3 bài học khó khăn nhất tôi học được trong năm đầu tiên khởi nghiệp

Tôi bắt đầu kinh doanh cách đây hơn một năm, sau khi bị sa thải khỏi một công ty khởi nghiệp đang gặp khó khăn về dòng tiền. Tôi đã nhận một khách hàng doanh nghiệp ngay sau khi bị sa thải. Tôi cũng nhận được lời mời làm việc, nhưng vẫn duy trì hoạt động kinh doanh của riêng mình. Tôi nghĩ rằng mình có thể tự kinh doanh bán thời gian mà không bị đói. Kế hoạch của tôi đã thành công và tôi đã có thể tìm được thêm nhiều khách hàng cho doanh nghiệp của mình trong khi vẫn làm việc toàn thời gian.

Tuy nhiên, mọi thứ đôi khi cũng trở nên khó khăn. Tôi đã học được một số bài học khá đắt giá  trong vài tháng đầu tiên khởi nghiệp .

Ví dụ, tôi đã học cách quản lý thời gian và nguồn lực của mình khi có tháng thì dư dả, có tháng lại eo hẹp—những khoản tiền lương ổn định được gửi thẳng vào tài khoản ngân hàng của tôi đã không còn nữa.

Những bài học đầu đời ấy đã hun đúc nên tôi, một chủ doanh nghiệp như ngày hôm nay. Dù vậy, nhìn lại thì vẫn thấy rõ, và ước gì tôi có thể tự viết cho mình một lá thư để cảnh báo bản thân, một doanh nhân mới, về những điều sắp xảy ra.

Nếu tôi viết bức thư đó, đây là những gì tôi sẽ nói.

Luôn luôn có một kế toán viên

Một trong những mẹo kinh doanh tốt nhất cho doanh nhân mới là thuê một kế toán. Kế toán viên là vàng là bạc. Họ rất cần thiết, ngay cả khi bạn chẳng có một xu dính túi. Tại sao? Bởi vì nếu bạn không có một xu dính túi, một kế toán viên giỏi có thể tìm ra cách để bạn được hoàn lại số tiền còn thiếu vào mùa thuế.

Tôi đã gọi cho một kế toán viên vào ngày tôi quyết định thành lập công ty riêng (trước khi tôi bắt đầu kinh doanh toàn thời gian). Anh ấy được gia đình giới thiệu, và ngay từ ngày đầu, anh ấy đã có những lời giới thiệu tuyệt vời dành cho tôi. Anh ấy đã dạy tôi rằng tôi nên đăng ký dưới dạng S Corp, chứ không phải LLC (mặc dù chúng khá giống nhau, nhưng bạn cần thêm một mẫu đơn để được coi là S Corp, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng ngàn đô la—tôi sẽ nói thêm về điều này sau). Anh ấy đã giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều tiền bằng cách giúp tôi đăng ký doanh nghiệp ở Virginia chứ không phải ở New York.

Anh ấy có một danh sách tất cả các trang web tôi cần truy cập để thiết lập và đăng ký mọi thứ—có khá nhiều mẫu đơn. Anh ấy đã hướng dẫn tôi từng bước và chỉ dẫn tôi nên liên hệ với cơ quan nào nếu anh ấy không biết cách thực hiện.

Ngoài việc có đầy đủ kiến ​​thức về cách thành lập doanh nghiệp, kế toán viên còn có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền thuế.

Ví dụ, hãy so sánh mức lương toàn thời gian hàng năm là 100.000 đô la với mức lương 100.000 đô la khi kinh doanh đã đăng ký.

Thuế đối với thu nhập toàn thời gian là 100.000 đô la

Ở New York, nếu bạn kiếm được khoảng tiền đó, bạn sẽ phải nộp khoảng 30.000 đô la hoặc hơn tiền thuế.

Thuế đối với thu nhập 100.000 đô la như một doanh nghiệp đã đăng ký

Nếu bạn là một S Corp đã đăng ký, với doanh nghiệp có tổng thu nhập hàng năm là 100.000 đô la, thì bạn và kế toán của bạn sẽ quyết định số tiền sẽ khai là "tiền lương" của bạn. Số tiền lương đã xác định này là phần duy nhất trong tổng thu nhập của bạn sẽ bị đánh thuế theo mức thuế thu nhập W2 cực kỳ cao.

