5 Chiến lược Tốt nhất để Cải thiện Năng suất và Hiệu suất Công việc của Bạn

Nói một cách đơn giản, thời gian là nguồn lực quý giá nhất của bạn. Đó là thứ duy nhất bạn không thể lấy lại, dù có cố gắng thế nào đi nữa. Và mọi doanh nhân thành đạt ngoài kia đều nỗ lực hết mình để tận dụng tối đa thời gian họ có.

Tại sao bạn nghĩ các ứng dụng quản lý thời gian và năng suất  đang ngày càng phổ biến?

Với hàng trăm phương pháp tăng năng suất hiện có (như phương pháp được Ari Meisel giới thiệu ), mỗi phương pháp đều được quảng cáo là thần dược cho vấn đề quản lý thời gian của bạn, thật khó để chọn ra phương pháp nào thực sự tốt nhất. Trớ trêu thay, bạn lại chẳng có thời gian để tìm ra cách tốt nhất giúp tiết kiệm thời gian.

Nhưng bí quyết ở đây là: không có giải pháp thần kỳ hay một giải pháp chung nào cho vấn đề này. Tất cả phụ thuộc vào từng cá nhân . Một số người làm việc hiệu quả hơn chỉ nhờ thức trắng đêm, những người khác cần một thói quen cố định, và một số khác cần một yếu tố kích thích cụ thể. Bất kể là gì, mỗi người sẽ có cách giải quyết khác nhau.

Vì vậy, dựa trên nghiên cứu khoa học, các nghiên cứu điển hình và lời chứng thực thực tế, chúng tôi sẽ phân tích các phương pháp tăng năng suất phổ biến nhất hiện nay và tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn.

Chiến lược cải thiện năng suất

Thức trắng đêm

Nhiều doanh nhân trẻ thường quay lại với chuẩn mực cũ của thời đại học, từ bỏ mọi thứ để lao vào cuộc chơi Hail Mary bằng cách sử dụng mọi nguồn caffeine có thể và thức trắng đêm.

Đây là phương pháp đã có hiệu quả qua nhiều thời đại và có vẻ như nó sẽ không sớm biến mất. Nhưng tại sao?

Hóa ra nếu bạn cảm thấy đặc biệt có năng khiếu sáng tạo thì mệt mỏi thực sự có thể là một điều tốt .

Hãy nhìn vào những người sáng tạo ra chương trình truyền hình South Park gây tranh cãi nhưng lại cực kỳ thành công. Matt Stone và Trey Parker nổi tiếng với việc thường chỉ dành tối đa một tuần để sản xuất một tập phim South Park. Điều đó có nghĩa là trong một tuần, họ phải viết kịch bản, lên kế hoạch, đạo diễn và làm hoạt hình cho một tập phim dài 20 phút trước khi phát sóng.

Nghiên cứu đã chỉ ra  rằng chúng ta làm việc sáng tạo hiệu quả hơn khi mệt mỏi . Lý do là khi mệt mỏi, tâm trí chúng ta dễ bị phân tâm hơn. Mặc dù điều này nghe có vẻ trái ngược, nhưng thực tế, tâm trí chúng ta dễ cởi mở với những ý tưởng mới và tạo ra những kết nối mới hơn khi mệt mỏi.

Bộ não của chúng ta, khi bị phân tâm, thực sự giỏi hơn trong việc giải quyết các vấn đề đòi hỏi tư duy đột phá , dù đó là các phương trình toán học phức tạp hay các vấn đề kinh doanh thực tế.

Vì vậy, nhờ khoa học sáng tạo  , việc thức trắng đêm thực sự có thể mang lại lợi ích nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp sáng tạo cho một vấn đề.

Với những ai muốn tăng năng suất làm việc trong thời gian ngắn, tôi khuyên bạn nên ngủ trưa với caffeine , một mẹo tôi thường dùng khi đang ở thời điểm then chốt và cần tiếp tục làm việc thêm vài tiếng nữa. Phương pháp này khá đơn giản: bạn uống một tách cà phê trước khi ngủ trưa 15 phút. Mặc dù điều này có vẻ là một ý tưởng điên rồ, liều lĩnh mà một sinh viên đại học kiệt sức sẽ nghĩ đến, nhưng nó đã được chứng minh là hiệu quả.

Một nghiên cứu lâm sàng đã được tiến hành trong đó một nhóm sinh viên được cho uống cà phê trước khi ngủ trưa và nhóm còn lại dùng giả dược. Những người dùng caffeine cho thấy khả năng nhận thức, thời gian phản ứng và chức năng điều hành được cải thiện đáng kể so với nhóm còn lại.

