20 Kỹ thuật Quản lý Thời gian và Năng suất để Lấy lại Ngày làm việc của Bạn

Quản lý thời gian có thể là một thách thức lớn đối với bất kỳ người sáng lập bận rộn nào, đặc biệt là khi ranh giới giữa giờ làm việc và cuộc sống gia đình ngày càng mờ nhạt (hoặc biến mất).

Tuy nhiên, với các công cụ và chiến thuật phù hợp, bạn có thể vượt qua thách thức đó và làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết — ngay cả trong thời kỳ hỗn loạn nhất trong lịch sử hiện đại.

Sau đây là 20 chiến thuật quản lý thời gian giúp bạn lấy lại ngày làm việc của mình.

Đừng làm nhiều việc cùng lúc (Điều đó là không thể) 

Bạn có bao giờ cảm thấy kiệt sức về thể chất lẫn tinh thần vào cuối ngày làm việc, nhưng thực tế lại chẳng hoàn thành được việc gì không? Nếu bạn từng than phiền rằng mình không có đủ thời gian trong ngày, rất có thể bạn đã cố gắng làm nhiều việc cùng lúc.

Khi bạn nghĩ mình đang làm nhiều việc cùng lúc, thực ra bạn chỉ đang làm giảm sự tập trung của mỗi nhiệm vụ, và lấy đi hàng giờ của chính mình. Bạn chỉ có một lượng năng lượng hữu hạn trong một ngày, và nếu bạn là một trong những doanh nhân muốn dồn hết 100% sức lực cho mọi việc mình làm, thì phép tính này sẽ không hợp lý. Thực tế, bạn sẽ dành 10% ở đây, 20% ở kia, 5% cho hàng tá nhiệm vụ khác, rồi lại dành thêm 10% sự tập trung cho hàng loạt thông báo và bài đăng trên mạng xã hội.

Điều này tạo ra rất nhiều chi phí chuyển đổi, tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.

Tạp chí Harvard Business Review đưa tin rằng  “sau khi nhận được thông báo buộc chúng ta phải chuyển đổi giữa các tác vụ, chúng ta có thể mất khoảng 23 phút để quay lại tác vụ đang làm, theo một nghiên cứu từ Đại học California, Irvine”.

Giả sử bạn kiểm tra thông báo Facebook bốn lần, tức là bạn đã lãng phí cả tiếng đồng hồ.

Bạn có kiểm tra hộp thư đến email hoặc Slack mỗi khi một vòng tròn đỏ nhỏ hiện lên không? Bạn đang lãng phí thời gian nhiều hơn là thời gian thực sự làm việc.

Hơn nữa, chất lượng công việc giảm sút, trong khi tiến độ công việc lại kéo dài. Bạn sẽ cảm thấy mọi việc ngày càng mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành — bởi vì đúng là như vậy. Và vì bạn đã dành cả ngày để chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, nên đến cuối buổi chiều, năng lượng của bạn sẽ cạn kiệt.

Thay vào đó hãy làm một việc duy nhất 

Lần cuối cùng bạn chỉ tập trung vào MỘT việc trong 30 phút là khi nào? Hay thậm chí 10 phút mà không cần xem thông báo hay email?

Dù bạn đang làm gì, hãy tắt hết mọi thứ gây xao nhãng và chỉ tập trung vào một việc duy nhất trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu cần, hãy đặt hẹn giờ. Khóa lịch làm việc ở chế độ "DND" (Không Làm Phiền). Điều chỉnh cài đặt Slack thành "Tạm dừng thông báo". Đóng tất cả 27 tab trình duyệt đang mở, hoặc chỉ cần nhấp vào "Cửa sổ Mới". Bật nhạc chill nhẹ nhàng, không lời yêu thích để đưa bạn vào trạng thái tập trung. Và cứ thế... bắt đầu làm việc thôi.

