Báo cáo lãi lỗ là gì?

Bạn không thể đưa ra những quyết định kinh doanh quan trọng nhất nếu không biết liệu doanh nghiệp của mình có ổn định về mặt tài chính hay không. Và đó là lúc báo cáo lãi lỗ phát sinh.

Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày về báo cáo lãi lỗ là gì, cách nó giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh và hướng dẫn bạn từng bước tạo ra báo cáo lãi lỗ của riêng mình.

Báo cáo lãi lỗ là gì?

Báo cáo lãi lỗ (P&L) là một tài liệu tài chính thể hiện doanh thu, lợi nhuận và thua lỗ hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm của một doanh nghiệp . Nó giúp xác định tình hình tài chính của công ty để đưa ra quyết định nội bộ, hoặc thu hút người mua và nhà đầu tư mua lại hoặc tài trợ cho doanh nghiệp.

Báo cáo lãi lỗ có mục đích gì?

Mục đích của báo cáo lãi lỗ là cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hiệu quả tài chính và liệu có cần thay đổi chiến lược của công ty để cải thiện hiệu quả hoạt động hay không. Báo cáo lãi lỗ bao gồm:

• Cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hiệu quả tài chính (dựa trên lợi nhuận ròng) và liệu công ty/doanh nghiệp của bạn đang lãi hay lỗ.
• Cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về hoạt động của các nguồn doanh thu và các hạng mục chi phí khác nhau, giúp bạn đảm bảo các chiến lược được tối ưu hóa để thúc đẩy doanh thu.
• Giúp thúc đẩy quá trình ra quyết định đối với các chức năng quan trọng như phân bổ nguồn lực, định giá và quản lý chi phí.
• Cung cấp cho các bên liên quan quan trọng (như nhà đầu tư và chủ nợ) thông tin họ cần để hiểu giá trị các khoản đầu tư của mình , từ đó đưa ra quyết định cho các hành động trong tương lai (như tăng cường đầu tư).

Báo cáo thu nhập có giống với báo cáo lãi lỗ không?

Báo cáo thu nhập. Báo cáo lãi lỗ. Bảng cân đối kế toán. Mặc dù những thuật ngữ này thường được sử dụng chung, nhưng chúng không hoàn toàn có thể thay thế cho nhau.

“Báo cáo kết quả kinh doanh còn được gọi là báo cáo lãi lỗ,” Francis Fabrizi, kế toán viên tại Keirstone Limited, cho biết. “Không có sự khác biệt giữa hai loại báo cáo này, trong khi bảng cân đối kế toán cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về toàn bộ thông tin tài chính của công ty. Bảng cân đối kế toán thường bao quát hơn, thể hiện tài sản, nợ phải trả và thu nhập. Tuy nhiên, báo cáo kết quả kinh doanh hữu ích hơn trong việc thể hiện chi tiết dòng tiền cụ thể.”

Cách lập báo cáo lãi lỗ (Hướng dẫn từng bước)

Bạn có thể lập báo cáo lãi lỗ bằng công cụ kế toán (như QuickBooks), thủ công bằng phần mềm như Excel, hoặc bắt đầu nhanh chóng với mẫu có sẵn (như mẫu của chúng tôi mà tôi đã đề cập ở trên).

Fabrizi cho tôi biết một lợi ích của phần mềm kế toán dựa trên điện toán đám mây là nó cho phép bạn nhanh chóng tạo báo cáo lãi lỗ: “Hầu hết các phép tính được tự động hóa từ biên lai và hóa đơn, vì vậy khả năng bỏ sót hoặc tính toán sai sẽ giảm đi.”

Các công cụ phần mềm thường cung cấp nhiều định dạng báo cáo khác nhau (như biểu đồ cột hoặc biểu đồ đường) giúp bạn hình dung xu hướng và đưa ra các quyết định kinh doanh.

Bất kể bạn lập báo cáo lãi lỗ bằng cách nào, có sáu lĩnh vực chính cần bao gồm:

• Doanh thu: số tiền ròng nhận được từ doanh số bán hàng.
• Giá vốn hàng bán (COGs): tổng chi phí sản xuất hoặc mua sản phẩm đã bán.
• Lợi nhuận gộp (hoặc lỗ): thu nhập sau khi trừ đi giá vốn hàng bán.
• Chi phí hoạt động: số tiền chi ra để duy trì hoạt động hàng ngày.
• Lợi nhuận (hoặc lỗ) hoạt động: thu nhập từ các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
• Lợi nhuận ròng (hoặc lỗ): tổng thu nhập trừ đi chi phí (giá vốn hàng bán, nợ, lãi suất, v.v.)

Doanh thu

Mục doanh thu trong báo cáo lãi lỗ bao gồm tất cả thu nhập mà doanh nghiệp của bạn nhận được từ hoạt động kinh doanh hàng ngày.

