Bạn đang mở rộng đội ngũ bán hàng theo khu vực? Làm thế nào để tự động hóa việc phân công khu vực trong CRM của bạn?

Để đảm bảo tính minh bạch, các tổ chức bán hàng cần tự động hóa việc phân công bằng các quy tắc động có tính đến vị trí địa lý, quy mô công ty, ngành nghề và năng lực của nhân viên bán hàng. Những quy tắc này đảm bảo mọi hồ sơ đều được chuyển đến đúng người phụ trách.

Cẩm nang hữu ích này đề cập đến những lợi ích của việc phân công khu vực và khám phá:

• Cách các nhóm tăng trưởng nhanh sử dụng để mở rộng phạm vi hoạt động mà không gây hỗn loạn.
• Sự phát triển lãnh thổ theo từng giai đoạn: từ 10 đến 50 lần lặp lại.
• Các ví dụ cụ thể về quy tắc.
• Các giám đốc bán hàng đưa ra lời khuyên về cách sử dụng khu vực bán hàng tự động.

Phân bổ khu vực thủ công so với phân bổ khu vực tự động

Phân công khu vực bán hàng thủ công hoạt động tốt cho đến khi nó không còn hiệu quả nữa. Khi các nhóm phát triển từ 10 người bán hàng lên 50 người, một bảng tính đơn giản trở thành một bãi mìn đầy rẫy các ngoại lệ, các giải pháp "chữa cháy nhanh" và những tranh cãi trên Slack. Hiệu quả công việc chậm lại, các khách hàng tiềm năng trở nên lỗi thời, và người quản lý dành nhiều thời gian hơn để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Giải pháp cho các quy trình thủ công kém hiệu quả? Tự động hóa việc phân bổ khu vực bán hàng với logic đa yếu tố. Các nhóm thiết lập các quy tắc định tuyến dựa trên vị trí địa lý, quy mô công ty, ngành nghề và năng lực của nhân viên bán hàng. Sau đó, hệ thống tự động hóa sẽ đảm bảo mọi bản ghi đều được chuyển đến đúng người phụ trách.

Vậy tất cả những điều này mang lại lợi ích có thể đo lường được như thế nào cho đội ngũ bán hàng? Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu.

Lợi ích của việc phân bổ khu vực tự động

Ít tranh cãi về việc "ai sở hữu cái này?" hơn sẽ giúp dành nhiều thời gian hơn cho việc bán hàng.

Làm thế nào để các nhóm tránh xung đột về khu vực bán hàng? Nếu nhân viên bán hàng biết chính xác khách hàng tiềm năng nào thuộc về mình, họ sẽ ngừng nhắn tin cho quản lý và bắt đầu gọi điện cho khách hàng tiềm năng. Các công ty đang phát triển có thể tự động hóa việc phân chia khu vực bán hàng để giảm thiểu xung đột.

Tính năng phân công luân phiên cho phép nhân viên bán hàng tự động hóa việc quản lý khu vực bán hàng . Trí tuệ nhân tạo Beeze thậm chí có thể tạo ra các hành động trong quy trình làm việc như luân chuyển hồ sơ cho người phụ trách và các nhánh đơn giản, giúp các nhóm chỉ cần mã hóa logic một lần và tiếp tục công việc.

Tốc độ phủ sóng nhanh hơn dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

Khách hàng tiềm năng không thể và không nên chờ đợi phản hồi từ nhân viên bán hàng. Trên thực tế, một cuộc khảo sát của Meera với 464 công ty cho thấy rằng các nhóm chờ đợi hơn một giờ để phản hồi khách hàng tiềm năng có khả năng chuyển đổi họ thành khách hàng thực tế thấp hơn gấp 7 lần. Sự thật rất đơn giản: Bạn càng chờ lâu, khách hàng tiềm năng càng trở nên "lạnh" (không còn hứng thú).

Phân bổ khu vực tự động giúp loại bỏ độ trễ giữa việc điền biểu mẫu và lần liên lạc đầu tiên . Trí tuệ nhân tạo Breeze giúp bạn thiết lập định tuyến, thông báo và bộ hẹn giờ nhanh chóng để nhân viên bán hàng phù hợp phản hồi ngay lập tức. Breeze AI thậm chí có thể tự động cá nhân hóa lần liên lạc đầu tiên.