Caffeine có tác dụng ngăn chặn não bộ phản ứng với adenosine, một chất hóa học gây mệt mỏi, và thường mất khoảng 15 đến 20 phút để thẩm thấu hoàn toàn vào máu. Trong khoảng thời gian đó, bạn có thể chợp mắt một chút và tận hưởng tất cả những tác dụng phục hồi và tích cực từ cả giấc ngủ lẫn việc hấp thụ caffeine.

Mặc dù thỉnh thoảng thức trắng đêm có thể mang lại lợi ích trong ngắn hạn, nhưng để đạt được kết quả năng suất lâu dài, bạn nên…

Ngủ nhiều hơn

Mặc dù điều này có vẻ hiển nhiên khi xét đến lợi ích của một đêm nghỉ ngơi ngon giấc, nhưng đây thường là điều đầu tiên phải hy sinh để có thể hoàn thành nhiều công việc hơn.

Tác hại của việc thiếu ngủ mãn tính  đã được biết đến rộng rãi. Thiếu ngủ và kiệt sức dẫn đến các vấn đề như căng thẳng và tâm trạng thất thường gia tăng, giảm khả năng tập trung và giải quyết vấn đề, cũng như tăng nguy cơ tăng cân và suy tim, v.v. Vì vậy, mặc dù thỉnh thoảng thức trắng đêm có thể hữu ích, nhưng nếu biến nó thành thói quen, nó có thể dẫn đến những hậu quả tai hại.

Giấc ngủ cực kỳ quan trọng đối với mọi sinh vật sống, và có năm giai đoạn hoặc trạng thái khác nhau . Giấc ngủ REM, viết tắt của Rapid Eye Movement (Chuyển động mắt nhanh), là giai đoạn thứ năm và sâu nhất của giấc ngủ mà chúng ta có thể đạt được. Thường kéo dài hai giờ mỗi chu kỳ ngủ, giấc ngủ REM cực kỳ quan trọng vì đây là trạng thái chịu trách nhiệm phục hồi não bộ .

Các nghiên cứu đã chỉ ra  rằng giấc ngủ rất quan trọng trong việc phục hồi các đường dẫn truyền thần kinh trong não. Các nghiên cứu sâu hơn  cũng chỉ ra rằng giấc ngủ rất cần thiết để duy trì trí nhớ ngắn hạn và dài hạn, cũng như học các kỹ năng mới.

Tóm lại, một đêm nghỉ ngơi ngon giấc sẽ giúp phục hồi và chuẩn bị não bộ cho ngày hôm sau và tất cả các nhiệm vụ sắp tới.

Thỉnh thoảng ngủ trưa cũng có thể mang lại hiệu quả kỳ diệu cho công việc và năng suất của bạn, các nhà khoa học nghiên cứu về giấc ngủ thậm chí còn khuyến khích các doanh nghiệp cho phép nhân viên ngủ trưa  suốt cả ngày.

Giấc ngủ trưa đã được chứng minh là có tác dụng  giảm căng thẳng, cải thiện tư duy logic và trí nhớ, đồng thời nâng cao nhận thức giác quan . Giấc ngủ trưa từ 20 đến 30 phút là thời gian lý tưởng nhất, giúp não bộ có đủ thời gian nghỉ ngơi, ngăn ngừa tình trạng uể oải do trì trệ giấc ngủ  , ảnh hưởng đến giấc ngủ đêm hôm sau.

Điều quan trọng cần nhớ là giấc ngủ là nhu cầu cá nhân , hãy nhìn vào những nhà lãnh đạo doanh nghiệp  được cho là ngủ ít hơn 8 tiếng mỗi ngày. Vì vậy, thời gian nghỉ ngơi cần thiết của mỗi người là khác nhau.

Để tìm ra nhu cầu ngủ của riêng mình, bạn nên tự hỏi: bạn là chim sơn ca, cú mèo hay chim ruồi?

Đây là bài tập được thiết kế để giúp bạn hiểu rõ hơn về đồng hồ sinh học của chính mình, hay còn gọi là nhịp sinh học. Nhịp sinh học của mỗi người là khác nhau, có người tỉnh táo hơn vào ban đêm, có người lại tỉnh táo hơn vào buổi sáng. Bằng cách hiểu rõ mình thuộc loại chim nào, bạn có thể tận dụng tốt nhất những khoảng thời gian não bộ hoạt động hiệu quả nhất.

