8 giải pháp phần mềm lập hóa đơn và thanh toán yêu thích của tôi dành cho doanh nghiệp nhỏ

Có một quý may mắn, khi công việc bận rộn hơn bình thường, tôi phải vất vả tìm thời gian; thậm chí việc gửi hóa đơn đúng hạn cũng trở nên khó khăn. Tôi đang trò chuyện với một người bạn và anh ấy nói: “Cậu có thực sự đang lãng phí thời gian mà không dùng phần mềm lập hóa đơn miễn phí dành cho doanh nghiệp nhỏ không? Nó sẽ giúp cuộc sống của cậu dễ ​​dàng hơn rất nhiều đấy!”

Đó chính là khoảnh khắc "eureka" của tôi. Lần này, tôi quyết định lùi lại một bước và dành ra vài giờ (giữa bao áp lực) để tìm hiểu cách phần mềm lập hóa đơn hoạt động. Khi tìm hiểu sâu hơn về các tính năng, tôi đã rất ấn tượng. Tôi nhận ra nó giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, và từ đó tôi không còn quay lại dùng phần mềm cũ nữa.

Nếu bạn đang ở trong hoàn cảnh giống như tôi, kinh nghiệm và những bài học tôi rút ra về phần mềm lập hóa đơn có thể giúp bạn chuyển đổi dễ dàng hơn. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm.

Phần mềm lập hóa đơn là một công cụ kỹ thuật số giúp tạo, gửi, quản lý và theo dõi hóa đơn một cách hiệu quả. Thay vì phải tự tạo hóa đơn bằng mẫu hóa đơn trong bảng tính hoặc trình xử lý văn bản, phần mềm này tự động hóa phần lớn quy trình đó.

Hầu hết mọi người tin rằng những công cụ như vậy chỉ dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn có khối lượng giao dịch cao và thích sử dụng giải pháp đơn giản như mẫu hóa đơn . Tôi cũng từng nghĩ như vậy.

Tuy nhiên, tôi đã trực tiếp trải nghiệm và thấy rằng phần mềm lập hóa đơn rất tiện dụng cho bất kỳ ai lập hóa đơn cho khách hàng, đặc biệt là những người muốn làm việc nhanh hơn, thông minh hơn và ít mắc lỗi hơn. Thông minh hơn vì bạn có thể sử dụng phần mềm lập hóa đơn để thiết lập mẫu, tính thuế, gửi nhắc nhở thanh toán và thậm chí theo dõi hóa đơn nào đã được thanh toán, quá hạn hoặc chưa thanh toán.

Các giải pháp lập hóa đơn phổ biến dành cho doanh nghiệp nhỏ cũng tích hợp với hệ thống kế toán, nền tảng CRM và cổng thanh toán. Bằng cách này, chúng giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình lập hóa đơn và quản lý dòng tiền. Nhân đây, tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số lựa chọn tốt nhất mà tôi đã tìm thấy.

Phần mềm lập hóa đơn tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Có thể bạn thắc mắc tại sao lại phải làm một quy trình phức tạp cho một việc đơn giản như lập hóa đơn mà bạn vẫn đang làm thủ công. Nhưng sự thật là: Nếu quy trình lập hóa đơn không suôn sẻ, dòng tiền của bạn có thể bị chậm lại, công việc hành chính sẽ chồng chất, và tệ hơn nữa, bạn thậm chí có thể tạo ra mâu thuẫn với khách hàng. Đây là những rủi ro bạn không thể chấp nhận được.

Dưới đây là một số phần mềm lập hóa đơn miễn phí, có bản dùng thử và trả phí tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ.

Liên kết thanh toán 

Payment Links là một tính năng phần mềm hóa đơn mạnh mẽ trong Commerce . Với giải pháp này, phần mềm hóa đơn của bạn không chỉ tích hợp với hệ thống quản lý nội dung (CMS) mà còn là một phần của hệ thống đó. Tôi đã thử và có thể khẳng định rằng nó giúp việc gửi hóa đơn và thu tiền trở nên cực kỳ dễ dàng.