Phân bổ khối lượng công việc cân bằng giúp nhiều nhân viên bán hàng đạt chỉ tiêu hơn.

Hệ thống định tuyến khách hàng tiềm năng tự động cho phép các nhóm phân bổ khách hàng tiềm năng đồng đều cho các nhân viên bán hàng. Điều này tạo ra khối lượng công việc có thể dự đoán được và các cơ hội được phân bổ, giúp nhân viên bán hàng thành công. Trên thực tế, theo một nghiên cứu của Xactly , các công ty sử dụng lập kế hoạch khu vực bán hàng tự động có thể đạt được chỉ tiêu cao hơn tới 30% .

Mẹo hay: Để cân bằng khối lượng công việc, hãy tích hợp các thuộc tính cơ bản như vị trí địa lý, ngành nghề và năng lực của nhân viên bán hàng vào tính năng định tuyến khách hàng tiềm năng. Sau đó, sử dụng quy trình làm việc động để cập nhật việc phân công khách hàng tiềm năng khi điều kiện thay đổi. Điều này tạo ra sự phân bổ cơ hội tương đương cho mỗi nhân viên bán hàng.

Quản lý lãnh thổ thủ công so với quản lý lãnh thổ tự động

Sự tiến hóa lãnh thổ theo giai đoạn phát triển

Khi số lượng nhân viên và lượng khách hàng tiềm năng tăng lên, logic phân chia khu vực bán hàng của doanh nghiệp cũng cần phải được hoàn thiện. Việc chỉ đơn giản chia nhỏ khách hàng tiềm năng trong bảng tính sẽ không hiệu quả khi mở rộng từ 10 nhân viên bán hàng lên hơn 50 người.

Đây là hình thức quản lý khu vực kinh doanh ở từng giai đoạn.

Giai đoạn 1: Khởi nghiệp

• Các nhóm khởi nghiệp thường nhận thấy lượng khách hàng tiềm năng đến từ bên ngoài thấp hơn, với ít hơn 100 hồ sơ mới mỗi tháng.
• Các nhóm khởi nghiệp thường có từ hai đến ba nhân viên bán hàng và từ một đến hai chuyên viên phát triển kinh doanh.
• Việc phân công nhiệm vụ lãnh đạo tại các công ty khởi nghiệp thường được thực hiện thủ công và không chính thức.

Tại các công ty khởi nghiệp, hồ sơ khách hàng lý tưởng (ICP) vẫn đang được hoàn thiện, sản phẩm đang phát triển và chỉ có một vài khách hàng tham khảo. Bên cạnh đó, quy mô nhóm nhỏ hơn, nên việc chia nhóm rất dễ dàng. Các quản lý bán hàng chỉ cần dựa vào số lượng khách hàng tiềm năng mà mỗi nhân viên bán hàng có thể tiếp cận được để đặt chỉ tiêu.

Không cần phân khúc phức tạp, và việc phân công thủ công vẫn hoạt động tốt cho đến khi các nhóm bắt đầu phát triển vượt bậc so với quy trình bán hàng hiện tại. Các nhóm có thể cần tinh chỉnh chiến lược phân bổ khách hàng tiềm năng nếu nhận thấy những dấu hiệu sau:

• Hàng tuần đều có thông báo "Ai sở hữu cái này?".
• Thời gian phản hồi đầu tiên thay đổi tùy theo từng người.
• Sự thiên vị len lỏi vào và tinh thần làm việc sa sút.
• Chuyển giao chậm.
• Khối lượng công việc không cân bằng.

• Các mẫu rõ ràng trong ICP theo kích thước hoặc theo chiều dọc.
• Các nhân viên bán hàng luôn đạt chỉ tiêu.

Tôi sẽ đưa ra một ví dụ vô cùng xấu hổ. Khi tôi điều hành đội ngũ bán hàng cho công ty khởi nghiệp đầu tiên, chúng tôi có ba nhân viên bán hàng và tôi. Một người là người tôi yêu thích nhất. Vì vậy, nhiều khi tôi có thể tự tay phân bổ lại những khách hàng tiềm năng cho "người của tôi". Điều đó không hiệu quả. Tôi đã làm tăng cái tôi của họ khiến tỷ lệ chốt đơn giảm xuống. Và tôi cũng làm suy giảm tinh thần của các nhân viên bán hàng khác.