Tác giả sách bán chạy nhất của tờ New York Times, Daniel José Older, khuyên dùng phương pháp hẹn giờ trong lớp học Skillshare của mình để vượt qua tình trạng bí ý tưởng. "Hãy đặt hẹn giờ trong 5 phút, có thể là 10 phút, và cam kết viết liên tục trên trang giấy trong 5 hoặc 10 phút đó, không suy nghĩ gì cả, và không cố gắng làm "đúng"."

Đặt ra giới hạn nhân tạo cho bản thân 

Một trong những cách hiệu quả nhất để tăng năng suất và cải thiện khả năng quản lý thời gian là đặt ra những giới hạn giả tạo. Điều này nghĩa là gì? Những hạn chót giả tạo.

Việc đặt ra những giới hạn nhân tạo sẽ giúp bạn tránh rơi vào cái bẫy của định luật Parkinson , nói rằng "công việc sẽ tự giãn nở để lấp đầy khoảng thời gian cho phép". Bạn có thể đã từng thấy điều này trước đây. Một người trong nhóm của bạn có ba nhiệm vụ và một ngày làm việc tám tiếng phải hoàn thành, và họ cố gắng kéo dài thời gian làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Khi bạn biết rõ ba nhiệm vụ đó chỉ nên mất tối đa 90 phút.

Nếu họ chỉ có 90 phút mỗi ngày để làm việc thì sao? Tôi cược cả một chiếc Tesla Cybertruck rằng công việc vẫn sẽ được hoàn thành.

Ari Meisel, doanh nhân khởi nghiệp và tác giả của các cuốn sách "Ít làm, Sống nhiều hơn" và "Nhà sáng lập có thể thay thế ", đã trực tiếp trải nghiệm chiến lược năng suất mạnh mẽ này khi căn bệnh Crohn của ông trở nên thực sự nghiêm trọng. Tình trạng của Ari đau đớn đến mức ông chỉ có thể tập trung năng lượng để làm việc khoảng một giờ mỗi ngày. Làm thế nào để điều hành một doanh nghiệp chỉ trong một giờ mỗi ngày? Vâng, Ari đã tìm ra cách, bởi vì ông buộc phải làm vậy.

Môi trường làm việc tại nhà do đại dịch COVID-19 gây ra càng khiến bạn dễ rơi vào cái bẫy của định luật Parkinson. Không có thời gian di chuyển, không có những khoảng dừng trong ngày làm việc để bạn có thể rời khỏi văn phòng và về nhà, bạn thực sự có thể kéo dài thời gian làm việc.

Cách tốt nhất để vượt qua định luật Parkinson và duy trì năng suất làm việc ngay hôm nay là đặt ra những hạn chót giả tạo. Hãy tự đặt ra giới hạn thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định — thậm chí tự đặt hẹn giờ cho chính mình.

Một thành viên trong nhóm cũng được biết đến là người áp dụng kỹ thuật này, sử dụng môi trường xung quanh làm giới hạn thời gian. Khi đi chụp ảnh (thời đó người ta còn có thể làm những việc như vậy), anh ấy chỉ mua gói WiFi 30 hoặc 60 phút trên máy bay. Sau đó, anh ấy tự thử thách bản thân hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt trong khoảng thời gian 30 hoặc 60 phút đó, và sẽ không nâng cấp internet sau khi hết giờ.

Bất cứ điều gì xảy ra sau khi WiFi bị ngắt đều phải diễn ra ngoại tuyến trên máy tính để bàn. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc đang làm và tránh bị phân tâm bởi các tab, thông báo và email khác nhau.

Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình có thể hoàn thành được bao nhiêu việc khi đặt ra giới hạn giả định và tạo ra một cuộc chạy nước rút nhỏ.

Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro 

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian cụ thể có từ cuối những năm 1980, sử dụng bộ đếm thời gian để chia nhỏ công việc thành những "khoảng thời gian chạy nước rút" nhỏ, siêu hiệu quả. Đây thường là những khoảng thời gian 25 phút được ngăn cách bởi những khoảng nghỉ ngắn.

