6 bước để tạo ra một nhóm tiếp thị nội dung giúp mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn

Và như bạn có thể đã khám phá ra, cần có sự chung tay của cả một cộng đồng để thực hiện một chiến lược tiếp thị nội dung phù hợp.

Vì vậy, nếu kế hoạch hành động tiếp theo của bạn là xây dựng một nhóm tiếp thị nội dung cho phép bạn mở rộng quy mô sáng tạo nội dung và lý tưởng nhất là mở rộng quy mô công ty của bạn, hãy đọc tiếp.

Trong bài đăng trên blog này, tôi sẽ giải thích lý do tại sao bạn nên thành lập một nhóm tiếp thị nội dung, ưu và nhược điểm của việc tự thuê nhóm hoặc hợp tác với một công ty, cũng như cách xây dựng nhóm của riêng bạn từ đầu để bạn có thể mở rộng quy mô nỗ lực tiếp thị và tăng doanh số.

Tại sao nên thành lập nhóm tiếp thị nội dung?

Có một số lợi ích quan trọng khi xây dựng nhóm tiếp thị nội dung.

Trước hết, bản thân phương pháp tiếp thị nội dung đã mang lại rất nhiều lợi ích. Nó giúp bạn kết nối với khán giả bằng cách cung cấp giá trị và tăng cường sự tương tác. Các trình chặn quảng cáo hiện đang phổ biến hơn bao giờ hết ( 30% người dùng internet được báo cáo là sử dụng một trình chặn quảng cáo), vì vậy một đội ngũ tiếp thị nội dung có thể giúp bạn tiếp cận khán giả khi quảng cáo biểu ngữ truyền thống không hiệu quả.

Việc có một đội ngũ nội dung có thể giúp bạn thực hiện đúng phương pháp đó, đồng thời vẫn đảm bảo các mục tiêu dài hạn của công ty. Việc có những người chuyên tâm lên ý tưởng, sản xuất và phân phối nội dung giá trị cao sẽ giúp bạn mang đến những trải nghiệm thương hiệu có tác động lớn hơn đến đối tượng mục tiêu.

Mặc dù việc xây dựng một nhóm có vẻ tốn kém, nhưng nó có thể hợp lý với lợi nhuận của bạn: các nỗ lực tiếp thị nội dung có thể tiết kiệm tới 62% chi phí so với các chiến dịch tiếp thị truyền thống  trong khi vẫn mang lại lượng khách hàng tiềm năng nhiều hơn gấp ba lần.

Thuê đội ngũ của riêng bạn so với thuê bên thứ ba

Một câu hỏi bạn có thể đang băn khoăn là nên thuê đội ngũ riêng hay thuê một công ty tiếp thị nội dung bên thứ ba ? Tất nhiên, mỗi giải pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, vì vậy tôi sẽ thảo luận về chúng và sau đó đưa ra khuyến nghị cá nhân.

Công ty tiếp thị nội dung

- Ưu điểm

• Có thể rẻ hơn so với việc thuê từng nhân viên cho nhóm
• Các công ty đã có đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực của họ để thực hiện hầu hết các trách nhiệm tiếp thị nội dung, giúp bạn tiết kiệm thời gian tuyển dụng và đào tạo

- Nhược điểm

• Bởi vì họ không phải là nhân viên của bạn, bạn có thể gặp vấn đề khi xử lý thời hạn, vì các công ty thường có nhiều khách hàng và dự án ngoài bạn.
• Không phải tất cả các công ty tiếp thị nội dung đều được tạo ra như nhau: một số công ty không có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn và có thể không cung cấp được nội dung sâu sắc như bạn mong muốn

Đội ngũ tiếp thị nội dung nội bộ

- Ưu điểm

• Có hiểu biết sâu sắc về mục tiêu, sản phẩm, văn hóa và đối thủ cạnh tranh của công ty bạn
• Có thể cung cấp thông tin cập nhật trong thời gian ngắn
• Tất cả giờ làm việc của họ đều dành cho các dự án của công ty bạn

- Nhược điểm

• Cần thời gian và nguồn lực để tuyển dụng và đào tạo
• Có thể dễ bị tầm nhìn hạn hẹp hoặc chỉ nhìn mọi thứ từ một góc độ nhất định

Với những ưu và nhược điểm này, công ty của bạn nên chọn giải pháp nào?

Đề xuất của tôi: hợp tác cung ứng.

Điều này có nghĩa là bạn có thể thuê những nhân viên chủ chốt làm nhân viên toàn thời gian tại công ty, trong khi thuê ngoài một số vai trò và sản phẩm nhất định cho các công ty hoặc người làm việc tự do.

