8 bước chuẩn bị cho các cuộc họp khách hàng doanh nghiệp địa phương tốt hơn

Danh sách kiểm tra chuẩn bị cho cuộc họp của bạn

Tải xuống phiên bản PDF của danh sách kiểm tra ở trên cho văn phòng của bạn hoặc chia sẻ với nhân viên để đảm bảo bạn có những cuộc họp với khách hàng tốt nhất và hiệu quả nhất.

Chìa khóa chi tiết cho danh sách kiểm tra:

- Kiểm tra kỳ vọng

Sẽ rất mất hứng khi bạn hoặc khách hàng đến cuộc họp mà không chuẩn bị trước, hoặc bạn thấy mình cứ nhìn chằm chằm vào màn hình Zoom trống trơn suốt mười phút vì bên kia quên tham dự. Hãy gửi lời nhắc nhở như thế này, qua tin nhắn hoặc email, một ngày trước cuộc họp để xác nhận thời gian, kỹ thuật, địa điểm và các nội dung cần bàn giao:

Chào Jean! Rất mong chờ buổi họp Zoom của chúng ta lúc 3 giờ chiều thứ Ba theo giờ của bạn. Tôi sẽ chuẩn bị sẵn bản mẫu trang đích Corte Madera để cho bạn xem, và tôi rất mong được xem ảnh của nhân viên mà bạn sẽ mang đến buổi gặp mặt. Đường dẫn đến buổi họp là _________. Hẹn gặp lại bạn vào ngày mai! — Jim

- Kiểm tra mục tiêu

"Cuộc họp này dự định bàn về vấn đề gì?" thật không may là một câu hỏi thường gặp phát sinh khi không có mục tiêu rõ ràng nào được xác định trong thời gian quy định. Hãy kiểm tra kỹ xem các sản phẩm của bạn đã sẵn sàng để bao quát những nội dung tối thiểu của cuộc họp chưa và định kỳ xem xét lại các mục tiêu chung đã được đặt ra khi bắt đầu hợp đồng với khách hàng để đảm bảo công việc đang thực hiện gắn liền với bức tranh tổng thể.

Ví dụ, nếu khách hàng đã tuyên bố ngay từ đầu khi bắt đầu quá trình onboarding rằng mục tiêu chính của họ là tăng lượng đặt phòng, hãy kiểm tra xem công việc hiện tại của bạn có hỗ trợ việc đạt được mục tiêu này hay không. Nếu dự án đang triển khai liên quan đến việc cải thiện trang đích đặt phòng của họ, thì câu trả lời chắc chắn là "có". Nhưng nếu có vấn đề khác phát sinh, chẳng hạn như vấn đề quản lý danh tiếng đột xuất, bạn nên cho khách hàng biết rằng việc giải quyết vấn đề quan trọng này có thể làm chậm tiến độ thực hiện mục tiêu lớn hơn, hoặc đòi hỏi phải tăng thêm giờ làm việc cho họ. Hãy trao đổi thường xuyên về các mục tiêu để dự án không bị bỏ dở dang, lãng quên, cho đến khi khách hàng muốn biết lý do tại sao mục tiêu X chưa đạt được.

- Kiểm tra công cụ

Hầu hết các chuyên gia tư vấn đều cung cấp báo cáo theo lịch trình định kỳ, nhưng SERPs liên tục thay đổi, và bạn nên kiểm tra các công cụ yêu thích của mình một ngày trước cuộc họp với khách hàng. Chụp ảnh màn hình nếu có bất kỳ phát sinh mới nào kể từ báo cáo chính thức gần nhất, và xuất bất kỳ dữ liệu nào bạn cảm thấy cần điều tra thêm. Bằng cách này, thời gian họp sẽ phản ánh tình hình hiện tại của khách hàng thay vì tình hình vài tuần trước.