Điều đó dạy tôi rằng sự thiên vị và việc phân công thủ công sẽ nhanh chóng phá hủy lòng tin. Chúng tôi cũng có các khách hàng tiềm năng đến từ ba quốc gia khác nhau, vì vậy việc phân chia "khu vực" không được công bằng.

Nghe quen thuộc chứ? Đã đến lúc chuyển sang giai đoạn Tăng trưởng rồi.

Giai đoạn 2: Tăng trưởng

• Các nhóm phát triển thường làm việc ở hai hoặc nhiều khu vực, nơi có thể sử dụng nhiều hơn một ngôn ngữ.
• Các đội ngũ phát triển có từ 10 đến 20 nhân viên bán hàng.
• Các nhà quản lý có thể sử dụng bảng tính hoặc mô hình phân công tĩnh trong CRM để phân phối khách hàng tiềm năng.

Khi lượng khách hàng tiềm năng tăng mạnh, đội ngũ bán hàng phát triển và doanh nghiệp bắt đầu bán hàng bằng nhiều ngôn ngữ hoặc khu vực khác nhau. Trong giai đoạn tăng trưởng, các đội ngũ bán hàng:

• Lãnh thổ là những vùng cố định (tức là được xác định bởi địa lý hoặc chiều dọc).
• Việc thêm hoặc bớt nhân viên bán hàng gây ra sự gián đoạn do việc phân bổ lại khu vực bán hàng phải thực hiện thủ công.
• Các nhân viên bán hàng mới thường gặp khó khăn trong việc thích nghi nhanh chóng.
• Các khoản mục chưa xử lý ngày càng chồng chất.

Những người lãnh đạo các nhóm đang trong giai đoạn tăng trưởng vẫn nhớ thời mà bảng tính hoặc hệ thống định tuyến CRM cơ bản còn hiệu quả. Thậm chí họ có thể vẫn bám víu vào những hệ thống này. Tuy nhiên, như Gradient Works đã chỉ ra , chỉ khoảng một nửa số nhân viên bán hàng đạt chỉ tiêu do thiết kế khu vực bán hàng kém hiệu quả. Hơn nữa, phân bổ khối lượng công việc cân bằng đảm bảo năng suất của nhân viên bán hàng cao hơn 23% . Để thu hút thêm khách hàng, các nhóm cần chuyển từ việc thiết lập khu vực bán hàng thủ công sang tự động hóa.

Như David Gerardi , Phó Chủ tịch phụ trách Vận hành Khách hàng tại Forma.ai , gợi ý: “Hãy bắt đầu đơn giản: ngay cả việc phân khúc sơ bộ (khách hàng nhỏ, vừa, lớn) cộng với ước tính mức chi tiêu tối đa cũng sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn mạnh mẽ về sự cân bằng khu vực.”

Giai đoạn 3: Thang đo

• Các nhóm mở rộng quy mô nhận được từ 300 đến 1000 khách hàng tiềm năng mỗi tháng từ nhiều phân khúc khác nhau.
• Việc phân công dựa trên quy tắc là rất cần thiết để đảm bảo khách hàng tiềm năng được phân bổ công bằng giữa các nhân viên bán hàng.

Ở giai đoạn này, các đội ngũ bán hàng xử lý hàng trăm đến hàng nghìn hồ sơ khách hàng tiềm năng mỗi tháng và nhiều phân khúc khác nhau. Mô hình tĩnh cũ không còn đáp ứng được nhu cầu. Khi các tổ chức bán hàng vượt qua ngưỡng này, các đội ngũ nên chuyển hoàn toàn quyết định định tuyến khách hàng tiềm năng vào hệ thống CRM và sử dụng các quy tắc phân bổ động để cân bằng khu vực bán hàng.

Sử dụng logic If/Then động để xây dựng các quy tắc liên quan đến vị trí địa lý, quy mô công ty, ngành nghề và điểm số khách hàng tiềm năng. Từ đó, khách hàng tiềm năng có thể được phân bổ cho các nhân viên bán hàng theo hình thức luân phiên. Mỗi hồ sơ mới đều được chỉ định người phụ trách ngay lập tức, và nhân viên mới sẽ tham gia vào các ca làm việc ngay từ ngày đầu tiên. Trên thực tế, Autonomy đã phát hiện ra rằng thời gian đào tạo nhân viên mới giảm 22% .