Để sử dụng, bạn chỉ cần tạo một liên kết thanh toán để xử lý thanh toán một lần hoặc định kỳ (tùy thuộc vào yêu cầu của bạn) bằng các bước đơn giản. Bạn thậm chí có thể nhúng các liên kết này vào hóa đơn thủ công của mình hoặc thêm chúng vào email.

Tiếp theo, bạn cần chia sẻ nó với khách hàng và nhận tiền. Họ sẽ rất hài lòng với sự dễ dàng trong thanh toán và trải nghiệm thanh toán tuyệt vời. Và đó chưa phải là tất cả. Sử dụng phần mềm này cũng có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ mà phần mềm hóa đơn thông thường không thể làm được. Ví dụ, nó có thể cập nhật ngay lập tức tài khoản khách hàng với lịch sử mua hàng.

Hơn nữa, vì Payment Links được tích hợp vào Smart CRM, bạn không còn phải chuyển đổi giữa nhiều tab, công cụ và hệ thống khác nhau nữa. Bạn có thể giữ dữ liệu thương mại và khách hàng của mình trong một không gian thống nhất để có quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả. Tôi thấy tính năng này vô cùng hữu ích đối với một doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế.

- Chi tiết

• Chi phí: Mặc dù bạn không phải trả phí để dùng thử công cụ, nhưng bạn cần đăng ký với Stripe; Công cụ này cũng được bao gồm trong Sales Starter, có giá 15 đô la một tháng hoặc 90 đô la một tháng cho gói chuyên nghiệp.
• Phương thức thanh toán dành cho khách hàng: Thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, ACH, Apple Pay, Google Pay, Stripe và nhiều phương thức khác.
• Chi phí thanh toán: Phí của Stripe cộng thêm 0,5% cho mỗi giao dịch sau 90 ngày.
• Nhiều loại tiền tệ? Có
• Dùng thử miễn phí hay bản demo? Bản demo miễn phí
• Tích hợp 

Những điều tôi thích

Đây là một công cụ thông minh giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho những người đã có tài khoản (hầu hết chúng ta đều vậy, phải không?). Cá nhân tôi đã sử dụng nó để lấy thông tin sản phẩm trực tiếp từ tài khoản hiện có của mình mà không cần phải tự tạo từng mục sản phẩm, và tôi rất thích điều đó!

- Các tính năng chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ

• Tích hợp hoàn toàn với các quy trình bán hàng và tiếp thị để giảm thiểu sự trùng lặp công việc.
• Cho phép khách hàng thanh toán trực tiếp từ hóa đơn.
• Tạo các liên kết an toàn, có thể chia sẻ để sử dụng trong báo giá, email, tin nhắn trò chuyện, v.v.
• Hỗ trợ thanh toán định kỳ hoặc đăng ký qua ACH hoặc thẻ tín dụng.
• Có hơn 1.000 công cụ tích hợp tùy chỉnh để giúp cuộc sống dễ dàng hơn.

QuickBooks Online

Nếu bạn đang kinh doanh, chắc hẳn bạn đã nghe đến QuickBooks rồi. Nhiều người coi đây là phần mềm kế toán hàng đầu. Tôi nghĩ công cụ lập hóa đơn của họ, QuickBooks Online, cũng rất tuyệt vời — và không chỉ đơn thuần là phần mềm lập hóa đơn.

Tương tự như chức năng Sale, QuickBooks Online tự động kết nối hóa đơn và thanh toán với các công cụ kế toán. Bạn có thể sử dụng nó để tạo hóa đơn tùy chỉnh, chuyển báo giá thành hóa đơn, hoặc thậm chí sao chép hóa đơn cho nhiều khách hàng. Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, giao dịch sẽ được ghi nhận trong sổ sách kế toán và hiển thị trên bảng điều khiển báo cáo của bạn. Bằng cách này, bạn có thể xem dòng tiền, lãi lỗ và các dữ liệu tài chính khác. Bạn cũng có thể nhận được hỗ trợ về thuế.