Ví dụ, những người tự nhận mình là người dậy sớm thường thức dậy sớm vào buổi sáng và thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của họ là vào khoảng buổi trưa, và cần ngủ trưa vào khoảng 3:30 chiều để bù lại lượng năng lượng bị giảm sút.

Hãy tìm hiểu xem bạn là loại chim nào và tận dụng những khoảng thời gian hiệu quả nhất của mình. Suy cho cùng, làm việc khi mệt mỏi rã rời và chẳng làm được gì thì cũng chẳng có ý nghĩa gì.

Nhưng tất cả những điều này sẽ không giúp ích gì nếu bạn có rất nhiều việc phải làm, vì vậy…

Dành ít thời gian hơn cho công việc

Không có gì bí mật  khi nói rằng làm việc nhiều giờ đồng nghĩa với tinh thần kinh doanh, với một số người làm việc trung bình 60 giờ một tuần. Nhưng có một lý do giải thích tại sao chúng ta lại có tuần làm việc 40 giờ: nó đã được chứng minh hết lần này đến lần khác  là số giờ làm việc tối ưu để tăng năng suất và ngăn ngừa kiệt sức.

Nghiên cứu đã chỉ ra  rằng những người làm việc nhiều giờ liền có nhiều khả năng gặp vấn đề với rượu , tăng nguy cơ suy tim và thậm chí gây tổn thương não về lâu dài .

Có lẽ bạn đã quen thuộc với Định luật Parkinson về công việc và năng suất:

“Công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó”

Nhà sử học người Anh Cyril Parkinson đã lưu ý rằng, khi làm việc với Cơ quan Công vụ Anh, khi bộ máy quan liêu phát triển, chúng trở nên kém hiệu quả hơn. Khi áp dụng vào nhiều trường hợp khác, ông nhận thấy rằng người lao động càng được giao nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ thì hiệu quả công việc càng kém .

Như Tim Ferriss , doanh nhân và nhà đầu tư thiên thần, đã lưu ý trong cuốn sách bán chạy nhất của tờ New York Times “Tuần làm việc 4 giờ”, bạn có thể “phá vỡ” Luật Parkinson một cách hiệu quả bằng cách dành ít thời gian làm việc hơn.

Ferris đã đúng khi lưu ý rằng vấn đề không phải là làm việc chăm chỉ hơn, mà là làm việc thông minh hơn . Việc dành nhiều thời gian hơn cho một nhiệm vụ cụ thể chỉ đảm bảo rằng công việc sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành, chứ không đảm bảo rằng sản phẩm hoàn thiện sẽ tốt hơn hoặc thời gian bạn bỏ ra là xứng đáng.

Làm việc dưới áp lực thời hạn chặt chẽ thực sự sẽ buộc bạn phải làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Điều này cũng buộc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tốt hơn, rõ ràng là những nhiệm vụ xây dựng doanh nghiệp quan trọng nhất mà chỉ bạn mới có thể thực hiện sẽ được ưu tiên. Điều này không chỉ đảm bảo công việc của bạn được hoàn thành hiệu quả hơn mà còn giúp bạn nhận ra những nhiệm vụ nào đang lãng phí thời gian và có thể giao cho người khác.

Để không bị kiệt sức khi làm việc liên tục 5 giờ, hãy thử sử dụng kỹ thuật Pomodoro  để chia nhỏ khối lượng công việc và ngăn ngừa kiệt sức.

Một phương pháp tương đối đơn giản, bạn cần có đồng hồ bấm giờ và đặt nó trong 25 phút. Trong 25 phút đó, bạn chỉ làm việc, sau đó nghỉ 5 phút rồi quay lại làm việc.

Mặc dù nó có thể không hiệu quả với tất cả mọi người , nhưng cá nhân tôi thấy rằng nó giúp bạn tập trung hơn, làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn .

Mặc dù đối với những người không hài lòng với việc chỉ làm việc trong 25 phút, các nghiên cứu đã chỉ ra  rằng thời gian tối ưu để đạt năng suất cao nhất là chính xác 52 phút với thời gian nghỉ 17 phút cho một công nhân trung bình.

Sự nghỉ ngơi đó có thể là bất cứ điều gì, miễn là nó đưa bạn ra khỏi nơi làm việc và làm một việc hoàn toàn khác.