Mẹo hay: Khối lượng khách hàng tiềm năng có thể cho thấy những hạn chế về năng lực của nhân viên bán hàng. Bạn có thể bật/tắt trường này và cập nhật quy trình làm việc để chỉ những nhân viên được đánh dấu “Có” mới nhận được khách hàng tiềm năng mới.

Giai đoạn 4: Mở rộng

• Các đội ngũ mở rộng thường có từ 30 đến 70 nhân viên bán hàng và một chiến lược tiếp thị phức tạp.
• Để phân bổ khách hàng tiềm năng, tự động hóa tiên tiến là rất quan trọng.

Các tổ chức đang mở rộng kinh doanh bán hàng cho nhiều phân khúc và đối tác trên toàn cầu bằng cách kết hợp bán hàng trực tiếp và bán hàng nội bộ. Các doanh nghiệp này có đội ngũ bán hàng lớn, cần các giải pháp định tuyến tiên tiến để đảm bảo phân bổ khách hàng tiềm năng công bằng. Có thể tự động định tuyến khách hàng tiềm năng mới đến các nhân viên bán hàng đang rảnh rỗi bằng cách sử dụng các quy tắc có tính đến khu vực và lĩnh vực chuyên môn của nhân viên bán hàng.

Các yếu tố cần xem xét khi tiếp cận quản lý lãnh thổ tự động

Khi xây dựng các quy tắc định tuyến khách hàng tiềm năng, các nhà lãnh đạo bán hàng trước tiên phải đánh giá quy mô đội ngũ, phạm vi địa lý và độ phức tạp của các phân khúc khách hàng. Dưới đây là các yếu tố thiết yếu khác cần xem xét khi xây dựng hệ thống tự động hóa quản lý khu vực bán hàng.

Các yếu tố chính

Có ba yếu tố chính ảnh hưởng đến việc áp dụng các quy tắc tự động trong quản lý lãnh thổ:

• Dữ liệu địa lý như quốc gia, tiểu bang/tỉnh, mã bưu chính hoặc bán kính từ một thành phố.
• Phân định ranh giới chi tiết theo khu vực đô thị hoặc múi giờ di chuyển cho đội ngũ bán hàng tại hiện trường , giúp các nhân viên bán hàng có thể đến thăm khách hàng một cách hiệu quả.
• Múi giờ được điều chỉnh để các khách hàng tiềm năng ở Bờ Đông được chuyển đến các đại diện bán hàng ở Bờ Đông, những người có thể gọi điện ngay vào sáng sớm.

Vị trí địa lý thường quyết định đặc điểm thị trường, múi giờ liên lạc, yêu cầu đi lại và những sắc thái văn hóa. Tất cả những điều đó khiến địa lý trở thành cơ sở kinh điển để phân định khu vực bán hàng. Với những quy tắc này, đội ngũ bán hàng có thể mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng vì khách hàng luôn có người liên hệ thường xuyên ở gần đó.

Thông tin nhân khẩu học của công ty

Thông tin về đặc điểm doanh nghiệp giúp xác định xem khách hàng đó thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), doanh nghiệp tầm trung (mid-market) hay doanh nghiệp lớn (enterprise). Từ đó, bộ phận quản lý doanh thu (RevOps) hoặc lãnh đạo bán hàng sẽ chuyển khách hàng tiềm năng cho các chuyên viên kinh doanh (AE) chuyên về SMB hoặc enterprise tương ứng.

Ngành nghề cũng là một yếu tố quan trọng khác. Các nhân viên bán hàng có thể chuyên về một số lĩnh vực nhất định. Ví dụ, một nhóm chỉ bán hàng cho ngành Y tế, trong khi nhóm khác chuyên về Công nghệ. Hãy xem xét vấn đề này một cách nghiêm túc, vì việc phân công nhân viên bán hàng phù hợp với từng khách hàng có thể giúp tăng tỷ lệ thắng và rút ngắn chu kỳ bán hàng, do nhân viên đó có thể giao tiếp hiệu quả với khách hàng.

Tôi đề xuất sử dụng Zoominfo, LeadIQ hoặc Clay để tự động làm phong phú dữ liệu khách hàng tiềm năng và tài khoản của bạn bằng thông tin về doanh nghiệp. Chúng được tích hợp sẵn và cung cấp những hiểu biết mới mẻ về hồ sơ khách hàng tiềm năng của bạn. Hãy dùng thử bản demo của từng phần mềm để đánh giá chất lượng dữ liệu trong lĩnh vực của bạn trước khi mua.