LifeHacker phác thảo các bước chi tiết về cách sử dụng Kỹ thuật Pomodoro một cách hiệu quả:

+ Chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành

+ Đặt Pomodoro ở mức 25 phút (Pomodoro là bộ đếm thời gian)

+ Làm việc trên nhiệm vụ cho đến khi chuông Pomodoro reo, sau đó đánh dấu vào tờ giấy của bạn

+ Nghỉ ngơi một chút (5 phút là được)

+ Mỗi 4 Pomodoro nghỉ ngơi lâu hơn

Bạn thậm chí có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như Tomato Timer hoặc rất nhiều ứng dụng khác để thực hiện chiến thuật này dễ dàng hơn.

Hãy thử và cho chúng tôi biết trong phần bình luận xem nó hiệu quả với bạn như thế nào nhé!

Hãy thử Hiệu ứng Zeigarnik 

Có một lý thuyết tâm lý cho rằng một hoạt động bị gián đoạn có thể dễ nhớ lại và quay lại hơn. Điều này được gọi là Hiệu ứng Zeigarnik. Quan điểm này cho rằng bạn có khả năng nhớ một nhiệm vụ còn dang dở cao hơn một nhiệm vụ đã hoàn thành.

Nhà tâm lý học người Litva Bluma Zeigarnik đã phát hiện ra hiệu ứng này khi quan sát hành vi của nhân viên phục vụ trong một quán cà phê. Theo nghiên cứu, nhân viên phục vụ dường như có khả năng nhớ chi tiết về các hóa đơn đang mở cao hơn so với những khách hàng đã thanh toán.

Hiệu ứng Zeigarnik có thể được áp dụng như thế nào để tăng năng suất cho doanh nhân? Nếu bạn đang chật vật hoàn thành một nhiệm vụ được giao, hoặc thấy mình đang trì hoãn việc giải quyết một vấn đề cụ thể, hãy nghỉ ngơi. Rời khỏi đó trong năm phút, rồi quay lại xử lý.

Bạn có thể thấy mình sảng khoái hơn và có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn, vì giờ đây bạn đã để vé mở và có cơ hội suy nghĩ về nó một cách vô thức và không bị áp lực.

Tìm “Cơ bụng sáu múi” của bạn 

Không, chúng ta không nói đến việc thư giãn với một ly nước mát để giải tỏa căng thẳng. "Six-Pack" là một thuật ngữ hàng không dùng để chỉ bảng điều khiển thiết bị bay chính trong buồng lái máy bay. Mặc dù có hàng triệu thứ cần xử lý cùng lúc trong khi bay, nhưng thường có sáu thiết bị cung cấp dữ liệu quan trọng nhất (tốc độ không khí, độ cao, v.v.). Phi công có thể tập trung vào sáu đồng hồ đo này để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Ari Meisel cũng là một phi công được đào tạo bài bản. Ông khuyên bạn nên nghĩ về doanh nghiệp của mình như một chiếc máy bay khi nói đến việc duy trì sự tập trung.

“Là một nhà sáng lập, điều bạn cần làm là cố gắng tìm ra phiên bản Six-Pack của riêng mình. Đó là điều mà, bất kể điều gì xảy ra, bạn sẽ tập trung vào việc thúc đẩy doanh nghiệp của mình tiến lên, dù chỉ một phần trăm.”

Six-Pack (Mức độ tập trung) trong doanh nghiệp của bạn là gì? Đó chính là điều bạn nên dành năng lượng vào. Đối với bất kỳ điều gì khác không đóng góp vào mục tiêu hoặc KPI đó, hãy loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng.

Đặt điện thoại của bạn ở phòng khác 

Bạn có thể tự thuyết phục mình rằng mình không nghiện điện thoại thông minh, nhưng thành thật mà nói - doanh nhân nào cũng vậy. Công cụ nhỏ bé này có tiềm năng trở thành một trong những công cụ mạnh mẽ nhất từng tồn tại để điều hành một doanh nghiệp trực tuyến. Từ khóa: tiềm năng.