- Chi tiết

• Giá: Gói Khởi đầu đơn giản - 17,50 đô la/tháng; Gói Cơ bản - 32,50 đô la/tháng; Gói Cao cấp - 49,50 đô la/tháng; Gói Nâng cao - 117,50 đô la/tháng. Các dịch vụ đi kèm sẽ được tăng lên khi bạn chọn các gói cao hơn.
• Phương thức thanh toán dành cho khách hàng: Thẻ tín dụng, ACH, Apple Pay, PayPal và Venmo
• Chi phí thanh toán: Tùy thuộc vào cổng thanh toán.
• Nhiều loại tiền tệ? Có
• Dùng thử miễn phí? Không
• Tích hợp 

- Những điều tôi thích

Tôi rất thích tính dễ sử dụng và khả năng tích hợp của phần mềm này. Nhiều doanh nghiệp đã quen thuộc và sử dụng QuickBooks. Sự quen thuộc này cùng với các tính năng bổ sung, chẳng hạn như lập hóa đơn và kết nối hệ thống thanh toán với phần mềm QuickBooks chính, đã khiến nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời. Hơn nữa, khả năng tích hợp rộng rãi và mượt mà cũng giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.

- Các tính năng chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ

• Tính năng lập hóa đơn nhanh giúp sao chép các hóa đơn tương tự cho nhiều khách hàng.
• Chia hóa đơn theo tỷ lệ phần trăm công việc hoặc theo từng hạng mục.
• Báo cáo chi tiết với bảng điều khiển dễ đọc.
• Tính năng theo dõi hóa đơn theo thời gian thực có thể gửi cho bạn thông báo qua tin nhắn văn bản hoặc email.

- Nhược điểm

• Thiếu các tính năng đặc thù của ngành.
• Người dùng phàn nàn về việc hệ thống bị treo/không ổn định.
• Các báo cáo về sự hỗ trợ chung chung, thiếu tính cá nhân.

FreshBooks

FreshBooks là phần mềm lập hóa đơn tích hợp thanh toán được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ tập trung vào lĩnh vực dịch vụ. Bạn có thể sử dụng phần mềm này để thiết lập phí đặt cọc và theo dõi số giờ làm việc được tính phí. Đối với bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi công việc, công cụ này giúp bạn dễ dàng làm nổi bật những điểm mới và thảo luận với khách hàng. Nó cũng thực hiện các công việc quản trị phức tạp như gửi lời nhắc nhở và tính phí phạt trả chậm.

- Chi tiết

• Chi phí: Gói Lite - 10,50 đô la cho năm hóa đơn khách hàng; Gói Plus - 19 đô la cho tối đa 50 khách hàng; Gói Premium - 32,50 đô la cho số lượng khách hàng không giới hạn; Gói Select - Liên hệ FreshBooks để biết thêm thông tin.
• Phương thức thanh toán dành cho khách hàng: Stripe, PayPal, Venmo, ACH, Thẻ tín dụng
• Chi phí thanh toán: ACH - 1%; Thẻ tín dụng - 2,9% + 0,30 đô la cho mỗi giao dịch.
• Nhiều loại tiền tệ? Có
• Dùng thử miễn phí? 30 ngày
• Tích hợp 

- Những điều tôi thích

Tôi đánh giá cao việc FreshBooks phát triển cùng với doanh nghiệp nhỏ của bạn thông qua mô hình giá theo cấp bậc. Trong khi gói Lite tập trung vào lập hóa đơn cơ bản, phần mềm nhanh chóng trở thành giải pháp kế toán toàn diện khi bạn nâng cấp. Các gói cao hơn cũng có thể xử lý các nhu cầu khác của doanh nghiệp nhỏ như tính lương, quản lý hàng tồn kho và thương mại điện tử.

- Các tính năng chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ

• Truy cập phần mềm lập hóa đơn trực tuyến từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.
• Thiết lập tự động hóa cho email hoặc thanh toán
• Bao gồm cả tiền đặt cọc trong báo giá của bạn.
• Theo dõi doanh thu theo tồn kho hoặc số giờ làm việc

- Nhược điểm

• Cần có số điện thoại để đăng ký dùng thử miễn phí.
• Giá hơi cao so với các tính năng mà nó cung cấp so với các sản phẩm khác trong danh sách này.
• Quản lý hàng tồn kho được nhập thủ công, không phải là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp quản lý lượng hàng tồn kho lớn.