Giả sử với sự giúp đỡ của kế toán, bạn quyết định rằng trong số 100.000 đô la đó, chỉ có 20.000 đô la là "lương" của bạn được tính thuế theo mức thuế W2 tiêu chuẩn. Bạn có thể sẽ phải trả khoảng 6.000 đến 7.000 đô la thuế thu nhập W2 trên tổng số 20.000 đô la tiền lương của mình.

Lưu ý: Trả cho mình một khoản lương nhỏ không có nghĩa là bạn không thể chi tiêu phần còn lại của doanh nghiệp. Tôi có thể trả cho mình mức lương 20.000 đô la, nhưng nếu tôi muốn mua xe mới, mua đồ tạp hóa, hoặc trả hóa đơn Netflix bằng 80.000 đô la còn lại từ doanh thu, thì hoàn toàn ổn.

Số tiền còn lại là 80.000 đô la, trừ đi chi phí kinh doanh, sẽ bị đánh thuế khoảng 15%.

Điều này đưa tôi đến điểm tiếp theo…

Chi phí kinh doanh. Kế toán của tôi đã giúp tôi kê khai học phí sau đại học như một khoản chi phí. Một phần tiền thuê nhà được tính là chi phí vì nó bao gồm cả không gian văn phòng của tôi. Xe hơi và xăng dầu cũng là chi phí, điện thoại di động, máy tính xách tay, internet, bạn hiểu ý tôi chứ. Giả sử chi phí của bạn lên tới 2.000 đô la mỗi tháng (một con số rất tiết kiệm nếu bạn sống ở San Francisco, London, New York, hay bất kỳ nơi nào đắt đỏ).

Bây giờ, hãy lấy số dư còn lại là 80.000 đô la và trừ đi 24.000 đô la (2.000 đô la x 12 tháng).

Điều đó có nghĩa là bạn sẽ có khoản lợi nhuận hàng năm là 56.000 đô la, chịu mức thuế liên bang khoảng 15%, tương đương khoảng 8.400 đô la. Cộng thêm 6.000 đô la bạn đã trả từ "mức lương W2 20.000 đô la" của mình, tổng số tiền thuế phải nộp của bạn sẽ vào khoảng 14.000 đến 15.000 đô la.

Bị đánh thuế như một doanh nghiệp có nghĩa là bạn sẽ phải trả ít hơn một nửa số tiền bạn phải trả nếu thu nhập 100.000 đô la của bạn bị đánh thuế như mức lương toàn thời gian.

Tóm lại, một kế toán viên có thể giúp bạn:

• Đăng ký doanh nghiệp của bạn
• Nộp thuế của bạn
• Cung cấp các khuyến nghị dựa trên lợi nhuận và thua lỗ của công ty bạn
• Giúp bạn yêu cầu chi phí kinh doanh
• Các kế toán viên giỏi cũng có thể kết nối bạn với các tổ chức kinh doanh và các công ty hỗ trợ khác. Kế toán viên của tôi đã kết nối tôi với một tổ chức có thể thu hồi các khoản thanh toán trễ từ khách hàng và hỗ trợ thủ tục pháp lý.

Điểm mấu chốt là bạn không nên chần chừ mà hãy làm việc với một kế toán viên. Các dịch vụ mà một kế toán viên cung cấp có thể hỗ trợ bạn ngay từ ngày đầu tiên và cũng tạo nền tảng vững chắc để bạn xây dựng doanh nghiệp của mình.

Vậy làm sao để tìm được một kế toán giỏi? Tôi tìm được người như vậy nhờ lời giới thiệu của gia đình, và tôi khuyên bạn nên nhờ người bạn tin tưởng giới thiệu nếu có thể. Nếu không, tôi sẽ sắp xếp một vài buổi gặp mặt và gọi điện với những người không tính phí cao ngất ngưởng.

Viết mọi thứ ra. Mọi thứ.

Một lời khuyên hữu ích khác dành cho các doanh nhân mới là hãy viết mọi thứ ra. Dưới đây là một ví dụ từ năm đầu tiên của tôi để giải thích lý do.