Đây là cách để đạt được kết quả tốt nhất, bằng cách giữ chân những nhân tài giỏi nhất làm nhân viên toàn thời gian trong khi vẫn có nhân tài của công ty tuyển dụng để lấp đầy khoảng trống.

Các bước để tạo một nhóm tiếp thị nội dung

Bạn đã sẵn sàng xây dựng đội ngũ tiếp thị nội dung của riêng mình chưa? Dưới đây là bảy bước để bắt đầu.

Lựa chọn giữa làm việc tại nhà và làm việc từ xa

Vì những tiến bộ trong công nghệ đã cho phép các nhóm nội dung có thể làm việc từ xa, bạn có thể thấy mình đang cân nhắc giữa việc để nhân viên làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa.

Một lợi thế của việc cho phép nhân viên làm việc tại văn phòng là có thể cập nhật thông tin nhanh nhất có thể, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt hơn trong công ty. Khi mọi người có thể gặp nhau tại nơi làm việc, việc động não sẽ dễ dàng hơn.

Mặt khác, làm việc từ xa có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí duy trì văn phòng. Và vì nhiều ứng viên trên thị trường lao động ngày nay coi trọng cơ hội làm việc từ xa, bạn có thể tiếp cận được nguồn nhân tài tốt hơn và giữ chân nhân viên lâu hơn.

Tại công ty tiếp thị nội dung của mình, tôi đã xây dựng một đội ngũ tiếp thị nội dung làm việc hoàn toàn từ xa với những người đến từ khắp nơi trên thế giới. Để quản lý doanh nghiệp tốt hơn, tôi và nhóm của mình thường xuyên trao đổi qua Skype hoặc Slack, hợp tác trên các công cụ quản lý dự án và đặt ra các thời hạn và mục tiêu rõ ràng.

Một số nhóm nội dung phát triển nhanh nhất hiện nay đang sử dụng mô hình kết hợp: các chiến lược gia và biên tập viên cốt lõi làm việc tại công ty, kết hợp với mạng lưới các nhà sáng tạo tự do toàn cầu. Các công cụ không đồng bộ như Notion, Loom và Trello cho phép các nhóm này duy trì sự thống nhất mà không cần phải kiểm tra liên tục.

Sau đây là một số câu hỏi giúp bạn quyết định có nên đưa nhóm của mình vào làm việc tại công ty hay để họ làm việc từ xa:

• Bạn có đủ khả năng chi trả tiền thuê văn phòng cho toàn bộ nhóm tiếp thị nội dung của mình không?
• Các thành viên trong nhóm của bạn có sống cùng thành phố không?
• Bạn có cần họp nhóm tiếp thị nội dung của mình thường xuyên (ít nhất một lần một tuần) không?

Nếu bạn trả lời có cho hầu hết các câu hỏi này, bạn có thể hưởng lợi từ việc giữ nhóm của mình tại công ty.

Một số yếu tố tất nhiên sẽ đòi hỏi phải có một nhóm làm việc từ xa là:

• Nhân tài của bạn ở đâu? Họ có mặt ở khắp nơi trên thế giới hay ở nhiều thành phố khác nhau?
• Nhóm làm việc từ xa của bạn có bao gồm những người làm việc tự do không?
• Các thành viên trong nhóm có thể cộng tác hiệu quả như thế nào qua hình thức kỹ thuật số thay vì họp trực tiếp? Ví dụ: nếu nhóm của bạn gồm những người làm việc tự do, họ có thể thoải mái hơn khi họp trực tuyến, phản hồi cập nhật dự án qua tin nhắn văn bản và sử dụng các công cụ cộng tác thời gian thực như Google Suite hoặc Asana.

Phát triển cấu trúc nhóm của bạn

Để định hướng quy trình tuyển dụng và đào tạo, hãy tạo một cấu trúc nhóm phân công các mục tiêu khác nhau cho các thành viên trong nhóm tiếp thị nội dung. Một cấu trúc nhóm vững chắc có thể giúp xác định các vai trò và trách nhiệm khác nhau.

Khi công cụ nội dung của bạn phát triển, bạn sẽ muốn sắp xếp theo chức năng. Ví dụ: một nhóm cho sản xuất blog, một nhóm khác cho YouTube và một nhóm thứ ba cho nội dung biểu diễn. Mỗi nhóm đều có mục tiêu nghiên cứu, lịch trình và xuất bản riêng.