Indy

Indy là phần mềm lập hóa đơn được thiết kế từ đầu để cung cấp cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân, người làm nghề tự do và các chuyên gia tự kinh doanh khác mọi thứ họ cần để được thanh toán nhanh hơn. Nó cung cấp tính năng lập hóa đơn đơn giản, dễ sử dụng và giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Điều tôi cho rằng làm cho phần mềm lập hóa đơn của họ nổi bật chính là khả năng tích hợp với các công cụ khác trong bộ công cụ của họ.

Với Indy, bạn có một không gian làm việc chung, nơi lưu trữ tất cả công việc của bạn. Bạn có thể đưa khách hàng vào không gian làm việc của mình để luôn nắm bắt được tình hình, ngay cả khi không ở cùng một phòng. Bạn cũng có thể chuyển đổi các bản dự toán và bảng theo dõi thời gian thành hóa đơn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các tùy chọn thanh toán trực tuyến và ngoại tuyến linh hoạt giúp khách hàng dễ dàng thanh toán cho bạn và giúp bạn tránh được các khoản phí xử lý tốn kém.

- Chi tiết

• Chi phí: Miễn phí (tạo ba hóa đơn mỗi tháng); Các gói trả phí bắt đầu từ 18,75 đô la mỗi tháng cho khả năng tạo hóa đơn không giới hạn, hóa đơn định kỳ và quy trình làm việc tự động.
• Các phương thức thanh toán dành cho khách hàng: Thẻ tín dụng, Thẻ ghi nợ, Thanh toán ACH (chuyển khoản trực tiếp), PayPal, Chuyển khoản ngân hàng, Séc gửi qua bưu điện, Zelle và Stripe.
• Chi phí thanh toán: Tùy thuộc vào cổng thanh toán.
• Nhiều loại tiền tệ? Có
• Dùng thử miễn phí? Gói miễn phí với 7 ngày dùng thử miễn phí dành cho Indy Pro.
• Tích hợp 

- Những điều tôi thích

Indy là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp dịch vụ nhỏ muốn tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và tạo ra một nguồn thông tin thống nhất. Tôi thấy nó rất hữu ích vì nó giúp quản lý mọi thứ từ đề xuất, ký hợp đồng, theo dõi giờ làm việc, quản lý nhiệm vụ, tạo hóa đơn và nhận thanh toán trong cùng một nơi.

- Các tính năng chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ

• Dễ dàng chuyển đổi bảng theo dõi thời gian thành hóa đơn chỉ với vài cú nhấp chuột.
• Tạo hóa đơn định kỳ cho khách hàng sử dụng dịch vụ trọn gói
• Tin nhắn tự động nhắc nhở khách hàng thanh toán hóa đơn.
• Các trường thông minh có thể tùy chỉnh, tự động lấy thông tin từ hệ thống quản lý nội dung (CMS) của bạn để cá nhân hóa tin nhắn.

Zoho Invoice

Zoho Invoice là phần mềm lập hóa đơn miễn phí, dựa trên nền tảng đám mây, có dung lượng nhỏ nhưng rất mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các công ty dịch vụ. Phần mềm này xử lý việc lập hóa đơn, theo dõi chi phí và thời gian làm việc, đồng thời cung cấp cho bạn một thư viện mẫu hóa đơn phong phú, tất cả đều hoàn toàn miễn phí.

Tôi thích việc có thể truy cập giải pháp lập hóa đơn thông qua ứng dụng Zoho Invoice và phần mềm kế toán trực tuyến của Zoho, Zoho Books.

Khi bạn gửi hóa đơn bằng phần mềm này, khách hàng của bạn có thể truy cập vào cổng thông tin tự phục vụ để thanh toán. Họ có thể thanh toán thủ công hoặc cho phép tự động trừ tiền để thanh toán định kỳ dễ dàng. Về phía bạn, bạn có thể sử dụng phần mềm này ở bất cứ đâu có kết nối internet. Nó cũng cung cấp các tùy chọn tự động hóa đơn giản để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nữa.

