4 cách sáng tạo để giảm chi phí vận chuyển và làm hài lòng khách hàng

Thật khó để tập trung vào một khía cạnh hoạt động như vận chuyển và dành thời gian để tìm cách cải thiện sự hài lòng của khách hàng theo cách tiết kiệm chi phí—đặc biệt là khi những thứ như tính khả dụng của sản phẩm và bản cập nhật hoặc phát hành sản phẩm lớn tiếp theo đều có vẻ cấp bách và thú vị hơn.

Tuy nhiên, những cải tiến về kho bãi mà bạn thực hiện hiện nay có thể ảnh hưởng đến từng sản phẩm bạn cung cấp và những sản phẩm bạn có thể cung cấp trong tương lai. Đầu tư vào vận chuyển chính là đầu tư cho sự bền vững.

Sau đây là bốn cách ưa thích của chúng tôi để giảm chi phí vận chuyển cho khách hàng, tất cả đều hướng đến mục tiêu rõ ràng là mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt hơn và hy vọng tạo ra nhiều doanh thu định kỳ hơn trong thời gian dài.

Làm việc với nhiều nhà mạng

Một doanh nghiệp đang phát triển thường sẽ làm việc với nhà vận chuyển nào đưa ra ưu đãi tốt nhất cho đơn hàng đầu tiên. Công ty sẽ định giá cho đợt vận chuyển đầu tiên và sau đó thiết lập mối quan hệ với nhà vận chuyển đó. Từ đó, họ có thể vận chuyển hàng đến cửa hàng gần nhất hoặc sử dụng các công cụ trực tuyến để in nhãn và nhận hàng.

Đặt. Quên. Tiếp tục di chuyển.

Đó là một chiến lược thông minh cho những ngày đầu, khi bạn không bao giờ chắc chắn về đơn hàng và muốn có thể giao hàng vào cuối ngày. Nó có tính linh hoạt, nhưng không bao gồm khả năng tăng trưởng. Vấn đề là bạn có thể đã nhận được mức giá tốt từ FedEx, UPS, hoặc thậm chí là USPS cho các mặt hàng giá cố định trong đợt giao hàng đầu tiên, nhưng họ có thể không phải là nhà vận chuyển phù hợp cho đợt tiếp theo của bạn.

Hoặc, họ có thể không phải là đơn vị vận chuyển phù hợp với một nhóm nhỏ kiện hàng của bạn, tùy thuộc vào kích thước, trọng lượng và khoảng cách. Hơn nữa, khi bạn vận chuyển đủ lớn, các đơn vị vận chuyển sẽ có mức chiết khấu dựa trên khối lượng. Số tiền chính xác bạn tiết kiệm được và cuối cùng phải trả sẽ phụ thuộc vào vị trí, khối lượng và cả kiện hàng của bạn nữa.

Không có đảm bảo cụ thể nào, vì vậy bạn sẽ cần liên hệ với từng nhà mạng để biết giá của họ hoặc để hiểu rõ khối lượng bạn cần đạt được để đủ điều kiện nhận ưu đãi.

Nếu bạn có thể thương lượng được giá, bạn vẫn cần so sánh giá của từng gói hàng để tìm ra lựa chọn thông minh nhất. Lựa chọn tốt nhất là sử dụng phần mềm có khả năng tự động hóa các quyết định dựa trên giá cả hoặc các yếu tố khác mà bạn lựa chọn. Bất kỳ gói phần mềm quản lý kho hàng (WMS) hàng đầu nào cũng có thể sử dụng trọng lượng kích thước (DIM) đã thiết lập và tính toán trọng lượng tính cước cho các hãng vận tải, áp dụng chiết khấu của bạn, sau đó tự động chọn tùy chọn tốt nhất cho lô hàng của bạn. 

Nếu khối lượng đơn hàng của bạn không đủ lớn để được giảm giá và bạn đang gặp phải các vấn đề khác về vận chuyển và hoàn tất đơn hàng—chẳng hạn như đơn hàng không chính xác dẫn đến nhiều đơn hàng bị trả lại—hãy tìm kiếm một đối tác gia công hoàn tất đơn hàng. Các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) này thường có thỏa thuận với các hãng vận tải và được giảm giá dựa trên tổng khối lượng đơn hàng của tất cả khách hàng, giúp bạn tiết kiệm chi phí.