Tiềm năng thị trường

Tiềm năng thị trường đề cập đến tổng doanh thu có thể đạt được trong một thị trường hoặc khu vực cụ thể. Các nhóm nên tính đến tiềm năng thị trường khi xây dựng quy tắc phân bổ khu vực bán hàng. Việc bỏ qua số lượng khách hàng mục tiêu trong khu vực là một sai lầm thường gặp.

Yếu tố đại diện

Mặc dù các quản lý bán hàng nên tránh thiên vị, nhưng các quy tắc cần phải tính đến điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên bán hàng. Các yếu tố mà nhân viên bán hàng cần xem xét bao gồm:

• Dung tích.
• Chuyên môn sâu rộng.
• Kiến thức về sản phẩm.
• Kỹ năng ngôn ngữ.
• Múi giờ.
• Tỷ lệ thắng sát nút.
• Kinh nghiệm bán hàng cho doanh nghiệp lớn và vừa.

Tôi đề xuất sử dụng đào tạo, kiểm tra kiến ​​thức sản phẩm, phân tích quy trình bán hàng và phân tích kỹ năng giao tiếp (thông qua Gong) để thiết lập hệ thống tự động hóa khu vực bán hàng khách quan.

Những cân nhắc chiến lược

Mỗi doanh nghiệp đều có những yếu tố phân chia khu vực bán hàng riêng biệt, không thể gói gọn trong một quy tắc đơn giản. Ví dụ, các khách hàng tiềm năng có thể được giao cho một nhân viên bán hàng đã gặp gỡ những người ra quyết định tại một hội nghị ở nước khác. Khi khách hàng tiềm năng bước vào quy trình bán hàng, các quy tắc về khu vực bán hàng cần cho phép các trường hợp ngoại lệ.

Những điều này cần được tích hợp vào kế hoạch của bạn như những logic đặc biệt.

Các nguồn giới thiệu và khu vực đối tác cũng có thể yêu cầu các quy tắc bổ sung trong CRM của bạn. Ví dụ: “NẾU nguồn = 'Giới thiệu từ đối tác' THÌ chỉ định cho Nhóm đối tác”.

Ví dụ về các quy tắc tự động cần cấu hình trong CRM của bạn

Hãy cùng đi vào thực tế. Dưới đây, tôi sẽ minh họa chính xác các quy tắc logic If/Then để tự động hóa việc gán giá trị.

Kết hợp giữa yếu tố địa lý và ngành nghề.

• Quy tắc: IF State = “California” AND Industry = “Technology” AND Company_Size > 500 THEN assign_to = “Enterprise_Tech_West” team
• Chức năng: Đảm bảo các khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực công nghệ lớn tại California sẽ được chuyển đến người đại diện phụ trách các tài khoản công nghệ lớn ở Bờ Tây.

Phân phối dựa trên năng lực

• Quy tắc : NẾU Territory_pipeline < $2M VÀ Rep_capacity > 20% số lượng khách hàng tiềm năng thì assign_next_lead = TRUE cho nhân viên bán hàng đó.
• Chức năng: Đây là một quy tắc động kiểm tra xem lượng khách hàng tiềm năng của Nhân viên bán hàng A có đang thấp hay không. Nếu họ còn khả năng, hệ thống sẽ cung cấp thêm khách hàng tiềm năng cho họ. Đây là cách để phân phối khách hàng tiềm năng một cách luân phiên chỉ cho những nhân viên bán hàng đang có dư khả năng.

Định tuyến dựa trên kỹ năng

• Quy tắc : IF Product_interest = “Tích hợp API” AND Lead_complexity = “Cao” THEN route_to = “Nhóm bán hàng kỹ thuật”
• Chức năng: Quy tắc này xem xét mức độ quan tâm và độ phức tạp của khách hàng tiềm năng, có thể được đánh giá dựa trên quy mô công ty hoặc bảng câu hỏi. Nếu cả hai điều kiện đều được đáp ứng, hệ thống sẽ tự động chuyển khách hàng tiềm năng đó đến Nhóm Kinh doanh Kỹ thuật để đảm bảo khách hàng tiềm năng được nói chuyện với người đại diện có chuyên môn phù hợp.