Hãy cân nhắc xem bạn cần báo cáo những nhóm nào cho các lãnh đạo và quản lý khác nhau trong công ty. Hãy đảm bảo cấu trúc rõ ràng và có tổ chức, để tránh chồng chéo trách nhiệm và gây nhầm lẫn nội bộ.

Khi bạn lần đầu xây dựng đội ngũ tiếp thị nội dung, Viện Tiếp thị Nội dung khuyến nghị nên bắt đầu với mô hình chuyên nghiệp hình chữ T.  Mô hình này đề xuất tuyển dụng những người có kiến ​​thức cơ bản theo chiều ngang chữ T nhưng có kiến ​​thức chuyên sâu trong một lĩnh vực, hoặc theo chiều dọc chữ T (xem bên dưới).

Vì vậy, khi bạn tuyển dụng nhân sự để đảm nhiệm các vị trí trong nhóm và phân công họ vào các nhóm nhỏ, bạn muốn họ hiểu rõ cách thức hoạt động của từng nhóm. Ví dụ, một người viết nội dung có kiến ​​thức cơ bản về quảng cáo trên mạng xã hội, xây dựng thương hiệu trực quan, SEO, v.v., nhưng cần có không gian để áp dụng chuyên môn của mình - viết các bài viết chuyên sâu mang lại giá trị cho độc giả và đối tượng mục tiêu.

Một điều khác bạn có thể cân nhắc khi vạch ra cấu trúc: nếu bạn mới thành lập nhóm hoặc không có đủ ngân sách để tuyển dụng tất cả cùng một lúc, hãy ưu tiên biên tập viên quản lý, người viết nội dung, nhà thiết kế đồ họa, chuyên gia SEO, chuyên gia phân tích và nhà phát triển web trước khi tuyển dụng các vị trí chuyên môn hơn.

Lập danh sách những người bạn cần

Thành công của đội ngũ tiếp thị nội dung của bạn phụ thuộc vào nhiều yếu tố hơn là chỉ tuyển dụng "một biên kịch" và "một nhà thiết kế". Để mở rộng quy mô mà không bị hỗn loạn, bạn cần sự kết hợp giữa những người có tư duy chiến lược, chuyên gia kỹ thuật và những người thực hiện linh hoạt. Nhưng điều đó không có nghĩa là tuyển dụng tất cả cùng một lúc.

Bắt đầu bằng chức năng, không chỉ tiêu đề

Chia hoạt động nội dung của bạn thành bốn chức năng cốt lõi:

Các vai trò cần ưu tiên trước tiên (bốn vai trò cốt lõi của bạn)

Nếu bạn đang bắt đầu theo phương pháp tinh gọn, hãy tập trung vào bốn vai trò có tác dụng đòn bẩy cao:

+ Biên tập viên Quản lý/Trưởng nhóm Nội dung:
Lên lịch, quản lý biên tập viên và đảm bảo chất lượng. Hãy coi họ như "Quản lý Nội dung" của bạn.

+ Người viết/Người sáng tạo nội dung
: Tạo nội dung SEO, kịch bản, bản tin hoặc bất kỳ định dạng nào thúc đẩy tăng trưởng. Bạn cần những người sáng tạo hình chữ T - người giỏi một định dạng (ví dụ: blog hoặc video ngắn) nhưng thành thạo các định dạng khác.

+ Chuyên viên phân tích SEO & Nội dung
: Nghiên cứu từ khóa, kiểm tra và theo dõi hiệu suất. Thường làm việc tự do hoặc bán thời gian, nhưng công việc này rất quan trọng để đảm bảo nội dung của bạn thúc đẩy ROI.

+ Chuyên gia Phân phối Nội dung:
Giúp nội dung của bạn được biết đến — qua email, mạng xã hội, cộng đồng và tiếp cận người có sức ảnh hưởng. (Nếu bạn chưa thể thuê người cho vị trí này, biên tập viên của bạn ít nhất nên có cẩm nang quảng bá.)

Các vai trò nâng cao để phân lớp khi bạn mở rộng quy mô

Khi động cơ của bạn đã chạy, bạn sẽ muốn lắp thêm ghế chuyên dụng:

• Quản lý Vận hành Nội dung – Quản lý quy trình làm việc, tóm tắt, hệ thống nội dung và thời hạn. Vai trò này mở ra quy mô thực sự.

• Chuyên gia tái sử dụng – Chuyển đổi nội dung dài thành các định dạng ngắn gọn, súc tích (ví dụ: bài đăng trên blog, chủ đề Twitter, email, vòng quay nội dung).