Hãy bắt đầu bằng cách tìm kiếm trực tuyến (dễ như bắt đầu với Google), và tìm kiếm một kênh chuyên về ngành hoặc danh mục sản phẩm của bạn. Các diễn đàn, kênh trò chuyện và kênh truyền thông xã hội tập trung vào hậu cần cũng có thể hữu ích. Kênh phù hợp sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, nhưng có rất nhiều kênh, bao gồm Reddit's /r Truckers , thư viện IWLA , Trucking Boards , và nhiều kênh khác mà bạn có thể tìm thấy thông qua tìm kiếm, các hiệp hội hoặc hỏi các thành viên trong nhóm của mình. 

Hãy nhớ rằng không phải mọi 3PL đều phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy trao đổi với các đối tác tiềm năng để đảm bảo bạn cảm thấy thoải mái với dịch vụ của họ và cách họ phản hồi các câu hỏi. Tham khảo trang này để tìm hiểu cách chọn đối tác phù hợp  dựa trên quy mô công ty và nhu cầu sản phẩm của bạn.

Thu hẹp vùng của bạn

Nếu doanh nghiệp đầu tiên của bạn giống như chúng tôi, bạn sẽ khám phá ra rất nhiều điều về kho bãi và vận chuyển một cách khó khăn. Một trong những điều ngạc nhiên lớn nhất đối với chúng tôi là sự tồn tại của các khu vực vận chuyển. Chúng có vẻ hợp lý khi bạn nghĩ về nó, nhưng hầu hết mọi người cần một chút thúc đẩy để bắt đầu làm quen với khái niệm này.

Khu vực vận chuyển là một khu vực địa lý mà các hãng vận tải sử dụng để xác định khoảng cách vận chuyển nội địa của một mặt hàng, ảnh hưởng đến giá cả. Hàng hóa vận chuyển càng xa thì số lượng khu vực vận chuyển càng nhiều và bạn càng phải trả nhiều tiền hơn. Các khu vực vận chuyển thường được đo bằng nhóm mã bưu chính.

Chúng thường có thể tìm kiếm được nên bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch chi phí và các vấn đề khác. Ví dụ, có biểu đồ vùng nội địa này của USPS .

Tóm lại, bạn sẽ phải trả nhiều tiền hơn khi hàng hóa được vận chuyển xa hơn, và chi phí này sẽ tăng lên khi hàng hóa nặng hơn hoặc vận chuyển xa hơn. Ví dụ, chi phí vận chuyển một kiện hàng nặng 30 pound (khoảng 13kg) sẽ tăng gấp đôi khi so sánh với khu vực vận chuyển ở Vùng 2 và Vùng 8.

Bạn không thể thay đổi nơi cư trú của khách hàng, vì vậy địa điểm cuối cùng sẽ cố định. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điểm xuất phát, giúp giảm đáng kể phạm vi các khu vực mà gói hàng sẽ đi qua.

Một số công ty thực hiện điều này bằng cách đặt một địa điểm ở miền Trung Hoa Kỳ. Những công ty khác, bao gồm công ty Red Stag Fulfillment của chúng tôi, vận hành hai hoặc nhiều địa điểm để nhanh chóng phục vụ các thành phố lớn dọc bờ biển cũng như nội địa.

Việc "làm thế nào" để giảm vùng giao hàng có thể khá khó khăn khi bắt đầu. Trước tiên, bạn cần xác định khoảng cách trung bình từ vùng giao hàng đến và chi phí trung bình cho mỗi đơn hàng, cộng với khối lượng đơn hàng hiện tại.

Giả sử bạn đang vận chuyển trung bình sáu khu vực và đơn hàng tiêu chuẩn của bạn là 30 pound (13kg) trọng lượng tính phí. Tức là 59,03 đô la mỗi đơn hàng. Nếu bạn có thể giảm xuống còn ba khu vực bằng cách thêm một kho hàng mới (dù là do bạn tự vận hành hay đối tác), thì mỗi đơn hàng sẽ giảm được 26,49 đô la. Nếu bạn xử lý 1.000 đơn hàng mỗi tháng, bạn sẽ tiết kiệm được 26.490 đô la.

Nếu kho thứ hai tạo ra mức tiết kiệm đó và  chi phí hàng tháng thấp hơn, thì chắc chắn đáng để cân nhắc. Và nếu kho thứ hai cho phép bạn giao hàng cho khách hàng nhanh hơn, nó cũng có khả năng giúp tăng doanh thu của bạn.

Những tính toán này chắc chắn sẽ phụ thuộc cụ thể vào doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, việc nắm rõ khu vực bạn giao hàng có thể giúp bạn dễ dàng tìm thấy các trung tâm phân phối lớn ở các khu vực lân cận, điều này thường mang lại khoản tiết kiệm đáng kể khi bạn là doanh nghiệp có khối lượng giao hàng lớn.