Vòng tròn tính điểm trong phạm vi lãnh thổ

• Quy tắc: IF Inbound_lead AND Country = “USA” THEN assign_to = RoundRobin(USA_Inbound_Team)
• Chức năng: Đây là hệ thống luân chuyển khách hàng tiềm năng cố định, phân bổ khách hàng tiềm năng cho nhân viên bán hàng dựa trên khu vực địa lý.

Quyền sở hữu tài khoản được chỉ định

• Quy tắc: IF Account_name = “MegaCorp Inc” THEN Owner = Rep_Z (Người quản lý tài khoản được chỉ định)
• Chức năng: Bất kể dữ liệu nói gì khác, quy tắc này sẽ được áp dụng nếu tài khoản được xác định là MegaCorp (có thể là một tài khoản quan trọng mà nhóm đã từng bán hàng trước đây hoặc là mục tiêu cần giành được hợp đồng lớn). Hệ thống CRM sẽ tự động chỉ định khách hàng tiềm năng đó cho một nhân viên bán hàng cụ thể, người được chỉ định làm quản lý tài khoản cho công ty đó.

Mẹo hay: Hãy ghi chép lại từng quy tắc và mục đích của nó. Tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc hiểu và điều chỉnh hệ thống khi cần thiết.

Lời khuyên hữu ích khi sử dụng khu vực bán hàng tự động từ các chuyên gia bán hàng

Từ những chi tiết phức tạp trong việc lập kế hoạch phân vùng bán hàng đến những quy tắc đơn giản về phân vùng bán hàng mà bạn có thể đã bỏ sót, dưới đây là ba lời khuyên từ các chuyên gia bán hàng sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả việc phân vùng bán hàng.

Đừng dựa vào doanh số bán hàng trong quá khứ để lập kế hoạch phân bổ khu vực bán hàng.

“Chỉ nhìn vào doanh số bán hàng trong quá khứ cho bạn biết nhân viên bán hàng nào làm việc hiệu quả, chứ không phải đâu là tiềm năng tăng trưởng. Bạn cần phải bổ sung thêm ước tính chi tiêu tiềm năng,” David Gerardi nói và tiếp tục, “Về cơ bản, bạn đang tưởng thưởng cho những nhân viên bán hàng đã thừa hưởng những khách hàng mạnh trong quá khứ.”

Rủi ro ở đây là việc giao cho một số nhân viên bán hàng những khu vực "dễ dàng" (nhiều khách hàng lớn lâu năm) và những khu vực "khó bán" hơn, điều này tạo ra sự bất mãn, khiến nhân viên thiếu động lực và bỏ lỡ doanh thu.

Thay vào đó, Gerardi đề xuất: “Hãy thêm một chỉ số về 'khả năng chi tiêu'. Về cơ bản, những khách hàng này có thể chi tiêu bao nhiêu cho bạn trong tương lai?”

Diễn biến tiếp theo sẽ như thế nào?

Hiện tại, công ty X chi 50.000 đô la mỗi năm cho một sản phẩm, nhưng dựa trên quy mô nhân viên, doanh thu hoặc các tiêu chuẩn ngành, tiềm năng của họ có thể lên tới 200.000 đô la.

Theo Gerardi, đây là cách tính toán:

• Hãy xem xét nhóm khách hàng chi tiêu nhiều nhất và xác định các đặc điểm chung (ngành nghề, quy mô, công nghệ sử dụng).
• Áp dụng những mô hình đó cho các khách hàng tiềm năng tương tự để ước tính tiềm năng.
• Sử dụng các chỉ số về đặc điểm doanh nghiệp như số lượng nhân viên hoặc doanh thu để thiết lập ngưỡng.
• Lấy chi tiêu hiện tại trừ đi chi tiêu tiềm năng; khoảng chênh lệch đó chính là cơ hội tăng trưởng của bạn.

Tiếp theo, hãy xây dựng một chỉ mục lãnh thổ bao gồm cả hai yếu tố sau:

• Doanh số bán hàng trong quá khứ (số tiền họ đã chi tiêu).
• Doanh số tiềm năng (số tiền họ có thể chi tiêu).

Tính điểm cho chúng (ví dụ: 40% dữ liệu lịch sử, 60% tiềm năng). Gán điểm cho mỗi tài khoản. Sau đó tổng hợp điểm số trên toàn bộ khu vực để xem khu vực nào đang quá tải hoặc thiếu tải.