• Biên kịch/Người viết nội dung UX – Dành cho nhóm video hoặc quy trình hướng dẫn SaaS.

• Chuyên gia tích hợp công cụ AI – Biết cách sử dụng SurferSEO, Jasper hoặc ChatGPT để soạn thảo dàn ý, tóm tắt hoặc tối ưu hóa nội dung hiện có.

• Biên tập viên thương hiệu / Trưởng phòng quảng cáo – Đảm bảo giọng điệu và tông điệu của thương hiệu được áp dụng nhất quán trên các kênh.

Lưu ý : Nhiều vị trí trong số này bắt đầu bằng hình thức bán thời gian hoặc thuê ngoài, và điều đó không sao cả. Điều quan trọng nhất là đảm bảo thực hiện đúng chức năng, chứ không phải tăng số lượng nhân sự.

Cách thông minh để phân công vai trò sớm

Thay vì lấp đầy từng chỗ ngồi một, hãy sử dụng phương pháp lập bản đồ “ưu tiên chức năng”.

Sau đây là một ma trận mẫu:

Sử dụng tính năng này để lập kế hoạch tuyển dụng hoặc hợp tác với các công ty tiếp theo dựa trên những yếu tố làm chậm công cụ tìm kiếm nội dung của bạn.

Mẹo chuyên nghiệp để xây dựng nhóm

• Đừng tuyển dụng quá nhiều nhân viên đa năng. Hãy tuyển dụng dựa trên thế mạnh rõ ràng (ví dụ: người kể chuyện hay, SEO sắc sảo) và phát triển theo chiều ngang với sự hỗ trợ.

• Hãy tìm những người đã từng làm việc trong  các nhóm nội dung,  các nhóm chức năng chéo  được xây dựng để sở hữu toàn bộ một phần của kênh tiếp thị (ví dụ: giáo dục sản phẩm).

• Tạo quyền sở hữu rõ ràng ngay từ ngày đầu. Lịch trình nội dung sẽ vô dụng nếu không ai chịu trách nhiệm phân phối.

Chuẩn bị các công cụ phù hợp

Để quản lý nhóm của bạn và theo dõi các chiến dịch cũng như mục tiêu một cách hiệu quả, hãy đầu tư vào các công cụ phù hợp.

Vấn đề không phải là bạn sử dụng bao nhiêu công cụ, mà là chúng phối hợp với nhau tốt như thế nào. Ví dụ: kết hợp Trello với wiki biên tập Notion và sử dụng Zapier để tự động cập nhật trạng thái giữa hai nền tảng. Điều này giúp nội dung của bạn được truyền tải trôi chảy mà không cần phải chạy theo mọi người trên Slack.

Sử dụng các hệ thống quản lý nội dung, chẳng hạn như WordPress  hoặc Joomla , dành cho biên tập viên và người viết, IDE (Môi trường phát triển tích hợp) dành cho nhà phát triển web như Visual Studio Code  hoặc Bluefish , các công cụ tạo đồ họa và video dành cho người sáng tạo nội dung đa phương tiện như các sản phẩm của Adobe  hoặc Final Cut Pro , v.v.

Tôi đã đề cập trước đó rằng trong công ty của mình, tôi sử dụng Slack và Skype để quản lý việc giao tiếp giữa tôi và nhóm của mình, nhưng chúng tôi cũng sử dụng Asana  để quản lý lịch nội dung và xem từng dự án đang ở giai đoạn nào.

Tạo chiến lược tiếp nhận

Sau khi tuyển dụng nhân viên, đã đến lúc hướng dẫn họ hội nhập. Tốt nhất, hãy tạo tài liệu hướng dẫn hội nhập để lưu trữ và gửi cho các nhà lãnh đạo và quản lý để giúp họ đào tạo nhân viên mới.

Công ty tôi sử dụng tài liệu hướng dẫn cho các biên tập viên nội dung mới. Một số tài liệu tôi cung cấp cho họ bao gồm danh sách kiểm tra cần xem xét trước khi gửi bài viết, cũng như các mục tiêu chính của công ty.

Để giúp nhân viên mới dễ dàng hòa nhập, bạn có thể gửi cho họ những tài liệu bạn đã chuẩn bị và cùng nhau xem qua.

