11 Quy trình Kinh doanh Thương mại điện tử Bạn có thể Tự động hóa Ngay tại Nhà

Nếu bạn đang phải xoay xở điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử tại nhà trong khi vẫn phải chăm sóc (và mua đồ ăn nhẹ cho con, dọn dẹp sau đó, và mua thêm đồ ăn nhẹ cho con) thì hãy biết rằng có những bước bạn có thể thực hiện để giảm bớt sự lo lắng.  Cụ thể, bạn có thể tự động hóa hầu hết mọi tác vụ kinh doanh.

Cứ để robot làm một số việc bẩn thỉu đi. Chúng không cần nước rửa tay đâu.

Nhờ các công cụ dễ sử dụng kết nối các ứng dụng phần mềm, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức vì các ứng dụng sẽ đảm nhiệm những công việc văn phòng nặng nhọc. Đây chính là sự giải tỏa mà tất cả chúng ta đều có thể tận dụng khi tập trung vào công việc và để doanh nghiệp tự vận hành. Và khi vượt qua giai đoạn khó khăn này, chúng ta sẽ tinh gọn quy trình làm việc hơn và công ty sẽ vững mạnh hơn.

Sau đây là hướng dẫn nhanh về một số quy trình kinh doanh thiết yếu mà bạn có thể dễ dàng tự động hóa cho cửa hàng thương mại điện tử của mình.

Những loại nhiệm vụ nào cần tự động hóa

Bạn có thực sự có thể tự động hóa bất kỳ quy trình kinh doanh nào không? Vâng, có thể. Có một số yếu tố cần xem xét trước.

Sau đây là những điều kiện tốt nhất cho tự động hóa:

• Không cần phải có sự tiếp xúc cá nhân nhất quán
• Bạn có thể dựa vào một dịch vụ hoặc công cụ để xử lý những gì nó đang giải quyết
• Không có mức độ biến thiên rộng dựa trên các yếu tố thay đổi thường xuyên có thể ảnh hưởng đến quá trình tự động hóa

Khi ngày càng có nhiều cải tiến xuất hiện nhờ trí tuệ nhân tạo và máy học, bạn có thể khám phá ra một số ứng dụng thực sự khéo léo cho tự động hóa mà thông thường cần đến sự can thiệp của con người.

Tuy nhiên, hiện tại, hãy tiếp tục tự động hóa các nhiệm vụ cơ bản, có thể lặp lại và thuê ngoài, không đòi hỏi nhiều tương tác trực tiếp.

Một vài lời về phần mềm tự động hóa cho thương mại điện tử

Có rất nhiều ứng dụng tự động hóa và mọi người đều có một công cụ yêu thích.

Nếu bạn đang vận hành một cửa hàng thương mại điện tử, rất có thể nó được hỗ trợ bởi một nền tảng sẵn có như Shopify , Woo-Commerce hoặc Marketo. Các môi trường thương mại điện tử này có các chợ ứng dụng được thiết kế để nâng cao cửa hàng của bạn và giúp việc kinh doanh dễ dàng hơn thông qua tự động hóa. Nhiều ứng dụng có chức năng tương tự nhau nhưng có thể khác nhau về chất lượng hoặc trải nghiệm người dùng.

Ngoài ra, bạn có thể đang sử dụng phần mềm bên ngoài nền tảng thương mại điện tử của mình, chẳng hạn như Google Trang tính hoặc Excel để tạo bảng tính hoặc Quickbooks để ghi sổ kế toán. Các công cụ kết nối của bên thứ ba như Zapier, OneSaaS và IFTTT có thể kết nối các loại phần mềm khác nhau để thực hiện chuỗi hành động cho bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào các quy trình kinh doanh có thể được tự động hóa bằng ứng dụng nền tảng thương mại điện tử hoặc được liên kết bằng các công cụ của bên thứ ba. Chúng tôi cũng sẽ đề xuất một số sản phẩm tự động hóa độc lập có khả năng xử lý các quy trình kinh doanh phức tạp một cách hiệu quả.

Lưu ý nhanh: Không có công ty nào được đề cập trong bài viết này tài trợ cho bài viết này và chúng tôi cũng không nhận được thu nhập liên kết từ việc giới thiệu đến trang web của họ.

Chúng ta hãy bắt đầu từ văn phòng trước.

Tự động hóa quản lý văn phòng

Kế toán

Trừ khi bạn là CPA, thì việc ghi chép sổ sách kế toán rất có thể nằm cuối danh sách những việc bạn thích làm. Nhưng việc theo dõi thu nhập và chi phí kinh doanh lại đứng đầu danh sách những việc có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.