“Điều này bao gồm việc bán hàng hóa và dịch vụ, cũng như các nguồn thu nhập khác, chẳng hạn như việc thanh lý đồ dùng văn phòng đã qua sử dụng,” Fabrizi cho biết.

Trước khi tính toán tổng thu nhập, hãy xác định khung thời gian bạn đang tính toán. Nếu là quý, bạn sẽ cộng tất cả doanh số bán hàng được tạo ra trong ba tháng đó để có được số liệu doanh thu chính xác.

Ví dụ, nếu bạn kéo được cần câu:

• 5.700 đô la vào tháng Mười
• 10.300 đô la vào tháng 11
• 3.500 đô la vào tháng 12,

Tổng doanh thu thuần của bạn là 19.500 đô la. Đây là báo cáo lãi lỗ của tôi với những con số đó:

Giá vốn hàng bán (COGS)

Giá vốn hàng bán là số tiền bạn chi ra cho nguyên vật liệu để vận hành doanh nghiệp. Ví dụ, mua hàng tồn kho để sản xuất hoặc bán sản phẩm, hoặc mua máy móc để cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

“Nếu bạn sở hữu một quán cà phê và tính giá 2,50 đô la cho một ly cà phê mang đi, lợi nhuận của bạn không phải là 2,50 đô la. Các chi phí như giá hạt cà phê và cốc đựng cà phê mang đi phải được trừ đi. Một ví dụ khác: Bạn cần tính đến chi phí của nhà cung cấp; nếu bạn bán một mặt hàng, bạn không tự mình sản xuất ra nó,” Fabrizi giải thích.

Theo Fabrizi, các chi phí gián tiếp (ví dụ: tiền thuê nhà, kế toán và tiếp thị) không liên quan trực tiếp đến việc tạo ra dịch vụ và hàng hóa không được tính vào giá vốn hàng bán. Chúng thuộc về các chi phí phát sinh hoặc chi phí hoạt động.

Trong ví dụ này, tôi sẽ thêm giá vốn hàng bán là 5.500 đô la vào báo cáo lãi lỗ của mình.

Lợi nhuận gộp (hoặc lỗ gộp)

Lợi nhuận gộp là số tiền bạn kiếm được sau khi trừ đi giá vốn hàng bán. Mẫu của chúng tôi tự động tính toán lợi nhuận gộp, vì vậy tôi có thể thấy ngay lợi nhuận gộp của mình trong quý 4 năm 2024 là 14.000 đô la.

Nếu bạn thực hiện việc này thủ công, hãy tính lợi nhuận gộp bằng cách trừ giá vốn hàng bán (COGS) khỏi doanh thu thuần: (doanh thu - COGS) = lợi nhuận gộp.

Theo ví dụ của tôi, 19.500 - 5.500 = 14.000.

Chi phí hoạt động (Chi phí)

Trong mục chi phí hoạt động, bạn tính toán số tiền chi ra để duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày. Điều này bao gồm:

• Lương nhân viên
• Tiền thuê mặt bằng kinh doanh và các chi phí tiện ích (điện thoại kinh doanh, không gian văn phòng, v.v.)
• Khấu hao thiết bị của công ty (máy tính, đồ nội thất văn phòng, xe cộ, v.v.)
• Phí hành chính (bảo hiểm, văn phòng phẩm và các khoản mục khác không liên quan trực tiếp đến hàng hóa hoặc chức năng cụ thể)

Lợi nhuận (hoặc lỗ) hoạt động

Lợi nhuận hoạt động là tổng số tiền mà doanh nghiệp của bạn thu được sau khi trừ đi giá vốn hàng bán và các chi phí phát sinh khác. Để tính toán điều này, bạn trừ chi phí hoạt động (được gọi là “Tổng chi phí” trong mẫu báo cáo lãi lỗ của chúng tôi) khỏi lợi nhuận gộp. Công thức:

(Doanh thu - Giá vốn hàng bán) - Chi phí hoạt động = Lợi nhuận hoạt động

Vậy, ví dụ của tôi là:

(19.500 - 5.500) = 14.000 (lợi nhuận gộp)

14.000 - 2.200 (tổng chi phí) = 11.800 (lợi nhuận hoạt động)

Đến bước này, bạn cũng có thể cộng giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động để tính tổng chi phí. Tổng chi phí của tôi là 7.700 đô la (5.500 + 2.200).

Lợi nhuận ròng (hoặc lỗ ròng)

Lợi nhuận ròng là tổng doanh thu trừ đi tất cả các chi phí (giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động, lãi vay và thuế). Nói cách khác, nó thể hiện số tiền cuối cùng mà công ty thu được.

