Tôi thực sự thích cuộc trò chuyện của chúng ta về [chủ đề cụ thể bạn đã thảo luận] và thấy những nhận xét của bạn về [chủ đề liên quan] đặc biệt hữu ích.

Tôi rất quan tâm đến việc tìm hiểu các cách thức chúng ta có thể hợp tác và rất muốn tìm hiểu thêm về các dự án của bạn tại [tên công ty]. Nếu bạn rảnh, chúng ta có thể lên lịch một buổi để trò chuyện thêm về vấn đề này được không? Tôi khá linh hoạt về thời gian và có thể điều chỉnh cho phù hợp với lịch trình của bạn.

Cảm ơn bạn đã xem xét điều này, và tôi mong chờ cơ hội được hợp tác cùng bạn.

Trân trọng,

[Chữ ký]

Nếu họ phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng của bạn:

Chủ đề: Khám phá những cơ hội mới với [Sản phẩm/Dịch vụ của bạn]

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Rất vui được gặp bạn tại [tên sự kiện] và thảo luận về những thách thức và sáng kiến ​​hiện tại của công ty bạn tại [tên công ty]. Dựa trên cuộc trò chuyện của chúng ta, tôi tin rằng [sản phẩm/dịch vụ của bạn] có thể mang lại giá trị đáng kể trong việc giải quyết một số thách thức mà bạn đã đề cập.

Tôi rất muốn có cơ hội giới thiệu ngắn gọn cho bạn cách giải pháp của chúng tôi có thể giúp nhóm của bạn khắc phục [vấn đề khó khăn của họ]. Bạn có rảnh để trao đổi nhanh vào tuần tới không?

Tôi rất mong có cơ hội hỗ trợ [tên công ty của họ] đạt được mục tiêu của mình với [lợi ích cụ thể của sản phẩm/dịch vụ của bạn].

Trân trọng,

[Chữ ký]

Mẹo hay: Hãy giữ giọng điệu ấm áp và chuyên nghiệp, nhắc lại cho người nhận về lần tương tác trước đó, và nêu rõ mục đích của việc liên lạc tiếp theo. Điều chỉnh các chi tiết và bối cảnh của cuộc gặp để phù hợp hơn với cuộc trò chuyện và làm cho nó mang tính cá nhân hơn.

Theo dõi sau khi họ không gia hạn hợp đồng

Thành thật mà nói, khi khách hàng im lặng vào thời điểm gia hạn hợp đồng, điều đó thật khó chịu. Bạn đã hỗ trợ họ, giải quyết vấn đề, và giờ thì… im lặng.

Khi điều đó xảy ra, tôi không chỉ dựa vào lời nhắc tự động. Tôi gửi một tin nhắn trực tiếp, cá nhân để theo dõi. Một tin nhắn đơn giản như: “Chào [Tên], tôi nhận thấy bạn chưa gia hạn hợp đồng — tôi hoàn toàn hiểu nếu ưu tiên của bạn đã thay đổi. Nếu có bất cứ điều gì đang cản trở bạn, tôi rất sẵn lòng giúp đỡ.”

Đây không phải là chuyện theo đuổi. Đây là việc mở cánh cửa lần cuối. Dù họ quay lại bây giờ hay sau này, bạn đã thể hiện sự chuyên nghiệp, tận tâm và lòng nhân ái. Đó mới là điều tạo nên ấn tượng lâu dài.

Chủ đề: Hợp đồng của [Doanh nghiệp] sắp hết hạn

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Tôi là [tên của bạn] từ [tên công ty]. Chúc bạn có một tuần tuyệt vời.

Bạn đã nhận được email của tôi về việc hợp đồng sắp hết hạn chưa? Để chắc chắn, tôi sẽ gửi lại email này trong hộp thư đến của bạn.

Ngày gia hạn hợp đồng của bạn là ngày [ngày], và thời gian gia hạn sắp kết thúc.