Sau đây là những nhiệm vụ mà một nhân viên kế toán thường phải thực hiện:

• Phân loại giao dịch
• Đối chiếu tài khoản ngân hàng của bạn
• Chuẩn bị các tài liệu quan trọng (như mẫu W-9 hoặc báo cáo lãi lỗ)

Bạn biết đấy, một tràng cười sảng khoái (ngáp dài). Kiểu cười đến nỗi bạn phải thức trắng đêm để làm việc trong khi mắt cứ mờ đi vì nhìn chằm chằm vào bảng tính.

May mắn thay, thế giới công nghệ đã đưa ra một số giải pháp tự động hóa kế toán và sổ sách, và chúng có thể dễ dàng kết nối với tài khoản ngân hàng và cửa hàng trực tuyến của bạn để theo dõi số tiền thu vào và chi ra.

- Những gì bạn cần

• Tài khoản nền tảng thương mại điện tử (ví dụ: Shopify , BigCommerce)

• Một công cụ kế toán trực tuyến
  • Đề xuất: Bench . Bench tự quảng cáo là “dịch vụ kế toán trực tuyến do con người thực hiện”. Bạn sẽ nhận được lợi ích từ một nhân viên kế toán chuyên nghiệp với mức giá phải chăng và phần mềm báo cáo tài chính mạnh mẽ, không cần phải học nhiều.

- Nó hoạt động như thế nào

• Bench đồng bộ trực tiếp với tài khoản ngân hàng và tài khoản thương mại của bạn để đưa các giao dịch kinh doanh của bạn vào nền tảng.
• Từ đó, nhóm kế toán sẽ hoàn thiện sổ sách hàng tháng và lập báo cáo tài chính cho bạn.

Kế toán và lập hóa đơn

Nếu doanh nghiệp thương mại điện tử trực tuyến của bạn hoạt động dựa trên hóa đơn, việc theo dõi xem ai nợ bạn tiền và số tiền dự kiến ​​phải trả có thể rất khó khăn. Tuy nhiên, kế toán là công cụ thiết yếu để duy trì nguồn doanh thu ổn định và ghi chép chính xác các giao dịch kinh doanh của bạn.

Nếu bạn có cửa hàng Shopify , nền tảng này sẽ có ứng dụng lập hóa đơn riêng, nhưng bạn vẫn phải theo dõi các khoản thanh toán chưa thanh toán và tải thủ công báo cáo giao dịch lên phần mềm kế toán.

Thay vào đó, đây là cách tự động hóa việc kế toán và lập hóa đơn của bạn:

- Những gì bạn cần

• Tài khoản nền tảng thương mại điện tử

• Phần mềm kế toán
  • Đề xuất: FreshBooks . Freshbooks là công cụ lập hóa đơn và kế toán cực kỳ thân thiện với người dùng dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ.

• Ứng dụng kết nối của bên thứ ba
  • Đề xuất: OneSaas . One SaaS là ​​ứng dụng kết nối của bên thứ ba giúp bạn tự động chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng kế toán, thương mại điện tử, hoàn thiện đơn hàng, CRM, lập hóa đơn và tiếp thị qua email phổ biến.

- Nó hoạt động như thế nào

• Khi một sản phẩm được tạo hoặc cập nhật trong Shopify , OneSaaS sẽ tự động tạo sản phẩm đó trong FreshBooks .

• Khi có đơn hàng được đặt trên Shopify , OneSaaS sẽ tự động tạo hóa đơn trong FreshBooks (khách hàng tương ứng sẽ được tạo và thanh toán sẽ được ghi lại).

Bảng lương/Lập lịch

Việc chăm sóc đội ngũ của bạn trong thời kỳ kinh tế khó khăn có thể gây áp lực lớn cho một doanh nhân. Hãy đảm bảo họ được trả lương đúng hạn và bạn có thể theo dõi thời gian làm việc của họ bằng công cụ tự động tính lương.

- Những gì bạn cần

• Tài khoản Gusto  (hoặc phần mềm tính lương khác)

• Tài khoản Freshbooks  (hoặc phần mềm kế toán khác)

- Nó hoạt động như thế nào

• Thiết lập và chạy bảng lương trực tuyến chỉ trong vài phút, từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối web. Mọi báo cáo và thuế lương của chính phủ đều được xử lý tự động và không cần giấy tờ.