Trên thực tế, nghiện điện thoại thông minh là một điều phiền toái và gây hại cho năng suất.

Ngay cả việc chỉ kiểm tra điện thoại trong hai giây và xử lý thông báo mới cũng cần tới 23 phút để bạn lấy lại sự tập trung.

Một cách chắc chắn để loại bỏ sự mất tập trung liên tục này là để điện thoại thông minh ở phòng khác.

Hãy thử áp dụng phương pháp này trong vài giờ khi bạn bắt đầu làm việc vào ngày mai. Đến giờ ăn trưa, bạn sẽ ngạc nhiên với sự tập trung và thành quả mà mình đạt được.

Nắm vững giao tiếp không đồng bộ 

Giao tiếp bất đồng bộ (hay gọi tắt là "Async") là một hành vi năng suất bị đánh giá thấp nhưng có thể thay đổi căn bản cách bạn điều hành doanh nghiệp. Nó có nghĩa là giao tiếp với nhóm của bạn KHÔNG phải theo thời gian thực, mà bằng cách "truyền bóng qua lại".

Blog Doist tóm tắt một cách hay nhất : “Nói một cách đơn giản, giao tiếp không đồng bộ là khi bạn gửi tin nhắn mà không mong đợi nhận được phản hồi ngay lập tức”.

• Ví dụ 1 về Async: Bạn gửi email cho ai đó. Họ sẽ trả lời vào ngày hôm sau khi họ có thể xử lý công việc đó tốt nhất.
  Ví dụ 2 về Async: Bạn gửi video tóm tắt trên Loom cho một thành viên trong nhóm ở múi giờ khác, trong giờ họ ngủ. Khi họ thức dậy và bắt đầu làm việc, họ xem Loom và bắt đầu làm việc trên dự án – bình luận bất kỳ câu hỏi nào. Sau đó, bạn có thể tiếp tục trả lời câu hỏi của họ một cách không đồng bộ sớm nhất có thể.

Tất nhiên, vẫn có một số giao tiếp cần phải đồng bộ (hay còn gọi là "Đồng bộ") – khi người bạn đang nói chuyện phản hồi ngay lập tức theo thời gian thực.

Nhiều người vẫn tin rằng sự hợp tác sáng tạo và giải quyết vấn đề vẫn hiệu quả nhất khi được thực hiện "trong cùng một phòng". Tuy nhiên, hiện nay, khi ở nhiều nơi trên thế giới, chúng ta thực sự không thể ở cùng một phòng do lệnh cách ly và giãn cách xã hội, nhiều doanh nhân đang phải xem xét lại các chiến lược giao tiếp của mình.

• Ví dụ đồng bộ 1: Cuộc họp trực tiếp trong cùng một phòng (hoặc công cụ hội nghị truyền hình).
• Ví dụ đồng bộ 2: Cuộc trò chuyện qua lại theo thời gian thực trong trò chuyện Slack.

Điều quan trọng là phải cân nhắc xem những cuộc họp nào trong ngày làm việc của bạn có khả năng trở nên không đồng bộ và hủy những cuộc họp đó khỏi lịch của bạn. Và chỉ lên lịch giao tiếp đồng bộ khi thực sự cần thiết.

Mỗi khi một cuộc họp trên Google Calendar bị hủy và thay thế bằng một tin nhắn không đồng bộ hoặc video Loom dài 5 phút, một thiên thần sẽ được ban tặng đôi cánh.

Tránh mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định 

Trên thực tế, việc tránh đưa ra quyết định nói chung sẽ giúp bạn lấy lại được rất nhiều sức mạnh trí tuệ.

Jack Dorsey, đồng sáng lập Twitter và Square, có ác cảm đặc biệt với việc phải đưa ra quyết định  và thường trao quyền cho nhóm của mình đưa ra những quyết định quan trọng mà không cần ông tham gia. "Một cựu nhân viên của Square cho biết Dorsey 'nghĩ rằng cuộc họp hoàn hảo là cuộc họp mà ông ấy không cần phải nói gì cả.'"