Điều quan trọng là phải học cách…

Trì hoãn một cách hiệu quả

Sau đây là một tình huống mà có lẽ nhiều bạn đã khá quen thuộc:

Đã bao nhiêu lần bạn dành thời gian cho công việc, ngồi xuống và chỉ nhìn chằm chằm vào màn hình. Bạn biết mình nên làm việc nhưng lại chẳng muốn làm. Thế là bạn trì hoãn và dành phần thời gian còn lại của công việc để lướt Facebook và xem video mèo. 45 phút trôi qua và bạn cảm thấy tội lỗi và tức giận với chính mình vì không hoàn thành được việc gì, và bạn căng thẳng đến mức không thể làm việc được nữa.

Sự trì hoãn có thể do nhiều nguyên nhân gây ra, chủ yếu là do không có khả năng dự đoán chính xác hành vi trong tương lai .

Đó là niềm tin rằng bằng cách trì hoãn một chút, chúng ta sẽ có động lực để làm việc sau. Nhưng điều đó cũng giống như nói với một người nghiện rượu rằng chỉ cần uống một ly thôi là họ sẽ có đủ ý chí để từ chối tất cả các ly sau. Thực tế, đó chỉ là hành vi tự chuốc lấy thất bại.

Trì hoãn thường là một triệu chứng của kiệt sức, khi chúng ta làm việc quá sức đến mức kiệt quệ về thể chất, tinh thần và cảm xúc  , dẫn đến mất hoàn toàn động lực. Kiệt sức không chỉ khiến năng suất giảm sút mà một nghiên cứu được thực hiện trên các cai ngục  đã chứng minh rằng những người ở vị trí lãnh đạo thường trải qua mức độ căng thẳng và kiệt quệ về mặt cảm xúc cao hơn do không thể "tắt" tư duy công việc khi ở nhà.

Điều này có nghĩa là với tư cách là một doanh nhân, người mà toàn bộ cuộc sống dường như xoay quanh công việc kinh doanh, bạn có nguy cơ kiệt sức cao hơn vì không thể thoát khỏi công việc. Nhiều doanh nhân rất ghét việc trì hoãn, rằng bất kỳ thời gian nào không dành cho việc phát triển doanh nghiệp đều là lãng phí. Trong khi thực tế, trì hoãn đúng cách lại tốt cho bạn .

Trì hoãn hiệu quả bắt đầu bằng một khái niệm rất đơn giản: hoàn toàn thoát khỏi công việc. Thực ra, trì hoãn là gì cũng không quan trọng, miễn là nó không liên quan gì đến công việc.

Là một doanh nhân, điều khó khăn nhất đáng ngạc nhiên là không làm việc. Nhưng vì lợi ích của doanh nghiệp, của sự căng thẳng và sức khỏe tinh thần, bạn phải học cách buông bỏ.

Hãy học tập Ferray Corporation  và chơi với mèo. Hãy dành thời gian đọc một cuốn sách  mà bạn yêu thích.

Đừng ngồi một chỗ, hãy ra khỏi nơi làm việc. Các nhà nghiên cứu tại Đại học Bristol  đã phát hiện ra rằng những người tập thể dục trước hoặc trong khi làm việc cho biết mức độ căng thẳng giảm và năng suất làm việc tăng lên.

Trì hoãn có cấu trúc nghĩa là bạn chỉ cho phép bản thân một khoảng thời gian nhất định để theo đuổi các hoạt động khác. Quan trọng nhất là hãy tuân thủ khoảng thời gian đó . Nếu bạn đã cho mình nghỉ ngơi 20 phút thì bạn chỉ được phép nghỉ ngơi 20 phút, không hơn, không kém. Điều này có thể đòi hỏi rất nhiều kỷ luật từ phía bạn, nhưng sau này bạn sẽ cảm ơn tôi vì điều đó.

Và sau khi bạn chơi xong với những con vật đáng yêu hoặc nghe nhạc ThighMaster, hãy đeo tai nghe vào và…

Hãy để âm nhạc nâng cao năng suất của bạn

Việc sử dụng âm nhạc trong công việc đã có từ rất lâu đời, ngay cả khi công việc vẫn còn đang dang dở. Từ những công nhân hát hò trong các nhà máy ồn ào khi làm việc trên dây chuyền, cho đến việc một số công ty thuê nhạc công  chơi nhạc cho công nhân vào những năm 1930. Điều này được thực hiện bởi vì, ngay từ rất sớm, người ta đã nhận thấy rõ ràng rằng âm nhạc có tác động tích cực đến năng suất lao động.