• Tiến thêm một bước nữa bằng cách đồng bộ hóa phần mềm tính lương với phần mềm kế toán  để không cần phải ghi chép thủ công các mục tính lương.

Tự động thực hiện đơn hàng

Điều này có thể thay đổi cuộc đời bạn nếu bạn mới bước chân vào thế giới thương mại điện tử. Nếu bạn đang bán một sản phẩm được vận chuyển thông qua dropshipper hoặc bên thứ ba, bạn có thể tự động gửi đơn hàng đến nhà sản xuất hoặc đối tác vận chuyển. Chỉ cần một nút bấm trên nền tảng thương mại điện tử của bạn.

- Những gì bạn cần

• Nền tảng thương mại điện tử (chúng tôi sử dụng Shopify trong ví dụ này)

- Nó hoạt động như thế nào

• Từ trang quản trị Shopify của bạn , hãy vào Cài đặt > Thanh toán .

• Tìm phần Xử lý đơn hàng

• Trong mục “Sau khi đơn hàng đã được thanh toán”, hãy chọn “Tự động thực hiện các mục hàng của đơn hàng”.

•  Bạn cũng có thể chọn "Thông báo cho khách hàng về lô hàng của họ qua email" nếu bạn muốn nhận email khi đơn hàng được tự động hoàn thành

• Nhấp vào Lưu.

Đấy, bạn thấy đấy. Bán đồ trong lúc bạn ngủ.

Đặt mua văn phòng phẩm

Không bao giờ hết mực in hay giấy lọc cà phê nữa! Bạn có thể dễ dàng đặt hàng văn phòng phẩm (tại nhà) một cách tự động. Cách thực hiện như sau:

• Tài khoản HP Instant Ink  : Với HP Instant Ink, máy in của bạn sẽ thông báo cho HP khi máy sắp hết mực và họ sẽ tự động gửi hộp mực thay thế.

• Đăng ký Amazon & Tiết kiệm : Chọn từ hàng trăm vật dụng văn phòng phẩm được gửi định kỳ hàng tháng và nhận ưu đãi giảm giá hấp dẫn. Bạn là người bán đồ thủ công mỹ nghệ? Ưu đãi này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí mua sắm vật dụng nghệ thuật và thủ công thiết yếu. Nếu bạn có tài khoản Amazon Prime, bạn sẽ được miễn phí vận chuyển.

Tự động hóa tiếp thị

Thêm khách hàng mới vào danh sách CRM/Email của bạn

Nếu dữ liệu bán hàng của bạn không được kết nối với hệ thống CRM và tiếp thị qua email, sẽ có một khoảng cách rất lớn về doanh thu tiềm năng mà bạn có thể dễ dàng thu hồi bằng cách thêm khách hàng mới vào danh sách email của mình.

CRM của bạn không chỉ lưu trữ thông tin liên hệ của khách hàng mà còn theo dõi mọi tương tác và giao dịch với thương hiệu của bạn. Hiện tại, có thể bạn đang phải tự tay tạo hồ sơ liên hệ, khiến công việc hàng ngày của bạn thêm phần nặng nhọc mà không có lý do chính đáng.

Sau khi dữ liệu khách hàng được gửi đến nền tảng tiếp thị qua email của bạn, nó sẽ phân loại khách hàng mới thành các nhóm đối tượng dựa trên dữ liệu từ CRM (giao dịch mua hàng trước đó, tương tác, v.v.). Điều này sẽ giúp bạn thu hút khách hàng quay lại thông qua nhiều chiến dịch được cá nhân hóa, bao gồm bán thêm, thông báo sản phẩm mới và giảm giá theo mùa.

- Những gì bạn cần

• Nền tảng thương mại điện tử

• CRM: Có quá nhiều sản phẩm CRM không thể liệt kê ở đây, nhưng bạn sẽ cần một sản phẩm tương thích với nền tảng thương mại điện tử hoặc ứng dụng kết nối của bên thứ ba.

• Ứng dụng kết nối của bên thứ ba
  • Đề xuất: Zapier . Zapier được kết nối với hơn 30 CRM và hàng chục nền tảng tiếp thị, do đó, bạn có thể chuyển thông tin khách hàng từ cửa hàng trực tuyến của mình sang công cụ quản lý liên hệ và tiếp thị mà bạn lựa chọn.

- Nó hoạt động như thế nào

• Bất cứ khi nào có người mới mua sản phẩm của bạn, Zapier có thể cập nhật danh sách bằng cách thêm khách hàng mới vào danh sách.