Là một doanh nhân, có lẽ bạn thấy mình phải đưa ra quyết định suốt cả ngày. Và đến khi đối mặt với một thách thức thực sự quan trọng, bạn đã dành toàn bộ năng lượng ra quyết định vào những việc nhỏ nhặt và những quyết định tầm thường.

Mệt mỏi khi phải quyết định là có thật . Bạn có thể cảm thấy như thể năng lượng trong não đã cạn kiệt vào cuối ngày, và não bộ cũng căng thẳng ngay cả khi chỉ nghĩ đến việc phải làm thêm một việc nữa.

Hãy thử đưa ra ít quyết định hơn và giao trách nhiệm cho nhóm của bạn (đặc biệt là những người đang được đào tạo cho các vị trí lãnh đạo) để họ đưa ra nhiều quyết định hơn.

Bạn có thể hỏi: "Nhưng làm sao tôi có thể tin tưởng mọi người sẽ đưa ra quyết định đúng đắn mà không cần tôi?"

Sau đây là nguyên tắc chỉ đạo bạn có thể sử dụng để ưu tiên những quyết định mà bạn có thể từ bỏ, so với (số lượng ít hơn) những quyết định mà bạn có thể giữ quyền sở hữu.

Phân loại các quyết định thành có thể đảo ngược hoặc không thể đảo ngược

Nếu bạn nhất thiết phải tự mình đưa ra quyết định, hãy dành chút thời gian suy nghĩ về tầm quan trọng của việc dành năng lượng tinh thần cho quyết định này. Rất có thể phần lớn các quyết định trong một ngày có thể được đưa ra nhanh chóng chỉ trong vài giây mà không gặp bất kỳ rủi ro nào. Nói cách khác, có lẽ bạn đã dành quá nhiều thời gian để lo lắng về nó.

Farnam Street giải thích nguyên tắc về Quyết định có thể đảo ngược và không thể đảo ngược, minh họa sơ đồ về cách bạn nên suy nghĩ về từng quyết định.

Nếu một quyết định có thể đảo ngược — ví dụ, một bài đăng trên mạng xã hội mà bạn có thể xóa nhanh chóng và dễ dàng, hoặc một bản nháp bài viết blog mà bạn luôn có thể chỉnh sửa — thì bạn nên dành ít thời gian để cân nhắc. Chỉ cần "hành động nhanh và phá vỡ mọi thứ", bạn sẽ tránh được sự căng thẳng tinh thần khi lo lắng về một điều có thể dễ dàng bị đảo ngược.

Nếu một quyết định là không thể đảo ngược — ví dụ, gửi email cho 2 triệu người đăng ký — bạn có thể muốn dành một phần năng lượng để đảm bảo quyết định đó là đúng. Hơn nữa, nếu một quyết định là không thể đảo ngược VÀ có hậu quả — chẳng hạn như ký một hợp đồng lớn hoặc hợp đồng thuê văn phòng năm năm — bạn chắc chắn nên dành thời gian cho việc đó.

Jeff Bezos đã đào sâu vào cách tiếp cận ra quyết định này trong một trong những lá thư gửi cổ đông của mình:

“Một số quyết định mang tính hệ quả và không thể đảo ngược hoặc gần như không thể đảo ngược – những cánh cửa một chiều – và những quyết định này phải được đưa ra một cách có phương pháp, cẩn thận, chậm rãi, với sự cân nhắc và tham vấn kỹ lưỡng. Nếu bạn bước qua và không thích những gì bạn thấy ở phía bên kia, bạn sẽ không thể quay lại nơi bạn đã ở trước đó. Chúng ta có thể gọi đây là những quyết định Loại 1. Nhưng hầu hết các quyết định không như vậy – chúng có thể thay đổi, có thể đảo ngược – chúng là những cánh cửa hai chiều.” 

Theo Bezos, loại quyết định thứ hai này “có thể và nên được đưa ra nhanh chóng”.