- Hướng dẫn cách xây dựng chỉ mục khu vực 

• Tạo một thuộc tính tùy chỉnh cho các tài khoản có tên là Doanh thu tiềm năng hàng năm (hoặc sử dụng các trường "Tài khoản mục tiêu" tích hợp sẵn nếu bạn đang sử dụng phiên bản Enterprise).
• Hãy bổ sung dữ liệu từ các công cụ làm giàu thông tin (ZoomInfo, Cognism, Clearbit hoặc các tiêu chuẩn ngành của riêng bạn).
• Hãy lập báo cáo thể hiện Doanh thu Lịch sử + Doanh thu Tiềm năng cho từng khu vực. Điều này giúp bạn nhận thấy sự chênh lệch ngay lập tức.

Thu thập dữ liệu chính xác trước khi định tuyến.

Nếu bạn không thu thập đầy đủ thông tin cần thiết ngay từ đầu, hệ thống tự động định tuyến sẽ bị lỗi. Nhân viên bán hàng có thể nhận được thông tin khách hàng tiềm năng không đầy đủ, hoặc tệ hơn, khách hàng tiềm năng sẽ không được phân công.

“Hãy coi mỗi lần người dùng điền vào biểu mẫu như thể nó sắp trở thành một giao dịch. Thiết kế biểu mẫu sao cho phù hợp với logic định tuyến tiếp theo,” CJ Maurer , Đối tác Giải pháp được chứng nhận và Giám đốc tại The Gist , gợi ý .

Ông tiếp tục, “Hãy nghĩ về những thông tin mà đội ngũ bán hàng của bạn thực sự cần để chốt giao dịch thành công. Hãy nghĩ về những thông tin bạn muốn lưu giữ trong hồ sơ giao dịch.” Những thông tin đó có thể là:

• Tiểu bang, Khu vực hoặc Mã bưu chính
• Số lượng nhân viên hoặc doanh thu
• Thẳng đứng
• Thông tin liên hệ

Mẹo hay: Hãy ngồi xuống với quản lý bán hàng của bạn và hỏi thẳng thắn: “Bạn thường hỏi thông tin gì với mọi khách hàng tiềm năng trong cuộc gọi đầu tiên? Hãy thu thập thông tin đó ngay bây giờ để không lãng phí thời gian tìm hiểu nhu cầu.” Sau đó, sử dụng Breeze AI để tạo các biểu mẫu thông minh tự động điền các thông tin còn thiếu bằng quy trình làm việc.

Maurer cũng đặc biệt khuyên bạn nên tạo Thuộc tính Tiểu bang tùy chỉnh riêng với menu thả xuống để loại bỏ lỗi chính tả và viết tắt khi khách hàng tiềm năng nhập vị trí thủ công. Điều này sẽ ngăn chặn quy trình làm việc bị lỗi.

Ông ấy nêu gương bằng chính hành động của mình.

“Hãy tạo một thuộc tính tùy chỉnh 'Tiểu bang (Danh sách thả xuống)' thay vì dựa vào trường văn bản Tiểu bang/Vùng mặc định,” ông nói. Sau đó, thêm tất cả 50 tiểu bang và tỉnh của Hoa Kỳ vào một danh sách thả xuống. Bằng cách này, bạn sẽ yêu cầu khách hàng tiềm năng chọn từ danh sách thả xuống, nhờ đó tránh được các lỗi chính tả như “Califonia” hoặc “CA”. Do đó, không có khách hàng tiềm năng nào bị xếp vào trạng thái “Chưa được phân công”.

Hãy xử lý các “vùng lãnh thổ chưa được kiểm soát” một cách khôn ngoan.

Không phải công ty nào cũng phủ sóng mọi khu vực địa lý. Một số khu vực không có đại diện bán hàng được chỉ định. Khi có khách hàng tiềm năng từ một trong những khu vực "chưa được phủ sóng" này, hệ thống CRM vẫn cần biết phải chuyển thông tin đó đến đâu.

CJ chỉ đơn giản khuyên bạn nên sử dụng chức năng " Xoay bản ghi cho người sở hữu " để đưa những khách hàng tiềm năng "chưa được phân bổ" vào một nhóm luân phiên giữa các nhân viên bán hàng của bạn. Hoặc, bạn có thể chuyển tất cả chúng đến một Quản lý bán hàng (hoặc một hàng đợi) để phân công thủ công.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào thì nên phân chia khu vực?