• Sau đó, hãy gửi email thường xuyên để chia sẻ các sản phẩm và chương trình khuyến mãi mới, và bạn sẽ có một nhóm người sẵn sàng mua và chia sẻ bất cứ khi nào bạn có sản phẩm mới.

Bạn cũng có thể kiểm tra xem CRM hoặc công cụ tự động hóa tiếp thị của bạn đã được tích hợp với nền tảng thương mại điện tử hay chưa. Ví dụ: đây là cách kết nối cửa hàng Shopify với tài khoản ActiveCampaign .

Chỉnh sửa ảnh sản phẩm

Ảnh sản phẩm xấu chính là kẻ thù của tỷ lệ chuyển đổi . Chúng khiến khách hàng tiềm năng bỏ chạy, làm giảm giá trị thương hiệu và phá hỏng mọi nỗ lực tạo doanh thu của bạn. Ngay cả khi bạn thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp và có studio đủ ánh sáng để chụp ảnh sản phẩm, tệp ảnh của bạn thường phải được điều chỉnh kích thước cho phù hợp với thông số kỹ thuật của cửa hàng thương mại điện tử.

May mắn thay, các dịch vụ chỉnh sửa ảnh trực tuyến chỉ cách bạn một cú nhấp chuột. Và nếu bạn liên tục tải lên cửa hàng của mình một loạt sản phẩm mới, ảnh của bạn có thể được tự động tối ưu hóa cho nền tảng của mình.

- Những gì bạn cần

• Tài khoản nền tảng thương mại điện tử

• Ứng dụng thay đổi kích thước ảnh tương thích với nền tảng
  • Đề xuất: Pixc Photo Resize . Ứng dụng này sẽ phân tích tất cả ảnh của bạn, cho bạn biết ảnh nào cần thay đổi kích thước và tự động thay thế tất cả.

• Dịch vụ chỉnh sửa ảnh
  • Đề xuất: Ảnh bán lẻ của Pixc . Pixc sẽ chụp ảnh sản phẩm của bạn và chỉnh sửa hoàn hảo trong vòng 24 giờ.

- Nó hoạt động như thế nào

• Để bắt đầu, hãy cài đặt ứng dụng chỉnh sửa ảnh Pixc Shopify vào cửa hàng thương mại điện tử của bạn.

• Sau khi có ảnh sản phẩm, bạn chỉ cần chọn và tải ảnh đã chọn lên Dropbox hoặc máy tính của bạn.

• Chọn dịch vụ chỉnh sửa bạn cần (ví dụ: xóa nền), gửi ảnh và trong vòng 24 giờ hoặc ít hơn, họ sẽ gửi lại ảnh cho bạn, sẵn sàng để bạn sử dụng trong cửa hàng của mình để tăng doanh số!

Hủy bỏ giỏ hàng – Tự động hóa đa kênh

Theo Shopify , những khách hàng thương mại điện tử nhận được nhiều email nhắc nhở về giỏ hàng bị bỏ rơi có khả năng hoàn tất giao dịch mua hàng cao hơn 2,4 lần  so với những người chỉ nhận được một email nhắc nhở. Và những khách hàng nhận được nhiều email nhắc nhở về giỏ hàng bị bỏ rơi có tỷ lệ giao dịch nhiều lần cao hơn 44% so với những người không nhận được email nhắc nhở.

Nhưng tại sao lại chỉ dùng email?

Khách hàng tiềm năng thường mất hứng mua hàng trong vòng một giờ, vì vậy bạn nên chủ động liên lạc ngay sau khi khách hàng bỏ giỏ hàng. Tin nhắn SMS thường được mở trong vòng 90 giây , so với 90 phút với email, nên việc nhắn tin cho khách hàng là một bước đi thông minh.

- Những gì bạn cần

• Tài khoản nền tảng thương mại điện tử (Lưu ý: mặc dù các nền tảng thương mại điện tử thường cung cấp email thông báo hủy giỏ hàng tích hợp mà bạn cần bật và cấu hình, nhưng khả năng gửi email của chúng không thực sự mạnh mẽ và không thực hiện tiếp thị đa kênh. Tuy nhiên, ngay cả một email thông báo hủy giỏ hàng đơn giản cũng tốt hơn là không có gì)

• Privy  là một bộ tiếp thị được thiết kế dành riêng cho các cửa hàng thương mại điện tử. Ngoài tính năng tự động hóa email và nhắn tin văn bản, nó còn hỗ trợ các cửa sổ bật lên thu thập thông tin khách hàng tiềm năng với mã giảm giá và ưu đãi phiếu giảm giá.

Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội cho nhiều tài khoản

Đôi khi, tiếp thị trên mạng xã hội chỉ là lướt từ ứng dụng này sang ứng dụng khác để kiểm tra lượt đề cập. Đôi khi, bạn không biết thời điểm nào là tốt nhất để đăng bài nhằm thu hút sự chú ý tối đa cho sản phẩm của mình. Đôi khi, bạn cần tránh xa mạng xã hội vì tất cả những gì bạn thấy chỉ là thuyết âm mưu và những bài đăng nhảm nhí.

Đó chính là lúc các ứng dụng lên lịch mạng xã hội như Buffer  ra tay cứu cánh. Tất cả những gì bạn cần làm là kết nối các hồ sơ khác nhau của mình với một ứng dụng trung tâm, tạo bài đăng và thêm vào hàng đợi. Khi thiết lập tài khoản Buffer, bạn có thể xác định tần suất đăng bài cho từng mạng xã hội và thời điểm đăng bài trong ngày.

- Những gì bạn cần

• Nhiều hơn một tài khoản mạng xã hội

• Ứng dụng lên lịch mạng xã hội
  • Khuyến nghị: Bộ đệm

- Nó hoạt động như thế nào

Đơn giản chỉ có vậy thôi.

Chia sẻ sản phẩm mới trên mạng xã hội

Nhưng khoan đã…vẫn còn hơn thế nữa! Giờ đây, bạn thậm chí không cần phải tạo bài đăng trên mạng xã hội nữa vì Shopify sẽ tự động tạo bài đăng cho bạn mỗi khi bạn thêm sản phẩm mới vào cửa hàng.

- Những gì bạn cần:

• Tài khoản nền tảng thương mại điện tử

• Tài khoản Zapier

• Tài khoản đệm

- Nó hoạt động như thế nào

• Chỉ trong vài phút và không cần một dòng mã nào, Zapier cho phép bạn kết nối Buffer và Shopify .
• Kết nối tài khoản Buffer và Shopify của bạn trong Zapier
• Chọn một kích hoạt:   Shopify – Sản phẩm mới
• Chọn một hành động: Gửi đến bộ đệm
• Bài đăng sản phẩm mới của bạn sẽ được lên lịch trong hàng đợi phương tiện truyền thông xã hội Buffer của bạn

Nói một cách đơn giản: nếu bạn có thể nghĩ ra một nhiệm vụ tiếp thị hoặc kinh doanh, bạn có thể tự động hóa nó. Một khi đã nắm vững những kiến ​​thức cơ bản này, chắc chắn bạn sẽ khám phá ra nhiều cách hiệu quả hơn để tăng cường sức mạnh cho bộ máy tiếp thị của mình bằng các công cụ công nghệ.

Phần thưởng: Tự động hóa hoạt động tiếp cận quan hệ công chúng của bạn

Một chiến dịch PR tốt và miễn phí cho doanh nghiệp của bạn sẽ giúp nâng cao nhận thức và tính chính danh cho sản phẩm và thương hiệu, giúp trang web của bạn có thứ hạng cao hơn trên kết quả tìm kiếm, đồng thời thu hút lưu lượng truy cập và người theo dõi đến trang web và các tài khoản mạng xã hội của bạn. Nhưng việc tiếp cận đúng đối tượng truyền thông và đưa ra một bài quảng cáo thu hút sự chú ý của họ lại vô cùng tốn thời gian.

May mắn thay, một nhà sáng lập đầy sáng kiến ​​tên là Ari Meisel đã tìm ra cách tạo ra một cỗ máy quan hệ công chúng hoàn toàn tự động, có thể phản hồi ngay lập tức các yêu cầu của nhà báo. Hoàn toàn không cần lập trình và chỉ mất vài phút để thiết lập.

Hãy xem Ari đã tự động hóa hoạt động tiếp cận quan hệ công chúng như thế nào và bạn cũng có thể làm như vậy:

Cách để có được sự đưa tin của báo chí khi bạn ngủ: Tự động hóa quy trình quan hệ công chúng của bạn trong 4 bước đơn giản

Vậy là bạn đã có một bộ sưu tập các quy trình kinh doanh tự động có thể giúp bạn phát triển hoạt động kinh doanh trực tuyến của mình, ngay cả khi đang thực hiện giãn cách xã hội.