- Chi tiết

• Chi phí: Miễn phí
• Các phương thức thanh toán dành cho khách hàng: Thẻ tín dụng, thanh toán ACH, Square, PayPal và nhiều nền tảng thanh toán khác đều có sẵn.
• Chi phí thanh toán: Tùy thuộc vào cổng thanh toán.
• Nhiều loại tiền tệ? Có
• Dùng thử miễn phí? Luôn luôn miễn phí
• Tích hợp 

- Những điều tôi thích

Tôi rất thích phần mềm lập hóa đơn miễn phí này dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Nó thực sự giúp loại bỏ việc lập hóa đơn khỏi danh sách việc cần làm. Hầu hết các lựa chọn khác đều cung cấp sự tiện lợi này nhưng phải trả phí.

- Các tính năng chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ

• Theo dõi chi tiết các khoản chi phí khác nhau, bao gồm cả phí đi lại.
• Gửi hóa đơn qua tin nhắn văn bản, email hoặc cổng thông tin khách hàng.
• Tạo và gửi báo giá, sau đó tự động chuyển thành hóa đơn.
• Cổng thông tin tự phục vụ dành cho khách hàng để xem hóa đơn và thanh toán.

InvoiceApp

InvoiceApp là một nền tảng lập hóa đơn và thanh toán trực tuyến hàng đầu khác, được thiết kế để đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn cho các công ty khởi nghiệp, chủ doanh nghiệp nhỏ và người làm nghề tự do. Điểm nổi bật của nó là giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng mạnh mẽ, giúp việc tạo, quản lý và gửi hóa đơn chuyên nghiệp trở nên dễ dàng.

- Chi tiết

• Chi phí: Gói miễn phí (tối đa 10 hóa đơn); Gói cơ bản - 5 đô la/tháng; Gói cao cấp - 15 đô la/tháng
• Phương thức thanh toán cho khách hàng: Stripe và PayPal — chỉ khả dụng trên các gói trả phí.
• Chi phí thanh toán: Tùy thuộc vào cổng thanh toán.
• Nhiều loại tiền tệ? Có
• Dùng thử miễn phí? 14 ngày

- Những điều tôi thích

Phần mềm của họ được xây dựng trên nền tảng tiện lợi và đổi mới, điều mà tôi thấy là một điểm khác biệt đáng kể. Một khía cạnh khác nổi bật đối với tôi là tính toàn diện của các tính năng so với mức giá phải trả. Sử dụng phần mềm này, các doanh nghiệp nhỏ có thể tập trung vào hoạt động cốt lõi của mình trong khi vẫn quản lý các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.

- Các tính năng chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ

• Giá cả hợp lý
• Tạo và gửi báo giá, bảng dự toán và hóa đơn tùy chỉnh.
• Các tính năng tự động hóa kế toán tài chính toàn diện
• Báo cáo giúp đưa ra quyết định tốt hơn.

- Nhược điểm

• Ứng dụng này yêu cầu số điện thoại để xem phiên bản miễn phí.
• Tính năng tích hợp cổng thanh toán và truy cập API chỉ có sẵn trên các gói trả phí.

Billdu

Billdu là một phần mềm lập hóa đơn tuyệt vời khác, dễ sử dụng dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Giao diện trực quan và các tính năng toàn diện của nó giúp đơn giản hóa việc tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp, tất cả đều thông qua ứng dụng lập hóa đơn.

Ngoài ra, Billdu giúp bạn đặt lịch, bán hàng và thậm chí nhận tiền. Các ứng dụng tương thích của nó, chẳng hạn như ứng dụng đặt lịch hẹn, ứng dụng cửa hàng trực tuyến và trình tạo trang web, mang đến cho bạn sự tiện lợi khi mọi thứ bạn cần đều có ở một nơi.