Giảm kích thước và trọng lượng của gói hàng

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về từng đơn hàng của bạn. Bạn không chỉ có thể tiết kiệm chi phí bằng cách giảm quãng đường vận chuyển mà còn giảm được số lượng và kích thước bao bì bạn chọn.

Việc gộp nhiều sản phẩm hoặc đơn hàng thành một gói duy nhất đồng nghĩa với việc giảm chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, hiếm khi khách hàng đặt nhiều đơn hàng cùng một lúc. Vì vậy, bạn cần giảm số lượng thành phần cho từng đơn hàng riêng lẻ.

Bản thân hộp và vật liệu bạn sử dụng để đóng gói là những mục tiêu tiếp theo cần xem xét. Trước tiên, hãy nghĩ về hộp bạn đang sử dụng, dù là hộp đặt làm riêng hay hộp tiêu chuẩn. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau về đơn hàng trung bình của bạn:

• Chúng tôi sử dụng hộp và vật liệu độn nào?
• Chúng ta có luôn sử dụng cùng một hộp không?
• Chúng ta có luôn  sử dụng cùng một lượng vật liệu độn không?
• Việc lựa chọn hộp và đóng gói có do người đóng gói đơn hàng quyết định hay chúng tôi có một tiêu chuẩn nào không?
• Chúng ta có thể làm sản phẩm nhỏ hơn mà không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển không?
• Khách hàng của chúng tôi có thích mở những chiếc hộp chúng tôi gửi đến không, hay chúng tôi nhận được những ánh mắt lạ lùng khi một sản phẩm nhỏ bé được đựng trong một chiếc hộp lớn?

Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà chúng tôi gặp phải là các công ty đóng gói sản phẩm trong hộp quá lớn. Thứ nhất, khách hàng của bạn không thích phải xử lý quá nhiều hộp thừa. Thứ hai, hộp quá khổ đòi hỏi nhiều vật liệu chèn hơn để đảm bảo sản phẩm bên trong không bị hư hỏng. Thứ ba, bạn có thể phải trả nhiều hơn mức cần thiết vì không gian thừa đó. Chính sách giá theo trọng lượng của DIM có thể gây bất lợi đáng kể cho bạn nếu sản phẩm bên trong nhẹ nhưng hộp lại quá lớn.

Hãy đóng gói nhỏ gọn. Nếu có thể, hãy sắp xếp đồ đạc thật gọn gàng để hạn chế di chuyển và hư hỏng, đồng thời tiết kiệm chi phí. Sau đó, hãy dùng máy tính trọng lượng DIM để xem giá cả thay đổi như thế nào. Dưới đây là một số loại bao bì cùng cách sử dụng và so sánh giá.

Bạn cũng nên xem xét các lựa chọn vật liệu chèn lót để xác định những gì cần thiết cho sản phẩm của mình và những khoản nào bạn có thể tiết kiệm. Một số địa điểm thậm chí còn bắt đầu cấm các vật liệu như xốp nổ , vì vậy hãy chú ý. Dưới đây là một số lựa chọn vật liệu chèn lót bạn có thể cân nhắc:

• Giấy Kraft: Đây là loại giấy màu nâu mà bạn thường thấy trong các bao bì vì nó rẻ, có thể tái chế, dễ sử dụng và có khả năng bảo vệ tốt.
• Gối khí: Ngày càng phổ biến, gối khí cực kỳ nhẹ và là lựa chọn thông minh cho các sản phẩm cần nhiều đệm, đồng thời vẫn có khả năng bảo vệ.
• Màng xốp hơi: Là vật dụng thiết yếu cho các vật dụng mỏng manh, màng xốp hơi dày dặn và có khả năng bảo vệ tốt, với nhiều kích cỡ để bạn lựa chọn linh hoạt. Hơn nữa, ai mà không thích bóc vài miếng chứ?
• Màng xốp: Tuy hơi đắt một chút, một số màng xốp lại rất phù hợp cho các sản phẩm dễ vỡ, nơi bạn không có nhiều không gian. Màng xốp mỏng và đa năng, nhưng không thể tái chế.
• Bìa cứng xé nhỏ. Có thể tái chế, chắc chắn và thường có sẵn trong kho. Bìa cứng xé nhỏ có thể làm tăng trọng lượng của bao bì, nhưng lại rất bền, dễ tháo dỡ và giá cả phải chăng.