Chuyến phiêu lưu kinh doanh cá nhân của tôi đã có khởi đầu tốt đẹp. Tôi đã có được ba khách hàng trong một tuần và cảm thấy rất hào hứng. Nhưng không gì có thể phá hỏng niềm vui kinh doanh tuyệt vời của bạn bằng việc khách hàng không thanh toán hóa đơn. May mắn thay, tôi đã viết ra mọi thứ. Và tôi không chỉ nói đến hợp đồng khách hàng (làm ơn, cầu nguyện cho bạn, có hợp đồng khách hàng). Trong trường hợp cụ thể này, thật may mắn khi tôi cũng lưu lại tất cả email đã trao đổi giữa tôi và khách hàng, vì nếu không chúng tôi có thể sẽ vướng vào một mớ hỗn độn pháp lý (điều mà chúng tôi đã không xảy ra vì cuối cùng họ đã trả tiền cho tôi).

Một lần nữa, quy tắc này áp dụng cho mọi thứ , nhưng sau đây là một số điểm cụ thể cần lưu ý.

Luôn có hợp đồng an toàn

Điều này có vẻ không cần phải bàn cãi, nhưng tôi sẽ đi xa hơn việc chỉ cần có hợp đồng . Hãy có hợp đồng hợp pháp  . Đừng lúc nào cũng tin tưởng vào những gì bạn đã làm qua loa với Rocket Lawyer. Bởi vì, trời ơi, ai đó có thể quyết định không trả tiền cho bạn, hoặc họ sẽ kiện bạn. Hãy chuẩn bị sẵn sàng cho trường hợp xấu nhất xảy ra. Giảm thiểu rủi ro! Nếu bạn muốn tiết kiệm tiền, bạn có thể nhờ một người bạn luật sư xem qua hợp đồng của mình. Bạn cũng có thể nhờ luật sư đọc qua với chi phí thấp hơn so với việc họ tự soạn thảo. Hãy đảm bảo rằng hợp đồng được ký kết chặt chẽ và có lợi cho cả hai bên.

Theo dõi Email

Tôi không thích lưu trữ email lắm. Thực ra, tôi thích xóa chúng. Nhưng trong một số trường hợp, tôi rất vui vì đã lưu trữ miễn phí nhiều email trong tài khoản hubspot.com của mình  . Hubspot sẽ cung cấp cho bạn một email BCC miễn phí để ghi lại và lưu trữ các cuộc trò chuyện trong Hubspot CRM bất cứ khi nào bạn BCC địa chỉ email đó. Sau đây là cách bạn có thể đăng ký và bắt đầu sử dụng: 

Bước 1: Tạo  tài khoản hubspot.com 

Bước 2: Đảm bảo bạn đang ở trên bảng điều khiển bán hàng và từ đó, nhấp vào cài đặt

Bước 3: Khi vào trang cài đặt bán hàng, hãy nhấp vào "bán hàng" ở menu bên trái. Sau đó, bạn sẽ thấy địa chỉ BCC mà bạn có thể sao chép và dán vào bất kỳ email nào bạn gửi đi mà bạn muốn lưu trữ.

Tôi tin tưởng HubSpot sẽ lưu trữ tin nhắn của mình vì tôi cũng sử dụng HubSpot như một công cụ CRM. Nó cực kỳ tiện lợi và cho phép tôi tự động hóa phần lớn các chu kỳ bán hàng và tiếp thị sau này.

Hãy nhớ rằng, khách hàng của bạn có thể không giàu có

Hãy cẩn thận vì khách hàng mới của bạn có thể không có dòng tiền lớn. Nếu họ thuê ngoài dịch vụ của bạn, nhiều khả năng họ là doanh nghiệp nhỏ và không đủ khả năng thuê một đội ngũ nội bộ để xử lý những gì bạn cung cấp. Nếu bạn chủ yếu làm việc với các công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ khác, hãy cẩn thận với các vấn đề về dòng tiền. Nếu khách hàng của bạn đang thiếu tiền, họ có thể sẽ khó thanh toán hóa đơn đúng hạn.

Tôi có một khách hàng tuyệt vời, rất quý mến họ, và họ gọi điện cho tôi để giải thích rằng họ không đủ tiền để trả toàn bộ khoản tạm ứng của tôi. Chúng tôi đã thương lượng lại và thống nhất một phương án thanh toán. Phương án này đã được đưa vào hợp đồng.