- Chi tiết

• Giá: Gói Lite - 4,99 đô la/tháng (10 hóa đơn); Gói Standard - 9,99 đô la/tháng; Gói Premium - 19,99 đô la/tháng
• Phương thức thanh toán dành cho khách hàng: Thẻ tín dụng, Thẻ ghi nợ và Thanh toán ACH
• Chi phí thanh toán: Tùy thuộc vào cổng thanh toán.
• Nhiều loại tiền tệ? Có
• Dùng thử miễn phí? 30 ngày
• Có tích hợp 

- Những điều tôi thích

Tôi thích sự đơn giản của ứng dụng và việc nó cung cấp bản dùng thử 30 ngày đầy đủ với tất cả các tính năng được mở khóa mà không yêu cầu bất kỳ thông tin thanh toán nào. Điều này cho thấy họ tin tưởng vào sản phẩm của mình, và bạn có thể tìm hiểu những gì mình cần và không cần nếu quyết định đăng ký gói trả phí. Tôi cũng thích danh tiếng của Billdu trong việc thường xuyên cập nhật các tính năng để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của người dùng.

- Các tính năng chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ

• Tạo và quản lý nhiều công ty từ một tài khoản duy nhất.
• Tạo nhóm người dùng của bạn với các vai trò và quyền truy cập khác nhau.
• Các ứng dụng Billdu tương thích

PayPal

Cho đến nay, tất cả các đề xuất của tôi đều là các phần mềm lập hóa đơn kiêm xử lý thanh toán. PayPal thì hơi khác một chút. Đây là phần mềm thanh toán cũng có thể xử lý việc lập hóa đơn. Công cụ lập hóa đơn của nó đơn giản, trực quan và miễn phí với tài khoản người bán. Chỉ cần tạo hóa đơn bằng mẫu có sẵn và gửi qua email. Vậy là xong!

- Chi tiết

• Chi phí: Miễn phí
• Phương thức thanh toán dành cho khách hàng: Thẻ tín dụng, Thẻ ghi nợ, Apple Pay, PayPal, Venmo, Pay Later, Mã QR
• Chi phí thanh toán: Thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng và Apple Pay - 2,99% + 0,49 USD/giao dịch; PayPal, Venmo - 3,49% + 0,49 USD/giao dịch; Pay Later - 4,99% + 0,49 USD/giao dịch; Giao dịch bằng mã QR - 2,29% + 0,09 USD/giao dịch
• Nhiều loại tiền tệ? Có
• Dùng thử miễn phí? Không phí thiết lập hay phí hàng tháng, bạn chỉ trả tiền khi nhận được tiền.
• Tích hợp 

- Những điều tôi thích

Nếu bạn cần một cổng thanh toán nhưng không cần các tính năng quản lý kho hàng cao cấp hoặc các tính năng khác, PayPal có thể là một phần mềm lập hóa đơn miễn phí tuyệt vời cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn sử dụng nó để bán hàng bằng mã QR.

- Các tính năng chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ

• Không mất phí đăng ký
• Thanh toán từng phần và tiền boa
• Tự động gửi hóa đơn theo lịch trình hoặc định kỳ.

Những điều cần lưu ý khi chọn phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ

Tôi biết, tôi biết. Có lẽ phản ứng đầu tiên của bạn khi chọn phần mềm lập hóa đơn là giá cả. Đó là cách hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ tiếp cận vấn đề này. Tôi cũng bắt đầu với suy nghĩ tương tự vì, thành thật mà nói, ai cũng có ngân sách riêng.

Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, bạn cần nhìn nhận vấn đề này theo một cách khác: Hãy coi phần mềm lập hóa đơn như một khoản đầu tư. Bạn cần chắc chắn rằng mình đang đầu tư vào một giải pháp có đầy đủ các tính năng cần thiết để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và tăng hiệu quả (và lợi nhuận). Vậy làm thế nào để bạn đưa ra lựa chọn?

Tôi đã tổng hợp một số câu hỏi để giúp bạn sàng lọc.

Liệu nó có khả năng phát triển cùng bạn không?

Hầu hết các ứng dụng lập hóa đơn miễn phí đều cung cấp các gói dựa trên số lượng hóa đơn bạn có thể gửi, số lượng khách hàng bạn có thể lập hóa đơn hoặc số lượng người dùng. Hãy chọn ra một gói mà bạn có thể nâng cấp dựa trên nhu cầu dự kiến ​​của mình trong vài năm tới.

Tuy nhiên, nếu bạn không có quá nhiều yêu cầu và chỉ mới bắt đầu, bạn có thể chọn một công cụ đơn giản hơn Payments Links.