Hãy thử suy nghĩ về các quyết định của bạn theo cách này và xem bạn có thể đảo ngược quyết định nhanh đến mức nào.

Sở hữu lịch của bạn 

Chris Dixon, đối tác và nhà đầu tư tại a16z, đã từng nói: “Hộp thư đến email của bạn là danh sách việc cần làm do người khác tạo ra”. Quá nhiều người xử lý tài khoản G-Suite của mình theo cách thụ động, không chủ động.

Đã đến lúc nắm quyền kiểm soát. Hãy nói "Không" với lời mời lịch tiếp theo. Hãy hoãn lại những email không quan trọng cho đến một ngày sau mà bạn có thể xử lý chúng tốt nhất. Áp dụng "3 chữ D" để xóa sạch hộp thư đến và giữ cho Lịch Google của bạn không có bất kỳ cuộc họp không cần thiết nào mà bạn không cần phải tham gia.

Mẹo này rất đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng. Hãy làm chủ lịch trình và thời gian của mình. Nó thuộc về bạn, chứ không phải ai khác.

Đừng ăn con ếch 

Một số lời khuyên về năng suất cho rằng bạn nên giải quyết nhiệm vụ khó khăn và đáng sợ nhất ngay từ sáng sớm để mọi việc khác trở nên dễ dàng hơn – một thành ngữ được gọi là “ăn ếch”. Thực tế, điều này không được khuyến khích để đạt năng suất tối ưu.

Ăn ếch có nguy cơ cao làm bạn mất năng lượng vào đầu ngày, khiến bạn dễ thất bại vào buổi chiều.

Thay vì làm nhiệm vụ khó khăn nhất trước, bạn nên làm việc mà bạn đang trì hoãn nhiều nhất. Có nhiệm vụ nào bạn đang trì hoãn và làm chậm tiến độ của nhóm không? Hãy làm việc đó trước và gạt nó ra khỏi đầu.

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ đó, bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát thời gian và thứ tự ưu tiên của mình.

Quên đi những thói quen buổi sáng phức tạp và những bữa sáng lành mạnh thịnh soạn

Bạn không cần phải ăn một bữa sáng thịnh soạn hay làm một ly sinh tố phức tạp mà bạn thấy trên Instagram mỗi sáng.

Một quan niệm sai lầm khác về năng suất là bạn cần dậy sớm và có một thói quen buổi sáng vững chắc để tạo động lực cho bản thân . Mặc dù thói quen buổi sáng giúp bạn chuẩn bị cho một ngày thành công, nhưng vì bạn đã hoàn thành một vài việc trong danh sách việc cần làm (ví dụ: dọn giường, tắm rửa, pha cà phê, hít thở không khí trong lành hoặc tập thể dục), nhưng việc có một thói quen buổi sáng là không nhất thiết.

Nếu việc duy trì thói quen buổi sáng đều đặn giúp bạn tăng năng suất, hãy cứ tiếp tục. Tuy nhiên, một số nhà sáng lập nhận thấy rằng thói quen buổi tối cũng có thể hiệu quả không kém.

Thay vào đó hãy thử một thói quen ban đêm

Thói quen buổi tối bao gồm việc chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo để bạn có thể bắt tay ngay vào quy trình làm việc hiệu quả vào sáng hôm sau. Điều này có thể bao gồm việc dọn dẹp hộp thư đến và Slack, đặt ra ba ưu tiên hàng đầu cho ngày mai, thiền định trong 30 phút, và thậm chí đặt lời nhắc đi ngủ trong lịch để tắt thiết bị và thư giãn.

Thay vì đăng nhập vào buổi sáng và dành giờ đầu tiên trong ngày để suy nghĩ về những ưu tiên của mình, bạn sẽ lập sẵn chúng và có thể dành giờ đó để thực sự hoàn thành mọi việc.

Hơn nữa, đi ngủ đúng giờ sẽ cải thiện chất lượng giấc ngủ để bạn có thể thức dậy với cảm giác sảng khoái và sẵn sàng cho một ngày mới.