Một vấn đề khác về dòng tiền của khách hàng có thể ảnh hưởng đến bạn: Nếu bạn cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ SaaS, hãy đảm bảo bạn có các điều khoản và điều kiện hấp dẫn, và hãy  đảm bảo khách hàng nắm rõ các điều khoản đăng ký của bạn. Bạn không muốn hộp thư đến đầy những khiếu nại từ khách hàng đang bối rối, than phiền về việc họ bị tính phí sai hoặc tại sao họ không thể hủy đăng ký. Hãy làm rõ các điều khoản của bạn với khách hàng trước khi họ ký hợp đồng và cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt để tránh khiếu nại và sự không hài lòng của khách hàng.

Ý tưởng của bạn sẽ không tồn tại mãi mãi—Hãy viết chúng ra

Tôi không thể nói cho bạn biết đã bao nhiêu lần tôi chửi thề vào màn hình máy tính vì quên mất ý tưởng tuyệt vời mà tôi định viết, vì tôi đã không viết nó ra ngay khi ý tưởng đó nảy ra trong đầu.

Cuối cùng tôi cũng rút ra được bài học và mua một cuốn sổ tay nhỏ để mang theo bên mình. Nó thực sự rất hữu ích. Tôi cũng đã hình thành thói quen lưu một danh sách "ý tưởng" trong iPhone của mình—tôi dùng ứng dụng Nhắc nhở . Hiện tại, ứng dụng này có hơn 100 ý tưởng ngẫu nhiên mà thỉnh thoảng tôi lại xem lại và đôi khi bật cười, tự nhủ, chắc mình đã viết ra điều này khi đang nhâm nhi một hoặc hai ly rượu vang . Nhưng một số ý tưởng khá hay và một số lại được tôi áp dụng vào công việc của khách hàng. Vì vậy, tôi khuyên bạn nên tập thói quen  lưu một danh sách ý tưởng trong điện thoại.

Một nhân viên bán hàng giỏi là công việc khó khăn nhất mà bạn từng tuyển dụng

Tuyển dụng chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng , đặc biệt là đối với những doanh nhân mới. Tôi có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bán hàng và tiếp thị, và việc tuyển dụng một nhân viên bán hàng giỏi có lẽ vẫn là việc khó khăn nhất mà tôi từng gặp phải cho đến nay. Điều này đặc biệt khó khăn nếu bạn không quen thuộc với quy trình bán hàng và đội ngũ bán hàng. Những người giỏi nhất là những người kỳ lân, một giống loài khác, nhưng ngay cả khi họ có tính cách tuyệt vời, họ vẫn có thể không phù hợp nhất với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Cũng rất khó để nhận định ai đó có giỏi hay không. Có đủ loại tính cách ngoài kia, và những người bán hàng giỏi có rất nhiều đặc điểm và phong thái khác nhau (thực tế, một số người bán hàng giỏi nhất lại là người hướng nội ). Thật không muốn nói với bạn điều này, nhưng bạn không thể chỉ cần làm một bài kiểm tra tính cách là chọn được đúng người. Vậy tại sao lại khó tìm được những người bán hàng giỏi đến vậy?

Những nhân viên bán hàng giỏi nhất không làm việc cho bất kỳ ai ngoài chính họ.

Điều này có lẽ không đúng 100%, nhưng trường hợp ngoại lệ rất hiếm, vì một lý do chính đáng. Tại sao một người dày dạn kinh nghiệm, có kỹ năng kiếm hàng triệu đô la, lại phải tốn thời gian mang về số tiền đó cho người khác? Nếu họ thông minh, họ sẽ không làm vậy. Chắc chắn có những nhân viên bán hàng xuất sắc đang từng bước thăng tiến trong nhiều công ty khác nhau, và một số người trong số họ đang kiếm được hàng triệu đô la tại các công ty công nghệ lớn.