Sau đây là một số thông lệ cần tuân theo khi tuyển dụng nhân viên mới:

• Trước khi tuyển dụng, hãy chuẩn bị các tài liệu cần thiết như hợp đồng lao động đã ký và lưu trữ.
• Tạo tài liệu hướng dẫn nhập môn. Mẫu bảng này của Trello  có thể là một khởi đầu tuyệt vời, giúp bạn giúp nhân viên mới nhớ lại những điều bạn đã hướng dẫn họ trong những ngày đầu tiên. Nó bao gồm những thông tin như người cần trao đổi về các vấn đề cụ thể và thậm chí nhắc lại các mục tiêu của công ty.
• Lên kế hoạch cho ngày làm việc đầu tiên của mỗi nhân viên mới. Bạn có thể muốn giới thiệu họ với các thành viên còn lại trong nhóm nội dung, cho họ biết họ sẽ báo cáo cho ai, và sau đó giúp họ bắt đầu dự án đầu tiên với tư cách là thành viên của nhóm.
• Sau tuần đầu tiên, hãy gửi một bản khảo sát định hướng  để giúp bạn xác định xem họ có hiểu rõ về vị trí mới hay không và tình hình làm việc của họ tại công ty cho đến nay như thế nào.

Xây dựng chiến lược tiếp thị nội dung của bạn

Tiếp theo, đội ngũ tiếp thị nội dung của bạn cần có một cẩm nang để tất cả nội dung đều có giao diện và âm thanh thống nhất. Dưới đây là những yếu tố bạn cần để xây dựng cẩm nang tiếp thị nội dung của riêng mình.

- Hướng dẫn phong cách

Hướng dẫn phong cách giúp các nhà thiết kế và biên tập viên biết cách trình bày nội dung và thương hiệu của bạn. Đây thường là các yếu tố trực quan, chẳng hạn như đồ họa thông tin và video, nhưng cũng có thể được áp dụng cho các yếu tố như định dạng bài đăng trên blog.

Adobe  có hướng dẫn toàn diện về phong cách, hướng dẫn các nhà thiết kế cách sử dụng logo, màu sắc cụ thể trên các tài liệu cũng như loại hình ảnh được sử dụng trên trang web và tài liệu thương hiệu.

Để tạo hướng dẫn về phong cách của riêng bạn, hãy tham khảo bài đăng đầy đủ này của Canva .

- Giọng nói thương hiệu

Ngay cả khi bạn có một đội ngũ biên kịch đa dạng, điều quan trọng là phải có một giọng điệu thương hiệu rõ ràng và nhất quán. Điều này đặt ra tông điệu cho cách các biên kịch nên xây dựng tác phẩm của mình. Chúng nên trang trọng hay giản dị? Hóm hỉnh hay nghiêm túc?

MailChimp có một trung tâm hướng dẫn phong cách hoàn chỉnh  giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và nguyên tắc viết, định dạng và các kỹ thuật viết khác xuất hiện trên nội dung mang thương hiệu của MailChimp, bao gồm các bài đăng trên blog và bản tin.

- Phân phối nội dung

Cuối cùng, cẩm nang của bạn có thể hữu ích hơn nữa nếu bao gồm hướng dẫn phân phối . Hướng dẫn này sẽ nêu rõ kế hoạch phân phối nội dung của bạn, có thể là quảng bá bài đăng blog mới, quảng bá quảng cáo mới trên mạng xã hội, hoặc thậm chí chia sẻ ebook mới. Về cơ bản, đây là cách bạn đảm bảo nội dung của mình được khán giả nhìn thấy. Hướng dẫn này cũng có thể giúp định hình các bản tin và bài đăng trên mạng xã hội, và thậm chí có thể bao gồm các trang web và ấn phẩm khác nhau để xây dựng liên kết .

Trong hướng dẫn phân phối của bạn, bạn có thể bao gồm:

• Loại nội dung (sách điện tử, bài đăng trên blog, đồ họa truyền thông xã hội, v.v.)
• Sao chép để đi kèm với loại nội dung
• Các kênh để quảng bá loại nội dung
• Ngày xuất bản
• Ngày khuyến mãi trên mỗi kênh
• Ngày gửi cho những người có sức ảnh hưởng hoặc những người dẫn đầu tư tưởng
• Ngày để tăng cường trả phí

Những điểm chính

Nếu bạn đang phân vân về việc xây dựng một đội ngũ tiếp thị nội dung, tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn làm rõ các bước tiếp theo và định hướng cho bạn trên con đường này. Từ việc xác định cách thức hoạt động của nhóm cho đến từng thành viên cụ thể, hãy chắc chắn lập kế hoạch để thành công.

Theo thời gian, bạn sẽ sớm có đội ngũ tiếp thị nội dung giúp mở rộng thương hiệu và doanh nghiệp của mình, tăng cường sự tương tác của khách hàng và thúc đẩy doanh số.