Tìm thời gian cao điểm của bạn

Bạn là người dậy sớm hay cú đêm ? Bạn có bao giờ cảm thấy tội lỗi vì không thể "làm việc" trong giờ hành chính điển hình từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều không? Bạn không phải là người duy nhất.

Mỗi người đều có một "thời gian đỉnh cao" hay " thời gian trôi chảy " khác nhau, tức là khoảng thời gian 60-90 phút trong ngày khi bạn ở trạng thái tốt nhất. Não bộ của bạn hoạt động hết công suất, bạn tập trung cao độ mà không cần nỗ lực, và bạn đơn giản là không thể bị làm phiền.

Với một số người, thời gian cao điểm có thể rơi vào sáng sớm. Với những người khác, có thể là giữa buổi chiều. Một số khác lại thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào lúc 11 giờ tối cho đến tận nửa đêm, hoàn thành được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian một tiếng đồng hồ đó so với cả ngày hôm trước.

Bạn có thể tìm hiểu thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình bằng cách thực hiện Bài kiểm tra CNS Tap (Hệ thần kinh trung ương). Để tìm hiểu thêm về cách thực hiện, hãy xem khóa học Productivity Machine.

Trong lúc đó, hãy suy nghĩ một chút về thời điểm trong ngày mà bạn thường "có tâm trạng tốt" và cố gắng không lên lịch bất kỳ công việc hay cuộc họp nhỏ nào vào những thời điểm đó.

Đừng ăn mặc để thành công 

Câu tục ngữ cổ có câu "ăn mặc để thành công". Ngày nay, trong thế giới làm việc từ xa hậu COVID, điều quan trọng hơn là ăn mặc sao cho thoải mái.

Điều này đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống công việc, đặc biệt là khi phần lớn mọi người đang làm việc tại nhà. Đồ ngủ, áo hoodie, quần short, dép xỏ ngón — bất cứ thứ gì giúp bạn tập trung và đạt hiệu quả công việc tốt nhất. (Tất nhiên, nếu bạn có một cuộc gọi video quan trọng với khách hàng hoặc đối tác tiềm năng, bạn có thể muốn mặc một bộ đồ lịch sự từ vai trở lên).

Giữ tủ quần áo đơn giản cũng giúp tránh mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định , một khái niệm đã đề cập trước đó.

Ví dụ, cựu Tổng thống Hoa Kỳ Barack Obama thừa nhận chỉ mặc hai loại vest : xám hoặc xanh. Ông giải thích tiếp: "Việc đưa ra quyết định đơn giản làm giảm khả năng đưa ra quyết định tiếp theo của một người... Bạn cần tập trung năng lượng vào việc ra quyết định."

Ngoài việc giải phóng năng lượng, bạn còn tiết kiệm được thời gian. Mỗi phút bạn bớt phải lo lắng về việc mình sẽ mặc gì là thêm một phút bạn có thể làm được việc quan trọng.

Khái niệm này có tác dụng theo nhiều cách, không chỉ đơn thuần là quần áo, để duy trì sự tập trung và giúp bạn lấy lại năng lượng trí óc. Giảm thiểu số lượng quyết định bạn phải đưa ra trong một ngày, và bạn sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Tách biệt không gian làm việc với cuộc sống gia đình 

Đôi khi, việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để phân chia thời gian và sự tập trung là chưa đủ. Đặc biệt khi làm việc tại nhà, bạn có thể cần phải tách biệt bản thân khỏi những yếu tố gây căng thẳng.

Bạn thấy bát đĩa chất đống trong bồn rửa. Quần áo bẩn nằm chễm chệ ở góc phòng. Tin tức hàng ngày cứ ầm ĩ trên TV. Những thứ gây xao nhãng này làm giảm khả năng tập trung của bạn, đến mức giờ đây bạn đã thêm cả đống việc nhà Chủ nhật vào danh sách việc cần làm trong ngày làm việc.