Quan điểm cá nhân của tôi:  Đặt mục tiêu cao hơn có thể tốt hơn là phải mất công chuyển đổi công cụ sau này chỉ vì những hạn chế.

Phần mềm này có hỗ trợ lập hóa đơn và nhắc nhở tự động không?

Việc tạo và gửi hóa đơn thủ công tốn thời gian mà bạn có thể dành để tập trung vào khách hàng của mình. Chưa kể đến việc gửi nhắc nhở thanh toán hoặc theo dõi các khoản thanh toán chậm trễ.

Quan điểm cá nhân của tôi:  Việc lựa chọn phần mềm cung cấp tính năng tự động hóa như vậy có thể đáng giá hơn chi phí phát sinh, ngay cả khi bạn phải trả tiền hoặc trả thêm phí cho tính năng đó. Hãy nghĩ đến chi phí cơ hội!

Nền tảng này có chấp nhận thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau không?

Việc kết hợp phần mềm lập hóa đơn với cổng thanh toán sẽ giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình lập hóa đơn và làm cho cuộc sống dễ dàng hơn rất nhiều cho bạn và khách hàng của bạn.

Quan điểm cá nhân của tôi: Khi bạn tạo điều kiện thanh toán dễ dàng hơn cho khách hàng, bạn cũng sẽ được thanh toán thường xuyên hơn. Điều tương tự cũng đúng khi bạn cung cấp nhiều phương thức thanh toán. Vì vậy, hãy cố gắng chọn lọc dựa trên các tùy chọn thanh toán mà hầu hết khách hàng của bạn ưa thích.

Nó có tích hợp với các công cụ bán hàng và CRM hiện có của bạn không?

Việc phải nhập dữ liệu hai lần sẽ lãng phí thời gian và làm tăng khả năng xảy ra lỗi. Tích hợp giúp giảm bớt công việc thủ công và đảm bảo độ chính xác. Chúng cũng có thể mở rộng khả năng báo cáo và nâng cao quy trình bán hàng của bạn.

Quan điểm cá nhân của tôi: Tôi thấy điều này đặc biệt tuyệt vời đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ và những người kinh doanh cá thể với một vài người đảm nhiệm nhiều vai trò. Hoàn toàn đáng để bỏ thêm ngân sách.

Phương án nào mang lại giá trị tốt nhất so với số tiền bỏ ra?

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, sau khi đã hiểu rõ tất cả những điều trên, hãy cân nhắc ưu điểm và nhược điểm, đồng thời lưu ý đến giá cả và phí giao dịch. Mặc dù nhiều lựa chọn trong danh sách này là miễn phí hoặc có giá thấp, nhưng cuối cùng, các gói dịch vụ của chúng có thể trở nên đắt hơn khi bạn nâng cấp. Tương tự, trên một số nền tảng, phí giao dịch có thể cao hơn so với những nền tảng khác. Vì vậy, tốt hơn hết là bạn nên xem xét toàn diện mọi khía cạnh.

Quan điểm cá nhân của tôi: Hãy lập danh sách các phương thức thanh toán bạn cần cho khách hàng và các tính năng bạn mong muốn trong phần mềm lập hóa đơn, sau đó chọn ra những lựa chọn tốt nhất đáp ứng được các yêu cầu đó. Khi đã có danh sách, hãy so sánh giá cả và phí giao dịch để đưa ra quyết định toàn diện.

Sẵn sàng, lập hóa đơn!

Nếu bạn đã theo dõi đến đây, có lẽ bạn đã không còn cần đến hóa đơn viết tay nữa. Bây giờ là lúc để chọn một phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp phát triển. Hãy suy nghĩ về các tính năng phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp nhỏ và mục tiêu phát triển trong tương lai.

Tiếp theo, bạn có thể quyết định chọn gói miễn phí hoặc phiên bản trả phí. Nếu chọn phiên bản trả phí, tôi khuyên bạn nên sử dụng bản dùng thử và bản demo miễn phí cho đến khi tìm được phần mềm lập hóa đơn phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Chúc bạn lập hóa đơn thành công!