Ví dụ này, tôi sẽ thêm tổng số thuế là 4.000 đô la vào mẫu của mình. Quá trình tính toán diễn ra tự động, vì vậy tôi đã thấy lợi nhuận ròng của mình trong quý 4 năm 2024 là 7.800 đô la

Nếu bạn thực hiện việc này thủ công, công thức là:

Lợi nhuận hoạt động - (Lãi suất nợ + Thuế) = Lợi nhuận ròng

Vậy, nếu tiền lãi nợ và thuế của tôi là 4.000 đô la, công thức của tôi là:

11.800 - 4.000 = 7.800 (Lợi nhuận ròng)

Nếu lợi nhuận ròng của bạn âm, bạn sẽ lỗ ròng thay vì lãi ròng.

Cách đọc báo cáo lãi lỗ

Mục đích của việc đọc báo cáo lãi lỗ là để xác định khả năng sinh lời của một doanh nghiệp. Bạn sẽ phải xem xét từng dòng trong báo cáo lãi lỗ để xác định xem công ty đang hoạt động thua lỗ (và sẽ không phải nộp thuế) hay đang thu được lợi nhuận.

Trước khi bắt đầu, hãy xác định kỳ báo cáo (tháng, quý, năm) để có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tài chính của công ty.

Tiếp theo, hãy xác định xem phương pháp kế toán có phải là:

• Cơ sở kế toán tiền mặt: Thu nhập và chi phí được ghi nhận ngay khi phát sinh.
• Nguyên tắc kế toán dồn tích: Thu nhập và chi phí được ghi nhận ngay cả khi tiền chưa được trao đổi.

Điều này rất quan trọng vì các khoản dồn tích có thể không phát sinh cho đến nhiều tháng sau, ảnh hưởng đến thu nhập hoặc chi phí thực tế trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: kiếm được 55.000 đô la trong quý (theo phương pháp tiền mặt) và có 15.000 đô la hóa đơn chưa thanh toán cho các dự án đã hoàn thành.

Khi cộng tất cả lại, bạn sẽ có thu nhập 70.000 đô la. Nhưng nếu bạn không nhận được 15.000 đô la cho đến ba tháng sau, bạn có thể tính toán sai số tiền chi tiêu cho quý đó, dẫn đến thâm hụt ngân sách.

Báo cáo lãi lỗ đã kiểm toán so với báo cáo lãi lỗ chưa kiểm toán

Việc nhờ một kế toán viên được cấp phép kiểm toán báo cáo lãi lỗ sẽ đảm bảo tính chính xác, và nếu bạn giống tôi, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng các phép tính của mình đều chính xác. Thêm vào đó, các nhà đầu tư và ngân hàng thường yêu cầu báo cáo lãi lỗ đã được kiểm toán trước khi đồng ý đầu tư hoặc cấp vốn cho doanh nghiệp của bạn.

“Một trong những sai lầm lớn nhất mà các chủ doanh nghiệp mắc phải khi lập báo cáo lãi lỗ là không ghi đúng loại doanh thu và chi phí vào báo cáo,” Amine Alajian, CPA và người sáng lập Alajian Group, một công ty kế toán dành cho các công ty khởi nghiệp, cho biết.

“Quan điểm cho rằng tất cả tiền thu vào đều là doanh thu và tất cả tiền chi ra đều là chi phí là không chính xác. Ví dụ, nếu bạn nhận được tiền để vay vốn, đó là khoản nợ phải trả, chứ không phải doanh thu. Tương tự, khi bạn trả lại khoản vay đó, đó không phải là chi phí và không nên được ghi vào báo cáo lãi lỗ.”

Đừng coi việc kiểm toán báo cáo lãi lỗ là điều xấu — nó không giống như việc cơ quan thuế đến xem xét báo cáo tài chính của bạn. Việc này cung cấp thêm một góc nhìn chuyên nghiệp để xem xét tài chính của bạn, giúp ngăn ngừa sai sót trong báo cáo và tạo niềm tin cho các bên liên quan và nhà đầu tư. Tôi đặc biệt khuyên bạn nên thực hiện việc này, bất kể bạn tự tin đến mức nào về các tính toán tài chính của mình.

Đến lượt bạn

Đối với các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang mong muốn phát triển, việc theo dõi sát sao lợi nhuận và thua lỗ là rất quan trọng.

Báo cáo tài chính rất cần thiết đối với các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang mong muốn phát triển.

Việc lập báo cáo lãi lỗ giúp bạn theo dõi các chỉ số quan trọng, đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược và truyền đạt thông tin quan trọng cho các bên liên quan. Nếu bạn quyết định bán doanh nghiệp hoặc tìm kiếm đầu tư, bạn cũng sẽ có bằng chứng để đàm phán mức giá tốt nhất.