- Kiểm tra SERP

Các công cụ SEO rất tiết kiệm thời gian và giúp sắp xếp công việc, nhưng hãy kiểm tra ngẫu nhiên một vài SERP quan trọng theo cách thủ công như một biện pháp kiểm soát chất lượng. Công cụ đôi khi chậm hoặc thậm chí sai, và việc kiểm tra thủ công mang lại sự an tâm. Đồng thời, các tính năng SERP mới hoặc các bản cập nhật quan trọng có thể tiết lộ những cơ hội hoàn toàn mới cho khách hàng mà bạn có thể giới thiệu tại cuộc họp sắp tới.

- Kiểm tra các đánh giá gần đây

Tất cả các chuyên gia SEO địa phương giỏi đều biết: đánh giá là một trong những thước đo trực tuyến tốt nhất về hiệu quả thực tế của khách hàng. Hãy xem qua các đánh giá họ nhận được kể từ lần gặp gần nhất, ghi chú cả tỷ lệ tiếp cận và cảm nhận. Hãy nêu lên những lo ngại khi cần thiết để tìm ra giải pháp, và đừng quên khen ngợi khách hàng về những đánh giá tốt nhất mà họ nhận được vì chúng đại diện cho một thành tựu lớn trên thị trường trực tuyến.

- Kiểm tra tin tức SEO địa phương

Hãy tra cứu ngày gặp khách hàng gần nhất và ghi lại bất kỳ tin tức tìm kiếm địa phương quan trọng nào đã xảy ra trong thời gian đó vì những diễn biến này có thể đã ảnh hưởng đến họ. Hy vọng bạn có những nguồn tin tức tìm kiếm địa phương yêu thích của riêng mình, và tôi thực sự khuyên bạn nên thêm những nguồn này vào danh sách để có thể đưa tin nhanh chóng/toàn diện về những sự kiện quan trọng:

• Hội nghị bàn tròn về công cụ tìm kiếm — Barry Schwartz là người đứng đầu trong việc đưa tin tức tìm kiếm địa phương mới nhất.

• Near Media — Theo tôi, đây là kênh tốt nhất để có được những giải thích chuyên môn về diễn biến tìm kiếm địa phương.

• Diễn đàn tìm kiếm cục bộ của Sterling Sky — Các vấn đề mới phát sinh thường được báo cáo sớm tại đây, vì các nhà tư vấn và chủ doanh nghiệp gặp phải chúng trong quá trình làm việc hàng ngày.

• Bản tóm tắt SEO địa phương hàng quý của Moz — Đây là báo cáo của riêng tôi về những diễn biến chính trong tìm kiếm địa phương theo từng quý và có thể hữu ích trong việc giúp bạn biết những gì đã xảy ra kể từ lần cuối bạn gặp khách hàng.

Bạn sẽ cảm thấy tuyệt vời nếu khách hàng nêu ra một vấn đề mới trong cuộc họp tiếp theo và bạn có thể ngay lập tức liên hệ nó với một sự việc vừa xảy ra gần đây vì bạn đã theo dõi tin tức.

- Kiểm tra tin tức thị trường/ngành địa phương

Nếu bạn đã sẵn sàng trở thành một chuyên viên tư vấn cấp cao, hãy chuẩn bị gặp gỡ khách hàng bằng cách đọc báo địa phương tại thị trấn hoặc thành phố của họ và tìm hiểu các nguồn tin tức lớn trong ngành. Bạn sẽ mang đến những tin tốt lành cho bất kỳ cuộc họp nào khi bạn có thể tìm thấy các cơ hội tài trợ, giải thưởng, cơ sở khách hàng mới, quan hệ đối tác B2B, tham gia sự kiện, v.v. Ví dụ: việc đóng cửa doanh nghiệp địa phương có thể cho thấy khách hàng của bạn có thể lấp đầy một khoảng trống mới, và việc mở doanh nghiệp địa phương có thể mang đến cơ hội bắt đầu chương trình khuyến mãi bán chéo với một đối tác mới. Khách hàng SMB thường quá bận rộn để nhận ra những cơ hội này, và đôi mắt tinh tường của bạn về thị trường và bối cảnh ngành của họ có thể phát hiện ra những tiềm năng tăng trưởng quý giá.