Điều này có nghĩa là, khi tuyển dụng một nhân viên bán hàng xuất sắc, bạn phải làm đúng một số điều. Hãy tự hỏi bản thân:

• Bạn có đủ tiền để thuyết phục họ tham gia startup của mình không?  Nhân viên bán hàng sẽ kiếm bộn tiền nếu họ làm tốt. Nếu bạn đang thiếu tiền, bạn sẽ không thể thu hút được những nhân tài bán hàng giỏi nhất trừ khi bạn cung cấp những phúc lợi và cổ phần hấp dẫn. Nếu bạn có thể trả lương cao hơn, thật tuyệt! Hãy tìm kiếm những nhân viên bán hàng giỏi nhất với sự hỗ trợ của các nhà tuyển dụng bán hàng giàu kinh nghiệm.

Nếu ngân sách eo hẹp, đừng thuê một nhân viên bán hàng tầm thường hoặc mới vào nghề. Thay vào đó, tôi khuyên bạn nên thuê một chuyên gia tư vấn bán hàng hoặc phát triển kinh doanh. Bằng cách này, bạn sẽ có được sự hỗ trợ từ một người giàu kinh nghiệm hơn mà không tốn quá nhiều tiền. Hơn nữa, một chuyên gia tư vấn bán hàng giàu kinh nghiệm cũng có thể giúp bạn tuyển dụng được nhân viên bán hàng toàn thời gian đầu tiên.

Hãy tìm một người có kinh nghiệm hơn, cả khi tuyển dụng tư vấn viên lẫn khi tuyển dụng nhân sự đầu tiên. Nếu họ giỏi, bạn sẽ xứng đáng từng xu.

• Bạn có biết cách bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình không?  Đây là một trong những sai lầm lớn nhất mà tôi thấy các nhà sáng lập và doanh nhân mới mắc phải. Họ thường không có chu kỳ hoặc quy trình bán hàng rõ ràng, nhưng lại tuyển dụng nhân tài cấp trung hoặc cấp cao với kỳ vọng họ có thể gánh vác mọi việc. Một sai lầm nghiêm trọng. Một lần nữa, hãy thuê một chuyên gia tư vấn nếu bạn vẫn đang loay hoay tìm cách vận hành quy trình bán hàng và không đủ khả năng thuê một người cấp cao toàn thời gian để dẫn dắt. Hãy để họ giúp bạn vận hành mọi thứ. Sau đó, hãy để chuyên gia tư vấn đó giúp bạn tuyển dụng.

• Bạn có thể tránh bị lừa bởi một nhân viên bán hàng giỏi không?  Những người bán hàng giỏi thường rất duyên dáng, vui vẻ, dễ gần, v.v. Ngay cả khi họ không phải là người phù hợp nhất, nếu họ muốn công việc, họ có thể khiến bạn nghĩ rằng họ phù hợp. Đặc biệt là nếu họ được đào tạo bài bản. Họ không chỉ giỏi bán sản phẩm và dịch vụ mà còn giỏi tự  quảng bá bản thân. Vì vậy, khi tuyển dụng, hãy thận trọng. Tôi khuyên bạn nên cho ứng viên thử việc khoảng một tháng để xem họ có phù hợp với công việc hay không và liệu họ có thực sự hiệu quả hay không.

Nếu bạn tìm kiếm đủ kỹ, bạn sẽ tìm thấy một người thực sự có thể giúp bạn phát triển bản thân. Khi đó, hãy biết ơn và đối xử tốt với họ . Bạn sẽ không muốn họ rời xa mình đâu. Hãy bắt đầu bằng một thử nghiệm và xem mọi chuyện diễn ra thế nào.

Chúc các doanh nhân mới may mắn!

Là một doanh nhân mới, tôi hy vọng rằng bạn có thể áp dụng những bài học khó khăn mà tôi đã học được.

Hãy đếm tiền và giữ từng đồng xu bạn có thể! Hãy ghi lại các giao dịch và ý tưởng của bạn, bởi vì bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ cần đến mực. Hãy nhớ câu tục ngữ Trung Quốc: Mực nhạt hơn mực đậm.  Hãy nỗ lực hết mình khi tuyển dụng những người sẽ chịu trách nhiệm mang lại nhiều hợp đồng hơn, vì đó là phần quan trọng nhất của sự tăng trưởng. Nếu bạn có thể quản lý những điều này, bạn sẽ đi trước đối thủ một bước.