Một nguyên tắc chung là nên chia nhỏ khu vực bán hàng khi nó liên tục vượt quá khả năng của một nhân viên bán hàng duy nhất hoặc khi nó chứa một tỷ lệ cơ hội không cân xứng so với các khu vực khác. Các dấu hiệu khác cần chú ý:

• "Ai sở hữu cái này?" là những câu hỏi.
• Những thay đổi về thời gian phản ứng đầu tiên.
• Khiếu nại về sự thiên vị.
• Chuyển giao chậm.

Tài khoản được đặt tên là gì?

Khách hàng được chỉ định là những khách hàng có giá trị cao, được giao cho các nhân viên bán hàng cụ thể, bất kể khu vực phụ trách.

Các nhóm nên xử lý việc phân công tài khoản cụ thể như thế nào?

Các tài khoản được chỉ định có thể cùng tồn tại với các quy tắc tự động bằng cách sử dụng các ngoại lệ/ghi đè. Trên thực tế, khi có khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch, hệ thống trước tiên nên kiểm tra: “Công ty này có phải là tài khoản được chỉ định trong danh sách của chúng ta không?” Nếu có, hệ thống nên gán khách hàng tiềm năng đó cho chủ sở hữu tài khoản được chỉ định, bỏ qua các quy tắc phân vùng thông thường.

CRM cho phép bạn tra cứu dựa trên một danh sách tĩnh. Hoặc, các nhóm có thể gắn thẻ cho các tài khoản đó bằng một trường như “Named_Account_Owner = Rep A” và cho phép quy trình làm việc kiểm tra trường đó.

Còn về xung đột lãnh thổ giữa các đối tác thì sao?

Về mặt lãnh thổ, một số công ty chỉ định các khu vực hoặc phân khúc nhất định cho các đối tác kênh thay vì đại diện bán hàng trực tiếp. Nếu đó là mô hình của bạn, bạn nên đưa điều đó vào quy tắc định tuyến của mình.

Ví dụ, có thể tất cả các khách hàng tiềm năng từ phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) ở châu Âu sẽ được chuyển đến Quản lý Đối tác hoặc xếp hàng chờ thay vì trực tiếp cho nhân viên bán hàng. Hoặc, các nhóm có thể thiết lập các quy tắc như: Nếu khách hàng tiềm năng đến từ khu vực do nhà phân phối phụ trách, hãy giao cho nhóm kênh phân phối.

Điều mấu chốt là phải phân định rõ ràng, theo khu vực địa lý, quy mô công ty hoặc dòng sản phẩm. Sau đó, tự động hóa quy trình sao cho hệ thống CRM không gửi khách hàng tiềm năng cho nhân viên bán hàng trực tiếp khi đáng lẽ ra phải gửi cho đối tác (hoặc ngược lại).

Làm thế nào để đảm bảo sự công bằng và tuân thủ pháp luật?

Các quy tắc về khu vực bán hàng là yếu tố loại bỏ xung đột. Sự công bằng đến từ việc sử dụng các tiêu chí khách quan để luân chuyển khách hàng tiềm năng và xem xét kết quả mỗi quý. Trước tiên, hãy thiết kế các quy tắc khu vực bán hàng dựa trên dữ liệu kinh doanh (như vị trí, quy mô khách hàng, v.v.) chứ không phải dựa trên đặc điểm cá nhân của nhân viên bán hàng. Sau đó, hãy ghi lại các quy tắc và tiêu chí để mọi người đều biết khu vực bán hàng được xác định như thế nào.

Để đảm bảo tuân thủ và quản trị, việc có bước phê duyệt cho các thay đổi về khu vực là rất hữu ích. Các nhà lãnh đạo RevOps nên thực hiện kiểm toán thường xuyên. Từ đó, họ có thể báo cáo về việc phân bổ khu vực để kiểm tra các sai lệch lớn.

Bắt đầu với Quản lý Lãnh thổ

Việc mở rộng quy mô từ 10 lên 50 nhân viên bán hàng không nhất thiết phải dẫn đến hỗn loạn. Khi các tổ chức bán hàng xác định các yếu tố phân công, chẳng hạn như vị trí địa lý, quy mô công ty, ngành nghề và năng lực của nhân viên, họ có thể xây dựng các quy tắc phản ánh logic tiếp thị.