- Kiểm tra hồ sơ cá nhân của bạn trên máy khách

Nhiều người trong chúng ta gặp khó khăn trong việc nhớ sinh nhật của tất cả các thành viên trong gia đình và bạn bè, nhưng chúng ta không muốn trở thành chuyên gia tư vấn vô tình quên chúc mừng khách hàng kết hôn hai tuần trước. Nếu khách hàng chia sẻ tin tức cá nhân với bạn về những sự kiện quan trọng trong đời, họ đang đưa bạn vào vòng tròn những người đủ quan trọng để họ được nghe về những điều này. Nếu trong buổi gặp mặt trước, họ đã nói rằng họ sẽ tham gia một cuộc chạy marathon lớn vì mục đích từ thiện, hoặc có một kỳ nghỉ trong mơ đến Công viên Yellowstone, hoặc họ sắp phẫu thuật, hoặc mang về nhà một con thú cưng mới, hoặc một trận lũ lụt đã ập đến thị trấn của họ, bạn nên ghi chú lại để có thể tự nhắc nhở bản thân theo dõi tình hình.

Tôi coi việc dành thời gian trong các buổi họp để trò chuyện thân mật, không chính thức là một phần thiết yếu của dịch vụ tư vấn trọn gói. Khi khách hàng cảm thấy thoải mái và thư giãn, họ có thể chia sẻ với bạn những giai thoại hé lộ tài năng tiềm ẩn, những khía cạnh thú vị của công ty mà bạn chưa từng biết đến, những ước mơ hướng đến sứ mệnh, và những điều nhỏ nhặt khác có thể khơi dậy sự sáng tạo của bạn, thậm chí là những chiến dịch mới. Với một số khách hàng, bạn có thể phải cẩn thận để không để những chủ đề cá nhân chiếm hết thời gian, nhưng những cuộc trò chuyện thân mật chính là nền tảng cho việc xây dựng một mối quan hệ đối tác bền chặt.

Chưa bao giờ có thời điểm nào tốt hơn để biến doanh nghiệp thành mối quan hệ hơn thay vì chỉ đơn thuần là giao dịch, với những người ủng hộ AI vui vẻ tuyên bố rằng công nghệ của họ có thể thay thế hầu hết chúng ta và "xử lý" gần như mọi thứ và mọi người mà không cần sự can thiệp, tài năng hay cảm xúc của con người. Các chuyên gia SEO địa phương đánh giá cao một mức độ tự động hóa nhất định trong công việc hàng ngày của chúng ta vì nó giải phóng chúng ta để tập trung tâm trí và thời gian vào các nhiệm vụ sáng tạo hơn, nhưng bạn không thể tự động hóa việc quan tâm đến những gì quan trọng đối với khách hàng. Điều này đòi hỏi nỗ lực theo dõi cả mục tiêu kinh doanh và cá nhân của những người chúng ta phục vụ để chúng ta có thể phát huy hết kỹ năng của mình để giải quyết vấn đề và có được niềm hạnh phúc lớn lao khi ăn mừng thành công chung. Các mối quan hệ thực sự - mối quan hệ kinh doanh lâu dài - có liên quan nhiều đến việc để khách hàng cảm nhận được mức độ bạn quan tâm đến họ .

Tôi hy vọng rằng việc xem xét tất cả các điểm trong danh sách kiểm tra này sẽ giúp bạn vừa đạt hiệu quả cao nhất, vừa chân thực hơn một chút trong công việc, đồng thời xua tan phần nào sự mơ hồ mà bạn có thể cảm thấy về các cuộc họp. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, các buổi tư vấn có thể là cơ hội để sống và học tập tốt!