Có rất nhiều lựa chọn giúp bạn bảo vệ sản phẩm, đồng thời giúp khách hàng dễ dàng và thoải mái hơn khi mở chúng. Nếu bạn lo lắng về việc vừa làm hài lòng khách hàng vừa chuyển sang sử dụng vật liệu thân thiện với môi trường như bìa cứng vụn, các doanh nghiệp thương mại điện tử có thể thêm vào những điểm nhấn như miếng lót, băng dính tùy chỉnh, giấy lụa màu và nhãn dán để khách hàng nhớ đến bạn.

Giảm chi phí vận chuyển mỗi gói hàng bằng cách giảm chi phí đóng gói có thể giúp bạn dễ dàng thêm vào những chi tiết hoàn thiện mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Chọn kho hàng tại khu vực của bạn

Tốc độ giao hàng rất quan trọng đối với mọi người, và bạn có thể giải quyết được nhiều vấn đề liên quan khi kinh doanh trong khu vực. Điều tốt nhất khi bắt đầu là chọn một kho hàng hoặc đối tác hoàn tất đơn hàng ở gần khu vực của bạn và có thể giao hàng nhanh chóng đến khách hàng địa phương.

Kho hàng càng gần dây chuyền sản xuất, hàng hóa càng được đưa ra khỏi kho và đến tay khách hàng nhanh hơn. Bằng cách rút ngắn khoảng cách, bạn cũng sẽ tiết kiệm chi phí vận chuyển hơn vì kiểm soát được những khu vực vận chuyển khó khăn đó.

Các kho hàng gần đó cũng dễ dàng kiểm tra và quản lý chi phí hơn. Đội ngũ của bạn sẽ nắm rõ các quy định địa phương và ít phải lo lắng về việc vượt biên giới hoặc liên hệ với nhiều thành phố để vận chuyển hàng hóa và các vấn đề về lao động. Trong hầu hết các trường hợp, bạn cũng đã có kinh nghiệm về việc xây dựng và cho thuê trong khu vực của mình.

Vị trí gần hơn cũng có xu hướng đồng nghĩa với việc lựa chọn vận tải đường bộ rẻ hơn nếu bạn thuê ngoài và ít có nguy cơ vi phạm quy định về giờ làm việc của Sở Giao thông Vận tải - tài xế bị hạn chế về thời gian và thời điểm lái xe . Điều này rất khó đánh giá và giám sát chính xác, như nhiều vụ kiện gần đây  đã chứng minh.

Lợi ích cho bạn và khách hàng là tốc độ và độ tin cậy. Ít rủi ro hơn có thể xảy ra trong khoảng cách ngắn hơn, và việc đẩy nhanh đơn hàng hoặc tăng ca làm việc thêm một tuần để hoàn thành đơn hàng cũng dễ dàng hơn.

Việc hoàn tất quyết định vị trí kho bãi đòi hỏi một vài yếu tố bổ sung có thể mở rộng phạm vi cân nhắc của bạn một chút. Hãy đảm bảo rằng cơ sở bạn chọn đủ lớn để lưu trữ hàng hóa khi công ty mở rộng. Nó cũng nên nằm gần một lực lượng lao động đủ lớn để đảm bảo nhân sự sẵn có và giá cả phải chăng. Thời gian di chuyển trung bình ở Mỹ là 27 phút mỗi chiều , đây là một con số tốt để cố gắng duy trì cho nhân viên của bạn.

Nếu bạn định sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, chúng tôi ưu tiên các lựa chọn địa phương, đơn giản vì việc đến tận nơi và đánh giá cách thức lưu trữ và vận chuyển hàng hóa luôn dễ dàng. Dưới đây là một vài gợi ý nhỏ giúp bạn chọn đúng thành phố cho kho bãi hoặc doanh nghiệp của mình .

Đừng vội vàng quyết định vận chuyển

Việc học cách cải thiện vận chuyển đòi hỏi bạn phải đưa ra những lựa chọn thông minh cho hoạt động của mình. Những quyết định này sẽ cần thời gian để nghiên cứu kỹ lưỡng và tìm kiếm đối tác cũng như nhân viên phù hợp để hỗ trợ bạn thực hiện.

Đừng vội vàng. Dành thời gian và đưa ra quyết định đúng đắn có thể giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian và hàng trăm nghìn đô la.

Trong kho hàng, những thay đổi nhỏ sẽ nhanh chóng tích tụ, dù là cắt giảm chi phí vật liệu, cải thiện thời gian giao hàng hay mở thêm địa điểm mới giúp tăng biên lợi nhuận trên mỗi kiện hàng. Doanh nghiệp của bạn xứng đáng với thời gian đầu tư để mọi thứ được vận hành trơn tru.