Suy cho cùng, tiếng ồn ngẫu nhiên trong văn phòng đã được chứng minh là làm giảm hiệu suất và năng suất làm việc , đặc biệt là khi so sánh với hiệu suất làm việc khi có nhạc nền. Tai nghe có thể là người bạn đồng hành lý tưởng tiếp theo của bạn khi cần cải thiện hiệu suất làm việc.

Một bài nghiên cứu được xuất bản bởi Springer Science & Business Media  cho biết rằng:

Âm nhạc đồng bộ hóa các phần của bán cầu não phải và trái, kích thích cảm xúc, tập trung sự chú ý và tăng cường động lực. Âm nhạc có sức hấp dẫn toàn cầu và tiềm năng khơi gợi khả năng học tập mang tính chuyển đổi ở người lớn. Truyền tải thông điệp bằng âm nhạc có thể nâng cao khả năng học tập, ghi nhớ và nhớ lại thông tin.

Nhiều nghiên cứu đã tìm hiểu mối liên hệ giữa âm nhạc và chức năng nhận thức, cho thấy âm nhạc có thể tăng cường khả năng sáng tạo, hiệu suất số học và khả năng giải quyết vấn đề nói chung.  

Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào thể loại nhạc bạn nghe.

Người ta đã phát hiện ra rằng âm nhạc kích thích, đặc trưng bởi nhịp độ cao, tạo cảm giác ồn ào và hung hãn, thực sự có thể gây hại cho hiệu suất của bạn . Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể nghe những giai điệu yêu thích của mình, vấn đề là phải vừa phải.

Như tôi đã đề cập trước đó, sự xao nhãng thực sự tốt cho não bộ khi nói đến sáng tạo. Miễn là bạn không tự làm mình quá tải với những thứ gây xao nhãng này bằng cách tăng âm lượng lên mức tối đa, thì việc để chúng phát ở chế độ nền thực sự rất có lợi nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp sáng tạo.

Vâng, một số người cho rằng sở thích âm nhạc của tôi có thể gây tranh cãi, nhưng cá nhân tôi thấy rằng việc phát loại nhạc này trong nền sẽ cải thiện khả năng sáng tạo và tập trung của một cá nhân .

Tiếng ồn xung quanh ở mức độ thấp đến trung bình cũng có thể đạt được kết quả tương tự. Tôi thực sự khuyên dùng ứng dụng Thunderspace . Không chỉ là "tiếng mưa", tất cả các tiếng động đều được ghi lại bởi Gordon Hempton, chuyên gia thu âm thiên nhiên từng đoạt giải Emmy, để mang đến âm thanh bầu không khí tuyệt vời nhất.

Nhưng đối với những người tập trung vào các nhiệm vụ nhập vai, đòi hỏi sự tập trung cao độ, thì nhạc không lời là lựa chọn tốt nhất . Các nghiên cứu đã chỉ ra  rằng nhạc cổ điển, đặc biệt là nhạc Baroque, có tác động tích cực nhất đến khả năng tập trung của con người. Điều này là do nhịp điệu của nhạc Baroque thường dao động từ 50 đến 80 nhịp mỗi phút, và đó là mức lý tưởng cho phép não bộ đạt được mức độ tập trung sâu.

Bạn đã sẵn sàng cải thiện năng suất làm việc chưa?

Là một doanh nhân, mục tiêu của bạn là tận dụng tối đa mọi thứ. Đây là lý do tại sao  sản phẩm khả thi tối thiểu (MV)  không chỉ là một chiến lược kinh doanh mà còn là một triết lý trong các công ty khởi nghiệp. Để thành công, bạn nhất định phải tối đa hóa những gì mình có, đặc biệt là về mặt thời gian và công sức.

Khi thời gian là tài sản và khoản đầu tư quý giá nhất của bạn, bạn không thể lãng phí nó vào những thứ không quan trọng.

Mỗi cá nhân đều độc đáo và khác biệt, một số chiến lược và kỹ thuật tăng năng suất này có thể hiệu quả với bạn, số khác thì không. Nhưng mỗi chiến lược và kỹ thuật này đều  đòi hỏi tính kỷ luật và  sự tuân thủ cao độ .

Nếu bất kỳ cách nào trong số này có ý nghĩa với bạn thì hãy thử chúng, bạn sẽ ngạc nhiên với khối lượng công việc mà mình có thể hoàn thành.

Hãy để lại bình luận bên dưới và chia sẻ chiến lược thành công chắc chắn của bạn để tăng năng suất, và đừng quên thích và chia sẻ nhé!