Tôi rất muốn thảo luận với bạn về tất cả các lựa chọn. Bạn có rảnh vào sáng thứ Năm để gọi điện thoại khoảng mười lăm phút không?

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Mẹo hay:  Khách hàng tiềm năng có thể chưa sẵn sàng gia hạn hợp đồng vì vấn đề ngân sách hoặc vấn đề nội bộ. Hãy kết thúc bằng cách yêu cầu gọi lại để bạn có thể đề xuất các lựa chọn thay thế, chẳng hạn như gói dịch vụ được điều chỉnh.

Theo dõi sau khi gửi báo giá

Tôi đã gửi hàng trăm báo giá trong nhiều năm qua, và đây là sự thật phũ phàng: Sự im lặng sau đó là điều thường thấy, nhưng hiếm khi là câu trả lời cuối cùng. Hầu hết thời gian, đó không phải là một lời từ chối thẳng thừng, mà là "chưa phải bây giờ", "cần thêm thời gian", hoặc đơn giản là "đang bận rộn với email".

Đó là lý do tại sao việc tôi liên hệ lại sau khi gửi báo giá không chỉ là một lời nhắc nhở nhẹ nhàng — mà là cơ hội thứ hai để chốt đơn hàng. Tôi thường đợi từ hai đến ba ngày làm việc, sau đó gửi một tin nhắn ngắn gọn, hữu ích nhắc nhở họ về những lợi ích mà họ sẽ nhận được. Không áp lực. Không giả định. Chỉ đơn giản là sự rõ ràng và phục vụ tận tâm.

Cách tiếp cận này đã giúp tôi chốt được các giao dịch nhiều tuần — hoặc thậm chí nhiều tháng — sau khi báo giá đã không còn hiệu lực. Bởi vì việc theo dõi không chỉ đơn thuần là sự kiên trì. Đó còn là sự chuyên nghiệp.

Chủ đề: Báo giá cho [sản phẩm]

Chào [tên khách hàng tiềm năng],

Chúc bạn một tuần tốt lành. Bạn đã xem qua báo giá tôi gửi vào ngày [ngày] chưa?

Tôi càng sớm nhận được sự chấp thuận báo giá, chúng ta càng sớm có thể giúp doanh nghiệp của bạn [đạt được kết quả X].

Tôi rất sẵn lòng trả lời mọi câu hỏi của bạn qua điện thoại ngắn. Thứ Sáu có phù hợp với bạn không?

Cảm ơn,

[Chữ ký]

Mẹo hay:  Giống như ví dụ trước, khách hàng tiềm năng có thể đang gặp phải sự chậm trễ nội bộ ngoài dự kiến. Hãy cho họ cơ hội thảo luận về một số điều khoản và phí, và sẵn sàng thương lượng.

Theo dõi sau khi gửi mẫu sản phẩm

Khi tôi gửi mẫu sản phẩm, tôi không chỉ hy vọng chúng đến nơi. Tôi coi việc giao hàng đó là khởi đầu của một cuộc trò chuyện bán hàng sâu sắc hơn. Cho dù đó là hàng hóa vật lý hay nguyên mẫu kỹ thuật số, điều quan trọng là những gì xảy ra sau khi nó đến tay người mua.

Tôi thường gửi email theo dõi sau hai đến ba ngày kể từ khi giao hàng. Không phải để gây áp lực, mà để luôn nhớ đến họ và mời họ phản hồi trung thực. Lời nhắc nhở nhỏ này mở ra cánh cửa đối thoại. Nếu họ thích, tuyệt vời — chúng ta tiếp tục. Nếu không, tôi có cơ hội thứ hai để giải quyết vấn đề trước khi họ im lặng.

Theo kinh nghiệm của tôi, kiểu theo dõi chủ động như vậy đã biến những khách hàng tiềm năng còn do dự thành khách hàng lâu dài. Bởi vì nó cho thấy bạn không chỉ đang bán hàng, mà còn đang lắng nghe.

Chủ đề: Mẫu sản phẩm của [Tên công ty của bạn]