Trong những trường hợp này, tốt nhất là bạn nên thay đổi phòng và tạo một không gian làm việc riêng biệt, tách biệt với phần còn lại của cuộc sống gia đình.

Có rất nhiều mẹo để tạo nên không gian làm việc tại nhà hoàn hảo cho người làm việc tự do và doanh nhân. Tất cả những gì bạn cần làm ngay bây giờ là quyết định thực hiện — tạo ra một không gian làm việc độc đáo, ngăn cách bạn với đống bát đĩa bẩn, hoặc ít nhất là hướng bạn ra khỏi bếp.

Hoàn thành ba việc trước bữa trưa

Mẹo tăng năng suất này đến từ Michael Karnjanaprakorn, đồng sáng lập nền tảng học tập trực tuyến Skillshare và gần đây là nhà sáng lập Otis, một công cụ đầu tư dựa trên blockchain cho các tài sản thay thế. Tại Skillshare, một trong những phương châm hàng ngày dưới sự lãnh đạo của Karnjanaprakorn là "hoàn thành ba việc trước bữa trưa". Chúng không cần phải là những việc lớn lao - chỉ cần một việc nằm trong danh sách việc cần làm để thúc đẩy tiến độ.

Bạn dễ dàng thấy mình mải mê đọc báo hoặc loay hoay trong hộp thư đến suốt nửa đầu ngày, rồi đến giờ ăn trưa, bạn có thể cảm thấy chưa hoàn thành được việc gì. Sau đó, áp lực đè nặng, và bạn cảm thấy chậm trễ suốt buổi chiều. Phương pháp "ba việc trước bữa trưa" sẽ loại bỏ những cảm giác đó, bởi vì bạn đã hoàn thành một số việc, rồi tự thưởng cho mình một bữa ăn và một khoảng thời gian nghỉ ngơi.

Khi nghi ngờ, hãy làm điều gì đó 

Bạn vẫn chưa tin rằng những kỹ thuật tăng năng suất này phù hợp với mình? Bạn vẫn cảm thấy kém hiệu quả? Khi còn phân vân, hãy bắt tay vào làm ngay. Hành động luôn tốt hơn sự hoàn hảo.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng não bộ được kích thích dopamine khi hoàn thành một nhiệm vụ. Đây chính là lý do bạn nên chia nhỏ công việc bằng hệ thống kanban , để bạn có thể đạt được những thành tựu nho nhỏ mỗi khi di chuyển thẻ Trello lên trước hoặc đánh dấu một nhiệm vụ Asana là "hoàn thành".

Một giờ làm một việc gì đó có giá trị hơn 10 giờ suy nghĩ về nó.

Tối ưu hóa, tự động hóa, thuê ngoài 

Một số nhà sáng lập cho rằng việc áp dụng các mẹo và chiến thuật không phải là giải pháp cho năng suất – và thực ra bạn cần một hệ thống từng bước để giành lại thời gian và sự tập trung. Ari Meisel là một trong những doanh nhân như vậy, và phương pháp OAO (Tối ưu hóa, Tự động hóa, Thuê ngoài) của ông đã chứng minh được hiệu quả thay đổi cuộc sống.

- Tóm tắt về Khung OAO: 

+ Tối ưu hóa – Kiểm tra tất cả các hệ thống và quy trình của bạn và tối ưu hóa chúng đến mức bất kỳ ai trong nhóm của bạn cũng có thể thực hiện để bạn không phải làm nữa.

+ Tự động hóa – Sau đó, hãy tự động hóa mọi thứ có thể, khi các hệ thống và quy trình đã được thiết lập. Có vô số công cụ không cần mã hóa có sẵn để thực hiện việc này, chẳng hạn như Zapier .

+ Thuê ngoài – Cuối cùng, sau khi bạn đã tối ưu hóa và tự động hóa, giờ đây bạn có thể thuê ngoài bất cứ việc gì còn lại. Việc này bao gồm việc thuê trợ lý ảo hoặc phân công cho một thành viên trong nhóm, và hệ thống của Ari sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này một cách hiệu quả.